Jumat, Januari 31, 2014

EO bukan lembaga pembiayaan !


Dulu, saya nggak bisa kalau harus menolak keinginan client, khususnya soal penawaran harga dan termin pembayaran yang mereka ajukan. Kebanyakan, malah hampir semua, saya mengikuti keinginan client. Perlu modal besar untuk itu! Maklum, clientnya EO, meskipun perusahaan besar dan perusahaan ternama, termin pembayaran yang mereka ajukan, kadang Afgan, sadis maksudnya. Gimana nggak sadis, budget event hampir 400 jutaan, kadang lebih, saya kerjakan tanpa adanya DP sepeser pun dari client, dan pembayaran baru akan dilakukan oleh client-nya 3 bulan kemudian. Perlu modal besar untuk terus menerus seperti itu. Konyolnya lagi, tanpa DP dan akan dibayarkan 3 bulan setelah acaranya itu, itu juga kadang - kadang suka meleset dan jangan lupa, bahwa, ada resiko pembayaran kita dipotong atau sama sekali nggak dibayarkan, kalau memang nggak sesuai menurut versinya client. 

Saya takut kehilangan client! Saya juga takut bisa nggak dapat client kalau saya nggak mengikuti termin itu! Tapi setelah dipikir - pikir dengan akal sehat, lama - kelamaan, jadi muak juga saya dengan sistem pembayaran mereka yang nggak tepat waktu itu. Secara logika, EO jadi seperti lembaga pembiayaan, bener nggak? Yang membedakan cuma kita sebagai EO, memberikan jasa kita dulu, untuk mendapatkan pembayarannya! Client kita, sama seperti nasabah lembaga pembiayaan, mereka pinjam uang dulu sama kita untuk menutupi kebutuhan acara mereka, dan peminjaman uang itu, uangnya akan dikembalikan lagi ke kita setelah 3 bulan, plus, kita harus kerja dulu menyiapkan semua kebutuhan acara mereka. Anggap saja profit rata - rata tiap project, 20%, ya sama aja dengan peminjaman uang selama 3 bulan dengan bunga 20% flat. 

Dari asumsi logika sederhana ini, akhirnya, saya memutuskan untuk nggak nerima pekerjaan dari client yang tanpa DP, malah kebalikannya, saya mensyaratkan seluruh biaya untuk event mereka, harus dibayarkan lunas, sebelum event-nya berjalan. Nggak suka atau nggak bisa ngikutin termin itu, ya sudah, silahkan cari EO yang lain aja. Toh masih banyak EO di luar sana, yang mau mengikuti termin pembayaran tersebut. Kita, sebagai Event Organizer, judulnya kan bisnis! Kalau bisnis kita mandek gara - gara pembayaran dari client yang sifatnya nggak pasti, itu terus berjalan dengan banyak client, artinya, bisnis kita berpotensi untuk gulung tikar, kalau nggak didukung dengan modal yang cukup kuat. 

Solusinya gimana? Kalau saya pribadi, saya masih bisa bernegosiasi untuk client yang sudah saya kenal, meskipun tetap, saya mensyaratkan harus ada DP. Lalu bagaimana dengan teman - teman yang baru mulai merintis usaha EO-nya dengan modal yang terbatas? Kalau mengikuti sistem saya, bisa nggak dapat kerjaan tuh! Jawab saya Iya, bisa nggak dapat kerjaan! Saran saya, ada banyak jalan menuju Roma! Ada banyak cara untuk mengakali-nya buat yang rela berkorban dulu untuk kepentingan client dan mendapatkan profit yang 20% tadi, kalau lagi kepepet karena nggak ada modalnya untuk menggarap project tersebut, cari pinjaman dari lembaga perbankan, non perbankan, teman, saudara atau yang lainnya. Kalau nggak, lempar saja pekerjaannya ke EO yang punya modal besar, kerjasama dengan EO yang punya modal besar, profit sharing! Anda tinggal supervisi, team pelaksananya dari EO tersebut ( kalau mereka punya team ), kalau nggak ya dikerjain sendiri dengan modal dari EO tersebut, jadi profit anda, diambil dari prosentase keuntungan setelah dibagi dengan EO yang memberikan modal tersebut. Kekurangannya, bisa jadi nama EO itu yang harus maju ke client, dan bisa jadi lagi, project berikutnya akan diambil oleh EO tadi tanpa sepengetahuan anda :) Ini bisnis! hal kaya gitu, lazim! 

Kalau saya pribadi, kalau client nggak bisa ngikutin termin pembayaran kita, negosiasi, kita lihat dulu bagaimana termin pembayaran mereka. Kalau nggak ada DP dan langsung dibayarkan lunas tapi dalam jangka waktu yang cukup lama, saya tolak! Kalau nggak dapat kerjaan dari mereka? Ya nggak apa - apa, toh rezeki sudah diatur oleh-Nya. As simple as that! Saya percaya, di luar sana, masih ada client yang percaya dan paham benar definisi secara harfiah EO, Event Organizer, E untuk acara dan Organizer sebagai pengatur, fungsi EO ya itu! Atas dasar profesi kita sebagai EO, maka jasa kita sebagai EO harus dibayar dengan nominal yang layak dengan termin pembayaran yang layak pula! Karena EO, bukan Lembaga Pembiayaan!

Kamis, Januari 23, 2014

Panduan Merancang Press Conferences

Sebagai Event Organizer apalagi yang fokus pada target market corporate, maka, kita harus serba bisa untuk menyiapkan berbagai jenis acara sesuai dengan kebutuhan dan tujuan yang diinginkan oleh client. Corporate dengan produk yang dijual massal, pasti banyak melakukan aktivitas promosi dan publikasi. Apalagi, ketika sebuah produk akan diluncurkan, atau program corporate lainnya akan dijalankan, CSR misalnya, maka publikasi menjadi bagian yang penting, agar kegiatan tersebut dapat dipublikasikan ke khalayak. Apa yang perlu kita siapkan ketika kita diminta oleh client untuk merancang sebuah acara press conferences ? 

Daftar Media, tentu saja, inilah yang pertama kali perlu kita siapkan. Dalam merancang media - media mana saja yang akan diundang, tentu saja, kita harus menyesuaikan antara media yang akan diundang dengan produk atau program yang akan diluncurkan. Carilah media yang memiliki bidang pembahasan yang sama dengan produk atau program tersebut, atau carilah media dengan target pembaca yang sesuai dengan target market dari program / produk tadi. 

Ajukan daftar media ini ke client, biarkan dari pihak mereka yang memilih, mana yang menurut mereka perlu dan sesuai untuk diundang dan mana yang tidak. Jika sudah dipilih, maka, kita akan memulai pekerjaan dengan membuat press release singkat dan undangan untuk acara press conferences itu sendiri. Pembuatan materi press conferences, ada baiknya, diserahkan kepada pihak client, khususnya, ke bagian promosi dan publikasi. Atau jika tidak, mintalah brief lengkap mengenai point - point yang ingin disampaikan. 

Lalu? Langkah selanjutnya, menurut versi saya, akan saya sharing pada artikel berikutnya. Semoga bermanfaat dan semoga bisa kembali lagi menuliskannya untuk teman - teman. Mohon maaf sebelumnya karena harus saya sambung, karena ada pekerjaan yang sudah menunggu. 

Kamis, Januari 16, 2014

Persiapan Acara Seminar

Bagi teman - teman Event Organizer yang sudah sering mempersiapkan acara yang besar, perhelatan seperti seminar, bisa jadi dianggap sebagai sebuah hal kecil dan sepele. Karena, dilihat dari pengaturan susunan acara dan kebutuhan selama acara tersebut, bisa dibilang cukup sederhana. Sayangnya, kalau hal - hal yang dianggap kecil dan sepele ini tidak diperhatikan, tidak di coba terlebih dahulu, bisa jadi berantakan. Hal ini sudah saya buktikan ketika mengikuti sebuah seminar marketing yang di handle oleh perusahaan event organizer yang cukup ternama. 

Kebutuhan acara seminar di panggung, yang terdiri dari perangkat audio dan visual, sebenarnya sudah disiapkan sejak malam sebelumnya. Ini asumsi saya, karena penyusunannya sudah cukup baik, rapi, tanpa ada kabel - kabel yang melintang. Setengah jam sebelum acara dibuka, tidak ada satu orang pun yang mencoba sistem tata suara-nya, khususnya microphone wireless yang akan digunakan, sementara, di belakang sana, tempat antrian, ada banyak staff berseragam bertuliskan crew, menggerombol tanpa melakukan hal - hal yang berarti. 

Ketika dimulai, diawali dengan sedikit pembukaan, microphone wireless-nya tidak dapat dipergunakan, untungnya masih ada spare, sehingga acara bisa berjalan. Setelah diganti battery-nya, ternyata bisa dipergunakan. Ha..ha..ha, masalah sepele kan? Coba kalau di cek sebelum acara dimulai, setengah jam aja sebelum acara dimulai. Makanya, yuu kita biasain deh cek and re-check untuk semua kebutuhan pendukung acara, mumpung acaranya belum dimulai. Karena kalau sudah dimulai, bisa jadi masalah itu, jadi masalah serius dan jadi celah untuk client bisa complaint ke kita sebagai EO-nya. 

Kamis, Januari 09, 2014

Siapa Yang Salah? Bukan Itu Masalahnya!


Kadang, dalam persiapan sebuah acara, ada masalah tertentu yang disebabkan salah pengertian dalam proses komunikasi. Mungkin nggak jadi soal, kalau client-nya nggak mempermasalahkan, tapi lain perkara kalau jadi bahan complaint dari client, apalagi kalau sampai marah - marah. Siapapun di dunia ini, pasti nggak suka deh menghadapi orang yang marah - marah, pasti kita mau marahnya reda dan kalau perlu berganti dengan senyum :) 

Kesalahan atau masalah, baik kecil ataupun besar, saat persiapan acara, bisa saja terjadi tanpa kita duga sebelumnya. Team EO yang baik, pasti di komando oleh komandan yang baik pula. Saya sering menemukan di lapangan, team internal EO yang nggak solid, bahkan saling menyalahkan ketika terjadi masalah. Selain menyalahkan satu sama lain, mereka juga kerap menganalisa masalah, sebabnya apa, karena siapa dan sejenisnya. Professional Event Organizer yang baik, tidak akan saling menyalahkan, apalagi posisi saling menyalahkan ini, terjadi saat persiapan acara dimana nggak lama lagi, acaranya akan dimulai, dan konyolnya lagi, kadang saling menyalahkan itu pun sampai terlihat di depan client. Padahal, mencari siapa yang salah nggak akan menyelesaikan masalahnya. Pasti kita juga sepakat pada hal tersebut. 

Dalam buku yang saya tulis, " EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer " saya tuliskan beberapa karakter dasar yang harus dimiliki oleh mereka yang ingin berprofesi sebagai Event Organizer, salah satunya adalah Memiliki ketenangan ketika terjadi masalah. Tenang, ya bukan tenang aja, tapi tenang yang didasari dengan keahlian untuk memecahkan masalah tersebut, dengan bersama - sama team-nya, mencarikan solusi yang paling jitu dari sekian banyak pilihan solusi. Mungkin bisa jadi contoh yang baik, salah seorang teman dengan team-nya, ketika ada masalah, bersama dengan anggota team-nya, teman saya ini malah ngajak ngopi dulu di luar, lalu saat itulah mereka membicarakan beberapa alternatif solusi yang bisa diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut. 

Jadi, ketika ada masalah dalam sebuah event, nggak perlu ribut, saling menyalahkan, apalagi sampai terlihat oleh client, karena masalah itu datang untuk kita selesaikan dengan mencari solusi, bukan mencari siapa kambing hitamnya :)