Jumat, November 22, 2013

Menjadi EO yang sukses! bukan cuma soal uang :)


Setiap orang yang memiliki passion pada bidang tertentu, bila ditekuni secara konsisten, lambat laun, pasti akan sukses! Begitu juga, teman - teman yang memiliki passion dalam bidang pengorganisasian acara. Sudah banyak pengalaman teman - teman saya yang secara konsisten mengorganisir acara, mulai dari skala kecil sampai perhelatan yang melibatkan banyak audiences dengan tingkat kerumitan yang tinggi, hingga akhirnya sukses dan dikenal sebagai professional dalam bidang Event Organizer. Apa yang membuat mereka bisa sukses sedemikian rupa, ternyata, nomor satunya adalah passion! They enjoy when they're working! Mereka menikmati saat - saat dimana bekerja, malah ada joke, bahwa pekerjaan adalah bagian dari liburan mereka !

Selain passion, yang nggak kalah penting adalah karakter dasar dalam diri mereka, dan ini, menunjang sekali untuk suksesnya mereka dalam bisnis EO. Komunikatif, adalah salah satunya, supel dan mudah bergaul adalah karakter yang memang harus dimiliki oleh mereka yang berbisnis dalam bidang jasa, apapun, termasuk event organizer. Sebagaimana kita ketahui, bisnis jasa, memang erat kaitannya dengan hubungan personal yang baik, apakah dengan client kita sendiri ataupun dengan vendor pendukung acara kita. Kalau hubungannya sudah baik, bukan masalah lagi untuk mendapatkan pekerjaan dari client di waktu yang akan datang, selain, tentu saja, vendor pendukung kita pun, nggak sungkan untuk memberikan lebih dari yang kita minta. 

Kreatif dan Imajinatif, adalah bagian penting berikutnya bagi mereka yang ingin sukses dalam bidang event organizer. Kreatif dan imajinatif disini, tentu saja juga harus dapat diaplikasikan pada pelaksanaan event-nya, dan, karena kreatif juga, ketika ada masalah yang muncul saat persiapan acara atau acara berlangsung, kita dapat mencari solusi yang cepat dan tepat sehingga rangkaian persiapan dan acara kita berjalan dengan baik. 

Masih ada lagi hal lain yang membuat seseorang bisa menjadi pelaku usaha event organizer yang sukses, percaya nggak percaya, untuk jadi sukses dalam bidang ini, bukan sekedar modal dalam hal finansial yang besar, karena beberapa orang yang saya kenal, karena pandai berkomunikasi dan jujur, akhirnya dipercayakan oleh beberapa orang investor untuk mengelola jutaan rupiah untuk dikembangkan dalam bisnis ini. Jadi, tetep semangat, tetep belajar, tetep low profile dan tingkatkan terus kemampuan kita berkomunikasi. 

Jumat, November 15, 2013

Bukan sekedar baca script !


Medio Oktober lalu, saya berkesempatan untuk mengorganize sebuah acara annual gathering bagi perusahaan nasional produsen bahan bangunan, perusahaan yang cukup ternama ini, sudah sejak 2002 lalu mengadakan gathering bagi para pemilik toko. Gathering ini diadakan di beberapa kota, diantaranya Jakarta, Tasikmalaya, Bandung dan Cirebon. Setelah melalui beberapa presentasi dan diskusi, akhirnya kami menyepakati kerjasama dengan beberapa kebutuhan pendukung acara yang disiapkan oleh client, beberapa disiapkan oleh team saya. Salah satu yang disiapkan oleh client, adalah pembawa acara / MC. 

Ketika bertemu dengan MC-nya, jauh sebelum acara dijalankan, kami membahas mengenai rundown dan script mc, serta menginformasikan beberapa hal, khususnya yang terkait dengan program dan produk dari perusahaan client. Beberapa hari sebelum acara, saya kirimkan script mc sesuai rundown untuk dipelajari. Sesaat sebelum acara pun saya bersama MC pun duduk bersama, briefing singkat mengenai apa saja yang ada di script tersebut, saya sudah tekankan, bahwa ada beberapa hal khususnya informasi program dan produk yang memang tidak boleh lari terlalu jauh dari panduan yang ada di script mc, sayangnya, hal itu dipersepsikan berbeda, sehingga pada saat membawakan acaranya, MC terlalu terpaku pada script mc, pandangannya tidak jauh - jauh dari que card dan terus membaca yang ada di script tersebut. 

Usai acara, saya bersama MC dan client, mereview apa yang baru terjadi, penekanannya jelas, bahwa MC terlalu berpatokan pada script, sehingga kesan bahwa MC adalah sosok yang pintar dan menguasai produk dan program tidak ada, padahal, sangat penting bagi pembawa acara untuk mengetahui jalannya acara dan juga pengetahuan akan produk client, karena MC mewakili client diatas panggung, sebagai perantara untuk menyampaikan pesan penting yang ingin disampaikan oleh client. MC memiliki peran penting untuk membangun suasana acara lebih hidup, bukan sekedar menyampaikan product knowledge dengan cara membaca dan intonasi yang standard. Sampai client-nya bilang, kalau MC tugasnya cuma baca script, gua aja deh yang jadi MC! saya cuma tertawa dalam hati sambil berharap acara berikutnya, MC-nya akan lebih baik. 

Jumat, November 08, 2013

Menyederhanakan yang rumit

Karena saya menjalankan beberapa usaha lain yang mendukung sebuah acara, kadang posisi saya menjadi vendor dari perusahaan event organizer. Disini, saya bisa melihat sekilas, tidak terlalu dalam, bagaimana sistem kerja perusahaan event organizer lain dalam mengorganisir sebuah acara. Ada beberapa yang terlalu managerial, malah berkesan membuat hal - hal yang sebenarnya sederhana menjadi lebih rumit. Sebuah pengambilan keputusan bisa menjadi proses yang memakan waktu tidak sebentar karena ada jenjang dalam struktur organisasi yang harus dilalui. Kadang, pada akhirnya, keputusan yang diambil, malah dikembalikan lagi kepada kami yang ada pada posisi sebagai vendor. Lucu juga! Setelah sekian lama menunggu, bolak - balik ngasih masukan, ngasih saran, akhirnya, malah dikembalikan lagi. 

Tujuan utama penggunaan event organizer untuk mengorganisasikan persiapan dan pelaksanaan sebuah acara, tentu saja, menyederhanakan hal - hal yang kompleks menjadi lebih sederhana dengan hasil yang mendekati sempurna, seolah tanpa cela. Kesederhanaan tadi, tentu saja, termasuk bagian dalam proses persiapannya, tentu saja, client tidak melihat proses ini secara langsung, tapi, client akan senang bila kita dapat membuat hal - hal yang dipikir olehnya rumit, menjadi sebuah hal yang sederhana dan hasilnya juga memuaskan. 

Saya sering juga terinspirasi dari perusahaan eo yang bekerja dengan sistem sederhana, SDM yang tidak terlalu banyak, namun porsinya memang pas sesuai dengan job desk dan kebutuhannya, karena pada prinsipnya, eo adalah menyederhanakan hal - hal yang rumit, dan hal - hal yang rumit itu, kadang tidak harus dikerjakan oleh banyak orang. 

Kamis, November 07, 2013

Blogger, Bagian Penting dari Publikasi !

Nggak nyangka awalnya, kalau perusahaan otomotif yang satu ini menaruh perhatian besar pada publikasi di dunia maya a.k.a internet. Agak kaget juga ketika melihat brief mereka bahwa mereka mengalokasikan 1 hari khusus untuk blogger setelah sehari sebelumnya mengundang hampir semua lini media, untuk meliput launching produk terbaru sepeda motor matic mereka. Blogger yang diundang nggak banyak, dari sekitar 30 orang blogger yang diundang, harapan mereka nggak terlalu muluk, setengahnya datang aja udah bagus. Menurut Marketing Head mereka, blogger nggak bisa dianggap remeh, tulisan mereka, katanya bisa merubah persepsi awam akan sebuah produk. Ia menambahkan, apa yang ditulis oleh para blogger, ditafsirkan oleh masyarakat sebagai sesuatu yang netral, mereka menulis juga nggak dibayar, dan lebih banyak yang mereka tulis adalah pengalaman pribadi dalam menggunakan sebuah produk, sehingga, jika yang ditulis baik, maka, persepsi baik juga yang akan muncul tentang produk tersebut. 

Masuk akal ! Hebatnya lagi, divisi PR mereka cukup intens berkomunikasi di dunia maya dengan para blogger, sehingga, bukan perkara sulit bagi mereka untuk mengundang para blogger untuk ikut datang ke acara launching ini. Karena perannya yang cukup besar itulah, mereka juga nggak main - main dalam pelayanan perjalanan dan suguhan acaranya, seluruh blogger diberangkatkan menuju pabrik tempat dimana launching ini dilaksanakan dengan sebuah minibus ber-AC, diberikan press kit, diajak factory visit disusul dengan test ride, diajak makan malam dengan menu istimewa, sampai dikasih hadiah kenang - kenangan dan sebuah doorprize uang tunai jutaan rupiah..weeeew :) 

Sayangnya, nggak semua perusahaan punya pemikiran yang sama tentang blogger sebagai bagian penting untuk kebutuhan publikasi komersil. Mengundang rekan - rekan dari media, dianggap sudah cukup, tanpa memperhatikan perkembangan zaman yang mulai merubah pola pikir masyarakat, dimana kebanyakan, mulai menjadikan browsing di internet sebagai bagian dari proses mereka mencari referensi sebelum memutuskan untuk membeli sebuah produk. Mungkin kita sama seperti kebanyakan, pas mau beli sesuatu, mendapatkan komentar tentang review sebuah produk dari orang awam sekalipun di internet, akan mempengaruhi keputusan kita untuk jadi membeli produk tsb atau nggak! Dan biasanya, komentar atau review tadi, ditulis oleh blogger di blog personal mereka, atau di web tempat produk tsb dijual, jadi, coba pertimbangkan untuk melibatkan blogger di acara kita, mereka dinilai lebih netral oleh masyarakat, komentar mereka dianggap mewakili penilaian sebuah produk, karena mereka memang bagian penting dari sebuah publikasi.