Jumat, Oktober 25, 2013

Acara Meeting Perusahaan, Jadi Beda Karena ...

Ini cerita saya ketika menggarap sebuah acara kick off meeting perusahaan perbankan, agak konyol kalau cerita mengenai bagaimana saya mengenal client yang satu ini. Gimana nggak konyol, awalnya, saya baru saja selesai survey dengan salah satu client di Ritz Carlton Hotel, Pasific Place, kelar survey, kami berpisah. Saat hendak turun, di lift, saya berpapasan dengan seorang wanita cantik, masih muda, necis dan kerepotan dengan beberapa barang bawaannya. Dari situlah kita mulai ngobrol, berkenalan dan sekilas bercerita mengenai kehidupan kerja kita masing - masing, kami sempat bertukar kartu nama, karena menurut dia, mungkin kita bisa bekerjasama :) 

Seiring waktu berjalan, saya pun kembali ke rutinitas sehari - hari, dan kartu namanya pun sudah tertumpuk di tumpukan box kartu nama. Sampai akhirnya, dia menghubungi saya, katanya mau kasih brief untuk sebuah event kantornya yang rencananya akan diadakan bulan depan. Jujur, saya sendiri masih belum ngeh, dia ini siapa dan orangnya yang mana :) Sampai akhirnya saya ketemu, baru saya sadar dia ini siapa..heu..heu..heu...

Ok, sekilas brief yang disampaikan bareng dengan beberapa rekan kantornya disampaikan dengan pattern yang sedikit ngacak, melompat - lompat dan kebanyakan becanda. Yeaah, udah biasa begitu, yang penting memang harus sigap dan cepat tanggap! Singkatnya, saya presentasi dan event itu akhirnya dipercayakan kepada saya dan team untuk menggarapnya. Event yang bisa dibilang sederhana, annual kick off meeting, 3D/2N, agenda-nya agak membosankan, karena meeting full day selama 2 hari dan ditutup dengan sesi team building dan sebuah karaoke party biasa. 

Agenda meeting yang full itu, kami garap dengan menggunakan beberapa sentuhan yang sedikit berbeda. Dimana tiap sesi pembuka dari tiap divisi, kami memaksa tiap divisi untuk membuat sebuah video singkat, durasinya nggak boleh lebih dari 3 menit. Isi video itu, menggambarkan tiap divisi sebagai team superhero, lengkap dengan kostum dan sekilas action, serta paparan mereka akan keoptimisan untuk meraih target yang akan dicanangkan. Kenapa kita pilih superhero, yeaah, semuanya juga paham, superhero dalam setiap film, nggak pernah kalah, harapannya, mereka juga punya semangat untuk nggak menyerah untuk memberikan effort yang terbaik. Walhasil, tiap jeda antar sesi, jadi bagian acara yang paling ditunggu, karena mereka bisa ngakak!

Tambahan satu lagi yang buat meeting ini jadi beda, kami menggunakan hardware dan software yang ditawarkan oleh teman - teman dari Yiha Games, sebuah alat kecil yang disebut voting pad, alat ini juga membuat acaranya jadi beda, karena tiap akhir sesi, kami membuat beberapa pertanyaan dengan jawaban multiple choices, dengan alat voting tadi, peserta cukup menekan tombol angka yang sesuai dengan jawaban yang dianggap paling benar. Yang bikin lucu, ada beberapa pertanyaan yang sudah ketahuan banget jawabannya, ternyata ada juga yang jawab salah, dan meskipun cuma menekan tombol, kita bisa tahu siapa yang jawab salah! Mereka yang menjawab salah, maju ke depan dengan muka memerah :) Agenda meeting yang mendominasi rangkaian acara itu, jadi lebih berkesan dan jadi beda, cuma karena dua hal itu saja, kecil tapi besar kesannya!

Tidak ada komentar:

Posting Komentar