Rabu, Agustus 21, 2013

Menyiapkan Acara Seminar ?




Seminar, Workshop, Talk Show, mungkin bukan sebuah event yang rumit secara persiapan dan pelaksanaannya, tapi, itu buat mereka yang sudah berpengalaman dalam mengeksekusi sebuah acara. Tapi bagaimana dengan teman - teman yang baru dan untuk pertama kalinya menggelar acara sejenis ini ? Apalagi kalau mereka yang mendapat mandat ini, merupakan orang yang sama sekali baru untuk mempersiapkan acara. Wah, agak kerepotan dan bingung pastinya, karena langkah demi langkah-nya masih harus meraba. 

Sebenarnya, kalau dibilang sederhana, ya nggak juga. Seminar, Workshop atau Talkshow, tetap saja, adalah sebuah acara, yang perlu persiapan di awal, perlu ketelitian dalam membuat check list dan pemenuhan check list-nya tadi, perlu mempersiapkan kebutuhan pendukung acara seperti acara lainnya dan seterusnya. Kalau ada yang bilang sederhana, mungkin karena sudah expert dan melihat dari kacamata kebutuhan acara-nya yang memang tidak terlalu banyak yang harus disiapkan. Atau, bisa juga karena melihat secara teknis jalannya acara, tidak ada hal - hal sulit yang secara teknis berpotensi untuk menjadi masalah pada sebuah acara. 

Lalu, apa saja yang harus kita siapkan dalam rangka persiapan sebuah acara seminar ? Saya buat sederhana dalam tulisan ini, hanya pointers dan sedikit penjelasannya sebagai panduan dasar. 

  1. Brief singkat mengenai acara. Ini merupakan panduan kita, dari user atau client yang akan membuat acara seminar-nya dengan mendelegasikan persiapan dan pelaksanaannya kepada kita. 
  2. Dari brief tadi, maka, harus kita detailkan lagi. Kita buatkan sebuah break down dari brief tadi menjadi sebuah list yang berisi daftar kebutuhan yang sesuai dan ideal untuk rangkaian acara seminar kita.  
  3. Rata - rata kebutuhan untuk sebuah seminar adalah : Venue / tempat acara lengkap dengan makanan dan minumannya, Pembicara dan Moderator, Panggung, Sound System, Media Visual (screen dan projector), Kebutuhan penunjang ( materi seminar hard copy / soft copy jika ada, sertifikat seminar - itupun jika ada ) Time keeper. 
  4. Apalagi ? Kalau anda juga bertugas untuk mengurus proses registrasi, misalnya jika ini adalah sebuah seminar komersil, maka anda perlu menyiapkan sebuah team kecil khusus untuk mengurus proses registrasi ini sejak peserta mendaftar hingga saat hari H, team registrasi bertanggung jawab untuk proses registrasi ulang. Jika seminar komersil, pertimbangkan juga untuk membuat sebuah team yang bertugas untuk melakukan promosi. Ada banyak media untuk melakukan promosi di era modern seperti saat ini, meskipun yang off-line juga jangan dilupakan. 
  5. Jika anda juga harus mengurus kebutuhan peserta seminar, misalnya akomodasi dan transportasi mereka, maka akan ada pekerjaan ekstra, ada baiknya mempertimbangkan untuk menggunakan jasa travel agent untuk membantu, karena mereka lebih expert dan pekerjaan kita akan lebih ringan dan lebih fokus pada urusan acara. 


Kebutuhan umum di point 3 tadi, ada baiknya, anda buatkan detail lagi, misalnya panggung, ukurannya berapa x berapa yang ideal, tinggi modul panggungnya berapa? Sound system-nya idealnya berapa ribu watt dan apa saja kebutuhan peralatan dari sisi audio ? nah, yang detail ini, kalau anda masih kurang paham, ada banyak tempat untuk bertanya. Vendor penyedia sound system pasti dengan senang hati memberikan jawaban untuk kebutuhan tadi, pihak banquet hotel, misalnya anda mengerjakan acaranya di hotel, juga akan memberikan bantuan informasi mengenai ukuran panggung yang ideal, bentuk panggung yang baik dan seterusnya. Kalau masih kesulitan juga, hubungi saya untuk sekedar bertanya, atau meminta bantuan persiapannya :) 

Tidak ada komentar:

Posting Komentar