Kamis, Agustus 22, 2013

Komunikasi Digital Ala Pemda DKI

Mungkin kita bosan dengan berita tentang pasangan Jokowi - Ahok yang tiap hari pasti selalu ada di media, mulai dari komentar galaknya Ahok, sampai gimana santai-nya seorang gubernur mau nonton konser yang katanya tanpa pengawalan. Dua orang ini memang pasangan yang serasi, yang satu tegas dan kelihatan ketegasannya, yang satu lagi meskipun kelihatan kalem dan santun, tapi lihai dalam membereskan masalah-masalah yang ada di ibukota. Sejak keduanya memimpin ibukota, ada banyak yang berubah, khususnya dari sisi keterbukaan akses kita ke informasi publik dan pemerintah daerah yang selama ini tertutup atau mungkin sengaja ditutup :) 

Yang paling terkini dan paling saya suka, adalah kedua orang ini juga sangat aware untuk memanfaatkan sosial media untuk kepentingan tugas-tugasnya. Ada satu akun twitter milik Humas Pemda DKI, ini yang paling saya sukai. Disini kita bisa berkeluh kesah tentang masalah apa saja yang terjadi di ibukota, mulai dari jalanan yang rusak, PKL yang mengganggu lalulintas dan pelayananan publik lainnya. Admin akun ini pun, sangat aktif, hebatnya lagi, ternyata sekarang di Pemda DKI juga sudah banyak akun twitter di setiap Dinas, sehingga tak jarang, masalah yang disampaikan oleh publik, di retweet oleh admin akun humas ke Dinas terkait dengan keluhan itu. Artinya, semua keluhan atas masalah di pelayanan publik, langsung tersampaikan tanpa ada perantara lagi. Urusan ditindaklanjuti, bagi saya itu, urusan berikutnya, tapi yang salut ya itu, komunikasi publik ke pemerintah daerah, berjalan dengan baik. 

Kalau saja semua Pemerintah Daerah menjalankan komunikasi digital model ini, sudah pasti pelayanan publik akan jauh lebih baik. Kuncinya, memang ada di komunikasi. Bagaimana kita yang rakyat biasa ini mau complaint atas pelayanan publik? palingan cuma bisa ngomong jorok di twitter mengungkapkan keluhan atas pelayanan birokrasi yang berbelit - belit, ha..ha..ha. Komunikasi dua arah meskipun melalui twitter atau sejenisnya, setidaknya sudah membuka pintu komunikasi. Komunikasi memang kunci sukses untuk semua hal, makanya, belajarlah ilmu komunikasi meskipun komunikasi ala digital :) 

Rabu, Agustus 21, 2013

Menyiapkan Acara Seminar ?




Seminar, Workshop, Talk Show, mungkin bukan sebuah event yang rumit secara persiapan dan pelaksanaannya, tapi, itu buat mereka yang sudah berpengalaman dalam mengeksekusi sebuah acara. Tapi bagaimana dengan teman - teman yang baru dan untuk pertama kalinya menggelar acara sejenis ini ? Apalagi kalau mereka yang mendapat mandat ini, merupakan orang yang sama sekali baru untuk mempersiapkan acara. Wah, agak kerepotan dan bingung pastinya, karena langkah demi langkah-nya masih harus meraba. 

Sebenarnya, kalau dibilang sederhana, ya nggak juga. Seminar, Workshop atau Talkshow, tetap saja, adalah sebuah acara, yang perlu persiapan di awal, perlu ketelitian dalam membuat check list dan pemenuhan check list-nya tadi, perlu mempersiapkan kebutuhan pendukung acara seperti acara lainnya dan seterusnya. Kalau ada yang bilang sederhana, mungkin karena sudah expert dan melihat dari kacamata kebutuhan acara-nya yang memang tidak terlalu banyak yang harus disiapkan. Atau, bisa juga karena melihat secara teknis jalannya acara, tidak ada hal - hal sulit yang secara teknis berpotensi untuk menjadi masalah pada sebuah acara. 

Lalu, apa saja yang harus kita siapkan dalam rangka persiapan sebuah acara seminar ? Saya buat sederhana dalam tulisan ini, hanya pointers dan sedikit penjelasannya sebagai panduan dasar. 

  1. Brief singkat mengenai acara. Ini merupakan panduan kita, dari user atau client yang akan membuat acara seminar-nya dengan mendelegasikan persiapan dan pelaksanaannya kepada kita. 
  2. Dari brief tadi, maka, harus kita detailkan lagi. Kita buatkan sebuah break down dari brief tadi menjadi sebuah list yang berisi daftar kebutuhan yang sesuai dan ideal untuk rangkaian acara seminar kita.  
  3. Rata - rata kebutuhan untuk sebuah seminar adalah : Venue / tempat acara lengkap dengan makanan dan minumannya, Pembicara dan Moderator, Panggung, Sound System, Media Visual (screen dan projector), Kebutuhan penunjang ( materi seminar hard copy / soft copy jika ada, sertifikat seminar - itupun jika ada ) Time keeper. 
  4. Apalagi ? Kalau anda juga bertugas untuk mengurus proses registrasi, misalnya jika ini adalah sebuah seminar komersil, maka anda perlu menyiapkan sebuah team kecil khusus untuk mengurus proses registrasi ini sejak peserta mendaftar hingga saat hari H, team registrasi bertanggung jawab untuk proses registrasi ulang. Jika seminar komersil, pertimbangkan juga untuk membuat sebuah team yang bertugas untuk melakukan promosi. Ada banyak media untuk melakukan promosi di era modern seperti saat ini, meskipun yang off-line juga jangan dilupakan. 
  5. Jika anda juga harus mengurus kebutuhan peserta seminar, misalnya akomodasi dan transportasi mereka, maka akan ada pekerjaan ekstra, ada baiknya mempertimbangkan untuk menggunakan jasa travel agent untuk membantu, karena mereka lebih expert dan pekerjaan kita akan lebih ringan dan lebih fokus pada urusan acara. 


Kebutuhan umum di point 3 tadi, ada baiknya, anda buatkan detail lagi, misalnya panggung, ukurannya berapa x berapa yang ideal, tinggi modul panggungnya berapa? Sound system-nya idealnya berapa ribu watt dan apa saja kebutuhan peralatan dari sisi audio ? nah, yang detail ini, kalau anda masih kurang paham, ada banyak tempat untuk bertanya. Vendor penyedia sound system pasti dengan senang hati memberikan jawaban untuk kebutuhan tadi, pihak banquet hotel, misalnya anda mengerjakan acaranya di hotel, juga akan memberikan bantuan informasi mengenai ukuran panggung yang ideal, bentuk panggung yang baik dan seterusnya. Kalau masih kesulitan juga, hubungi saya untuk sekedar bertanya, atau meminta bantuan persiapannya :) 

Rabu, Agustus 14, 2013

Panduan Bisnis Event Organizer ?

Dua hari yang lalu, saya berkunjung ke toko buku gramedia. Sekedar iseng, saya mencek di data stock untuk ketersediaan buku yang saya tulis, " EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer " sayang, stocknya sudah 0, alias sudah habis! Tapi jangan khawatir, ketersediaan buku tersebut masih cukup banyak di ruang kerja saya, bahkan, bung toni, sudah memasukkannya ke dalam tempat yang aman dan nyaman untuk menjaga kemungkinan stock-nya habis. 

Bagi teman - teman yang ingin mempelajari bagaimana memulai dan menjalankan bisnis event organizer, saya rasa, meskipun buku ini ditulis 2 tahun silam, isinya masih sangat relevan dengan perkembangan saat ini. Dimana buku ini akan mengajak kita untuk mengetahui bagaimana memulai bisnis event organizer, apa saja yang perlu disiapkan untuk pertama kali, bagaimana membangun sebuah team yang solid dalam event organizer, mencari client dan melakukan prospek, budgeting untuk sebuah penyelenggaraan acara, hingga bagaimana menjalankan sebuah acara dengan baik. 

Isi buku ini, menurut beberapa orang teman, sangat teknis, tidak hanya berbicara hal - hal yang umum saja dalam sebuah bisnis jasa pengorganisasian acara. Sampai - sampai, seorang teman yang menjabat sebagai direktur di sebuah perusahaan EO ternama, khawatir, menurutnya, saya terlalu banyak membongkar bisnis ini, tanpa memperhatikan hal - hal yang seharusnya dirahasiakan. Ha..ha..ha, saya tertawa dalam hati, memang saya agak terbuka dengan semua informasi dan pengalaman yang saya dapatkan. Hal itu, saya share semua dalam buku ini, jadi saya jamin, bahwa isinya akan membuat anda nekad untuk segera mulai berbisnis event organizer. 

Bagi yang kesulitan untuk mendapatkan buku panduan berbisnis EO, buku " EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer " ini dapat anda pesan melalui admin saya, dengan mengirimkan sms ke 081294776478, buku akan diantarkan dengan menggunakan jasa pengiriman TIKI JNE segera setelah diterimanya konfirmasi pembayaran. Dan jangan lupa, buat teman - teman yang membeli buku ini, ada banyak panduan teknis, seperti contoh check list yang baik hingga run down acara.