Jumat, Oktober 21, 2011

Hati - Hati Sebelum Memutuskan! - Pengalaman Nangis Darah Saya :)

Makin banyak EO maka makin ketat persaingan untuk mendapatkan project. Dan makin senang pula perusahaan - perusahaan pengguna jasa EO karena makin banyak pilihan konsep, pilihan karakter orang yang menurut mereka bisa diajak kerjasama, sebagian pengguna jasa EO yang nakal, juga makin senang, karena ada makin banyak EO yang bisa mereka manfaatkan untuk mencapai tujuan perusahaan, meskipun dengan begitu, mereka harus jadi "raja tega" dengan membiarkan EO nangis darah menutup biaya operasional event yang tak sebanding dengan apa yang mereka dapatkan.

Masalah nangis darah dalam produksi event, khususnya bagi teman - teman yang berkecimpung dalam bisnis konser promotor, atau dalam buku saya EO yang "Create Project" - begitu disebut oleh Johannes Arifin, rekan penulis saya di buku tersebut - saya yakin bukanlah hal baru, tapi ya kebangetan bodohnya kalau nangis darah karena kesalahan - kesalahan itu, diulang lagi dengan menciptakan kesalahan yang sama. Nangis darah ini juga saya alami, tapi what the hell, semuanya sudah terjadi dan sekarang saatnya membangun lagi dan menciptakan banyak peluang dari bisnis yang memiliki korelasi dengan event organizer.

Cerita nangis darah saya, memang terlihat bodoh, saya pasti akan ditertawakan, termasuk oleh kalian yang kerap mampir dan membaca tulisan saya di blog ini..wk..wk..wk. Saya terlalu optimis dalam melihat sebuah tawaran, tanpa membayangkan apakah target yang dibebankan realistis atau tidak, pokoknya, saya selalu berprinsip, "What Your Mind Can Conceive, You Can Achieve" apa yang kita bayangkan dalam pikiran kita, kita bisa, maka kita akan bisa. Dan prinsip itu, alhamdullilah, sampai sekarang tetap saya gunakan, meskipun setelah kejadian itu, yaaa saya bertindak dengan lebih banyak pertimbangan sebelum memutuskan "ya..saya bisa!" Dan meskipun prinsip itu tidak membantu saya dalam merealisasikan target yang dibebankan, tapi prinsip tadi berhasil menyelesaikan sedikit demi sedikit kewajiban yang harus diselesaikan.

Client yang membuat saya nangis darah ini, memang cukup ajaib, sedikit kemayu, tapi pemikirannya luar biasa "edan" untuk membuat saya, dan mungkin anda yang berprofesi sebagai EO untuk nangis darah menutupi target yang luar biasa besarnya itu. Di bagian depan, sebelum saya memutuskan mengambil pekerjaan ini, sebenarnya saya sudah menyatakan kepadanya, " kalau budget saya nggak masuk, nggak apa - apa mas saya nggak ngerjain project ini " setelah itu saya tinggalkan dia dan saya cuekin selama beberapa hari. Naaah, beberapa hari berselang ia dengan penuh semangat menghubungi saya dan menyatakan bahwa EO saya lah yang terpilih mengalahkan sekian banyak EO. Disini, posisi kita diangkat oleh dia, dia sanjung, bahwa konsep yang diajukan sangat berbeda dengan EO yang lain, Desain Booth-nya pun sangat berkelas dan seterusnya dan seterusnya. Secara psikologis, ada kebanggaan juga sih dalam diri mendengarnya.

Tau nggak berapa banyak EO yang diundang untuk ikut pitching / tender yang diadakan oleh client ini? Pasti jawaban kalian salah! kalau cuma 4 - 5 EO, saya rasa masih wajar, dan saya yakin, itu juga jawaban dari teman - teman. Tapi ternyata, yang diundang oleh client ini, ada 20 perusahaan Event Organizer yang diundang untuk pitching. DAMN! Jumlah yang cukup untuk menjadikannya 1 lingkungan RW :)

Yang ingin saya share dari tulisan curcol kali ini adalah, Jangan terburu - buru mengambil keputusan, meskipun kiita sudah dalam posisi diatas angin, pelajari dengan baik kontrak kerjasama dengan client, perhitungkan kembali pengajuan biaya produksi kita ke client dan biaya produksi real dari internal kita, kalau dirasa tidak menguntungkan alias jadi cuma kerja bakti plus jadi dermawan dengan menyumbangkan sejumlah uang untuk acara client, lebih baik mundur dan berani katakan TIDAAAAAK!

Jumat, September 30, 2011

Sedikit Modifikasi, Hasilnya ?


Baru saja usai menerima brief dari salah satu client di kawasan perkantoran Jl. Sudirman, saya bergegas turun untuk meninggalkan tempat itu. Tapi dasar iseng, saya memutuskan untuk berkeliling gedung itu, melihat - lihat ke bagian lobby dan ahaaa... sebuah vending machine membuat saya berhenti, sedikit memperhatikan dan jadi inspirasi pada hari jumat itu, sederhana namun sangat powerfull menurut saya.

Vending machine sendiri bukan merupakan ide baru, tapi ini adalah ide yang luar biasa. Adalah Hero of Alexandria seorang ahli matematika dan engineer     di zaman Romawi yang menampilkan ide ini dalam format manual, kemudian diperbarui dengan penggunaan koin secara otomatis pada awal tahun 1880 di London yang menjual kartu pos. 8 tahun berselang Amerika menyusul dengan menjual permen karet oleh Thomas Adams Gum Company.

Saya tidak melihat perusahaan yang namanya terpampang di vending machine ini hebat karena mengoperasikan sebuah machine yang sudah banyak orang bikin dan dijual secara massal, tapi yang saya lihat adalah apa yang mereka jual. Sesuatu yang barangkali nggak kebayang oleh kita, tebak apa hayooo...

Mereka menjual buah dan sayuran yang sudah dipotong - potong, dimasukkan ke dalam kemasan gelas setinggi 15cm dengan harga variatif mulai dari 5 ribu sampai 10 ribu. Yang buat saya sedikit senang dengan ide mereka menjual adalah mereka merelakan untuk sedikit repot dengan memotong dan memasukkannya ke dalam gelas tadi, meskipun tentu saja resiko-nya, mereka harus cepat me-replace dengan yang baru, demi terciptanya kesegaran produk tiap hari.

Segment yang mereka tangkap sudah tergambar jelas, para eksekutif di gedung pencakar langit, kawasan Sudirman, yang barangkali enggan untuk membeli buah dari abang - abang yang mangkal di kantin belakang, demi alasan kurang higienis dan seterusnya. Selain itu juga, kesegaran dan rasa dinginnya yang nggak bisa digantikan oleh produk si abang.

Yang mereka lakukan adalah memodifikasi ide yang sudah ada, vending machine, dengan sebuah ide yang belum ada -barangkali di Indonesia- untuk menjual sesuatu yang beda, dibalut dalam sebuah kemasan higienis dan menjunjung tinggi kesehatan, ideal bagi orang-orang sibuk sebagaimana target market mereka. Pertanyaannya, apakah ide menjual buah dan sayuran yang dipotong-potong ini, termasuk dengan pertimbangan usia produk yang harus di-replace setiap hari atau at least 2 hari sekali, akan menghasilkan "sesuatu" untuk menambah kantong pemilik bisnisnya?

Inspirasi buat saya hari itu adalah, ide tidak harus original, belajar dari bagaimana orang kaya berpikir, dimana kreativitas membuat kita harus bisa menemukan gap, apa yang dibutuhkan orang tapi belum dipenuhi, kalau kita penuhi pasti hasilnya luar biasa. Untuk mendapatkan itu, kita tidak harus menggunakan ide sendiri, kita bisa kombinasikan dengan ide orang lain dan memberikan nilai tambah sehingga jadi jauh lebih baik.

Rabu, Mei 04, 2011

EO di PRJ ?

Mendekati waktu pelaksanaan Pekan Raya Jakarta tahun 2011, saya sedang giat - giatnya merevisi konsep dan anggaran agar, setidaknya, mendekati keinginan client. Meskipun, terus terang, untuk benar - benar sama dengan harapan mereka, khususnya dari sisi anggaran, tidaklah mudah. Ada banyak pertimbangan untuk mempertahankan anggaran pada bottom yang sudah saya set, tentu saja, hal ini dimaksudkan untuk menjaga keamanan seluruh komponen pendukung acara sampai pelaksanaan acara yang berlangsung selama 1 bulan tersebut dapat tersedia dengan baik.

Event Organizer, atau EO, untuk mengorganize sebuah event berdurasi panjang seperti PRJ, memang memiliki tanggung jawab yang besar, karena disamping durasi yang panjang, kebutuhan pendukung acara selama pelaksanaan exhibition tersebut, bisa dibilang tidak sedikit, salah perhitungan sedikit, maka, sudah pasti akan berdampak pada pelaksanaan acaranya, bila tidak di awal acara, pertengahan, menjelang penutupan akan terjadi masalah. 

Perhitungan yang matang untuk semua komponen kebutuhan acara, mutlak diperlukan. Kebutuhan produksi yang digunakan agak lama dan sangat penting, adalah booth atau stand pameran. Ini merupakan rumah kita selama pelaksanaan event berlangsung. Karena sifatnya yang menampung seluruh aktivitas kita selama pelaksanaan PRJ berlangsung, maka, bagian ini benar - benar harus di siapkan dan dianggarkan dengan tepat. Jangan sampai, demi mengejar keuntungan, stand booth terpaksa diproduksi dengan biaya produksi yang terus menerus di tekan. Mahal sedikit, namun dapat menjamin keamanan seluruh aktivitas selama pelaksanaan acara, tentu saja jauh lebih baik.

Minggu, April 24, 2011

Sepi postingan, lagi ngapain aja bos ?

Nggak kerasa dan baru sadar, blog saya ini, terakhir diupdate pada bulan Februari 2011 yang lalu. Februari ke April akhir ini, berarti sudah hampir dua bulan saya biarkan blog ini dalam keadaan kosong tanpa update. Bukannya sibuk dan sok sibuk sebenarnya, cuma perhatian memang lagi terpecah belah dengan beberapa prospek yang menunggu untuk ditindaklanjuti, salah tiga ( maksudnya bukan salah satu ) ada di perhelatan trade fair terbesar di Ibukota, Pekan Raya Jakarta 2011.

Yup, ada tiga prospek untuk pelaksanaan PRJ tahun 2011 ini, satu, tidak terlalu besar dan merupakan keikutsertaannya yang pertama di ajang ini, itu sudah confirm, dua lagi masih menunggu untuk finalisasi anggaran, setelah dua kali presentasi konsep dan anggaran. Tapi dari ketiganya, dua merupakan sebuah proses yang panjang tapi cukup enak untuk dilewati, client-nya sangat kooperatif dan super kreatif, banyak ide - ide yang mereka buat untuk boosting sales selama pelaksanaan PRJ, yang jadi kendala, ada beberapa yang secara teknis memang tidak diperkenankan oleh JI-Expo, ada beberapa lagi yang terpaksa sedikit disiasati untuk menjadi sesuatu yang berbeda nantinya.

Disamping sedang memproses project tersebut, belakangan saya kerap membantu beberapa orang Show Director kondang, khususnya dalam tampilan multimedia pada sebuah acara. Ada sedikit persepsi yang terbentuk secara tidak sengaja dan hingga kini seperti melekat dan menjadi label saya, ketika diminta bantuan oleh beberapa orang Show Director tadi. Dulu, saya memang sempet membangun sebuah usaha bidang multimedia bersama mitra, namun kandas di tengah jalan, beberapa kali dari pekerjaan tersebut, saya mendapatkan order untuk membuat visual untuk ditampilkan pada saat acara, akhirnya, dari situlah persepsi itu berkembang hingga saat ini.

Kandasnya usaha bidang multimedia itu, juga dibarengi dengan keputusan saya untuk meninggalkan sebuah perusahaan event organizer tempat saya bernaung, yang masih berada dalam satu group yang sama. And life should goes on, right? jadilah sejak setahun lalu, saya mengembangkan jasaeo.com sebagai media untuk bisnis pengorganisasian acara / Event Organizer. Saya juga memutuskan untuk lebih fokus pada keahlian kreatif konsep, event management, termasuk memberikan beberapa kelas di beberapa SMU dan Universitas di Jakarta untuk Event Organizer, dan sesekali jika dipanggil, saya ikut dalam proses tender untuk pengorganisasian acara. Saya juga mulai lagi menulis banyak hal, salah satunya adalah sebuah buku yang bercerita mengenai alternatif usaha dan profesi dalam bidang show bizz. Saya pun mulai mengembangkan banyak ide, beberapa diantaranya menjadi kenyataan, usaha dalam bidang permainan / games yang secara khusus digunakan untuk event yang mulai ramai digunakan, disamping itu, saya kembali aktif menjadi blogger meskipun dalam konteks bisnis.

Akan ada banyak cerita dari saya, termasuk kejadian - kejadian lucu bin ajaib, ketika peran saya sebagai vendor, juga sebagai stage crew, mendapati cara kerja EO yang beragam dan lari dari kelaziman yang saya ketahui. Saya akan share nanti pada update berikutnya.

Jumat, Februari 11, 2011

Berpikir positif di balik kekalahan

" Tidak ada kata gagal, yang ada hanya sukses atau belajar,"  kalimat ini selalu jadi motivator paling canggih yang bisa memompa semangat saya ketika berada dalam situasi dimana kekalahan harus diterima dengan lapang dada. Belakangan, dalam proses tender pekerjaan Event Organizer, saya jujur, bahwa saya kerap kalah dan kalimat tadi, adalah obat paling mujarab untuk membuat saya terus mencoba. 

Saya juga mendapatkan tambahan obat baru, ketika membantu Ezar PD di acara Kalbe Nutritional. Obat itu adalah sebuah lagu singkat dengan lirik yang sebenarnya sangat sederhana, tapi cukup kuat untuk membangkitkan semangat. Khusus yang ini, disamping pas untuk menjaga aura positif kita juga sangat saya rekomendasikan untuk membuat diri kita terus berpikir bahwa tidak ada yang mustahil. Ini adalah lagu berjudul Aku Bisa, Aku Pasti Bisa,disini yang bisa didownload dengan klik disini

Industri event organizer saat ini memang sudah cukup banyak pemainnya, meskipun client-nya tidak berubah secara general dari sisi kuantitas, namun inilah fakta yang harus dihadapi tanpa bisa melakukan apa-apa, faktanya adalah proses tender / pitching dari sebuah pekerjaan EO kebanyakan tidak dilakukan dengan fair enough, maksud saya adalah tidak ada standarisasi yang jelas mengenai hal ini, client bisa dengan bebas memilih dan menentukan mana EO yang digunakan, termasuk kemungkinan mengkompilasikan beberapa konsep dari beberapa EO yang ikut serta dalam proses tersebut, untuk kemudian menyerahkan implementasi konsep-nya pada 1 EO yang secara harga cukup rasional. Tidak ada batasan yang jelas, kenapa EO A kalah, kenapa EO B yang menang, apakah karena pengajuan anggaran, atau konsep yang belum pas, atau hal teknis lain misalnya penguasaan pada hal teknis, atau karena hubungan yang sudah baik sebelumnya, kalau bagian terakhir masuk dalam point perhitungan, ini namanya bukan lagi tender / pitching. Dan masalah etika juga, ketika kita diberitahukan bahwa kita belum menang, selembar kertas yang dikirimkan via fax bertuliskan pengumuman hasil tender tanpa ada alasan yang jelas kenapa kita yang kalah. Setidaknya dengan sedikit uraian mengapa kita belum terpilih akan jadi pelajaran berharga supaya kita bisa perform better untuk next pitching. 

Jadi, menjaga semangat dengan kondisi - kondisi tadi, bagi saya tetaplah penting. Keadaan tidak bisa disalahkan, tapi harus dirubah bukan? Makanya, kita perlu terus menjaga aura positif kita dengan berpikir positif, salah satunya dengan lagu yang saya share dari Kalbe Nutritional tadi. Semoga kita nggak kapok untuk terus ikutan tender / pitching sambil berupaya mengubah kebiasaan yang diberlakukan calon client kita pada proses tersebut agar berjalan lebih fair.