Kamis, Agustus 05, 2010

Tips singkat sebelum mereferensikan tempat dan artis


Pada tanggal 2, 3 dan 4 Agustus 2010 lalu, saya bersama teman - teman, baru saja menyelesaikan eksekusi event dealer gathering dari sebuah perusahaan leasin.g. Sesuai dengan temanya "Dazzling Draw" ini merupakan sebuah ajang apresiasi untuk para dealer dengan konsep mengadu keberuntungan dalam sebuah undian berhadiah. Acaranya sendiri bertempat di Ballroom Swiss Bel Hotel, Gunung Sahari, Jakarta, dimana ruangan yang kami gunakan adalah Jasmine 1 dan Jasmine 2. Hotel ini memiliki 3 ballroom yang disekat dan dapat dijadikan satu, dengan kapasitas mencapai 500 orang dengan set theater style.

Dari beberapa hari rangkaian acara, termasuk proses produksi, ada beberapa hal yang menjadi catatan saya, dan mungkin berguna untuk teman - teman, sebelum memutuskan sebuah tempat atau artis pendukung acara. Inilah dia ;
1. Sebelum memilih tempat penyelenggaraan acara, ada baiknya melakukan survey terlebih dahulu, khususnya menyangkut proses loading dan akses dari loading dock menuju area acara utama. Beberapa hotel memiliki area loading yang cukup nyaman dengan pengaturan dan proses yang sederhana, tapi sebaliknya ada juga yang rumit. Ada beberapa tempat yang memiliki ketinggian ceiling di loading dock yang tidak cukup apabila mobil truck masuk, sehingga harus menggunakan pick-up. Selain itu juga ada beberapa tempat yang memiliki area penempatan genset yang jauh, sehingga memerlukan kabel power yang sangat panjang dan hal itu, haruslah dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada vendor penyedia genset agar tidak terjadi masalah.

2. Setelah mempertimbangkan aspek teknis tersebut, karena kebanyakan client berorientasi pada anggaran, khususnya food and beverages di hotel, ada baiknya untuk membawa client langsung ke pihak venue, atau banquet manager untuk bernegosiasi langsung dengan pihak hotel, agar mendapatkan best price. Kunjungan langsung client ke venue dengan menemui banquet manager akan memberikan kesan yang berbeda, dan biasanya banquet manager lebih dapat memberikan special price langsung kepada client ketimbang kepada EO.

3. Nah, berikutnya adalah soal pengisi acara. Untuk acara dealer gathering, apalagi yang sangat segmented, seperti dealer - dealer produk leasing kendaraan bermotor, yang didominasi oleh Chinese, maka pengisi acara harus benar - benar sesuai dengan profile mereka. Tidak harus penyanyi mandarin juga, bisa juga penyanyi profesional pop indonesia, namun, selipkan beberapa lagu mandarin sebagai inserting.

4. Ini bagian penting sebelum anda memutuskan artis pengisi acara, kalau anda membuat sebuah pagelaran musik berupa konser yang dihadiri oleh anak muda maka mengundang artist dengan lagu - lagunya yang sedang populer sangatlah layak untuk dipertimbangkan, namun, untuk acara dealer gathering seperti acara yang saya ceritakan, maka, yang paling penting adalah interaktif. Artis pengisi acara haruslah interaktif, bukan cuma menyanyikan lagu mereka dan mengajak audiens sing a long, karena para dealer ini merupakan orang - orang yang pasif, games interaktif yang dibawakan oleh artis pendukung acara dengan konsep "hiburan orang dewasa" biasanya lebih menarik. Jadi, jangan buang uang client secara percuma hanya untuk membayar artis yang mahal namun tidak interaktif.

5. Bila event-nya adalah sebuah ajang penghargaan, pengundian dan sejenisnya, maka, sangat dipertimbangkan untuk menggunakan jasa band pengiring yang profesional, yang dapat memberikan ilustrasi musik pada saat acara pembagian award, hadiah dan sejenisnya, karena dengan bantuan ilustrasi musik dari mereka, maka acara pengundian, pemberian award dan sejenisnya, akan menjadi sangat hidup.

6. Jangan pilih MC yang populer tapi Bloon, wkwkwkwk...he..he..he..tidak selamanya MC yang sudah kondang adalah MC yang pintar, dari pengalaman saya, ada beberapa nama yang sudah populer, namun bloon karena sering lupa dengan urutan acara, bahkan ada juga yang salah menyebutkan nama VIP Guest dan jabatannya. Sebelum memutuskan menggunakan MC, ada baiknya ada melihat secara langsung performance MC tersebut atau mintalah sebuah rekaman video saat MC tersebut tampil.

Nah, beberapa catatan tersebut, semoga bermanfaat untuk teman - teman sebelum menggelar sebuah acara, khususnya sebelum mereferensikan tempat dan artis pendukung acara. Saya akan update lagi beberapa informasi berikutnya dalam waktu dekat ini, jadi keep on this blog !

Tidak ada komentar:

Posting Komentar