Sabtu, Agustus 28, 2010

Buatlah Real Cost Yang Rasional !


Dalam proses kerjanya, perusahaan event organizer sebelum mengajukan anggaran ke client, biasanya membuat estimasi real cost atau boleh juga disebut sebagai biaya produksi. Dari situ, ditambah dengan ekspektasi margin yang diinginkan, baru keluar sejumlah angka yang disebut dengan quotation dan ditujukan kepada client. Pembuatan real cost sangatlah penting untuk mengetahui berapa biaya produksi yang akan dikeluarkan oleh EO untuk project garapannya, dan dari besaran biaya produksi ini, EO dapat menentukan bottom price atau anggaran terendah yang masih bisa ditolerir apabila client menawar gila - gilaan.

Saat bagian creative mempersiapkan konsep dan proposal acaranya, bagian keuangan / budgeting bisa membuat kisi - kisi anggarannya. Bisa juga, setelah konsepnya selesai, desain panggung yang diajukan selesai digambar, baru kita buat realcost. Dari semua elemen kreatif dan content acara yang akan diajukan, dibuatlah sebuah daftar sebagai check list untuk input anggarannya per item, dari item - item yang akan diajukan ke client, bila ada beberapa barang / jasa yang sering digunakan, kita boleh menggunakan acuan harga terakhir negosiasi kita dari acara sebelumnya, tapi, jika sama sekali belum pernah menggunakan barang / jasanya, sangat disarankan untuk menghubungi vendor / supplier tersebut dan memastikan ketersediaan / availability dari tanggal yang kita minta. Karena dengan menghubungi vendor / supplier tersebut, berarti kita sudah mulai bertindak benar dengan mengetahui berapa harga asli mereka. Sehingga, kalau kebetulan client menawar pada item tersebut, kita sudah punya bottom price-nya.

Sayangnya, kadang karena alasan terlalu sibuk atau karena deadline yang cepat, maka anggaran yang dibuat tidak lagi diawali dengan pembuatan real cost melainkan langsung quotation kepada client. Untuk yang ini, menurut saya, merupakan tindakan bodoh, apalagi, kalau ditambah dengan membuat estimasi berdasarkan standard sendiri atau menebak - nebak harga biaya produksinya. Kenapa yang ini merupakan tindakan bodoh ? karena, ketika kita dihadapkan pada keinginan client yang akan mengurangi anggaran pada item biaya produksi tersebut, akhirnya, kita juga menebak - nebak, berapa biaya produksinya dari vendor / supplier. Dan saat client kita menawar dan kita bilang Ok, setelah itu, ternyata harga dari vendor / supplier jauh sekali dari estimasi hasil tebak - tebakan, maka, sudah pasti EO akan nombok, kalau masih bisa disubsidi silang dari item anggaran yang lain, it's ok, tapi kalau tidak bisa? Mau tidak mau akhirnya EO harus mengeluarkan anggaran tambahan agar item tersebut dapat tersedia untuk kepentingan acara client.

Baik dalam pembuatan real cost / biaya produksi serta pembuatan anggaran untuk client, rasional adalah kata kuncinya. Untung gede boleh, tapi jangan terlalu berlebihan. Karena banyaknya perusahaan yang bergerak dalam bidang EO belakangan ini, ditambah dengan client yang makin pintar karena sudah sering buat event, maka, pengajuan anggaran yang tidak rasional, akhirnya merugikan EO itu sendiri karena di beri cap oleh client, sebagai EO yang upgrade basic price terlalu tinggi. 

Jadi, kembali lagi ke posting artikel saya sebelumnya tentang proses brainstorming yang menurut saya sangat penting. Dimana dari proses brainstorming tersebut, pihak - pihak yang bertanggung jawab untuk pembuatan anggaran, dapat memberikan harga pasti dari sebuah item yang harus disiapkan oleh EO. Mungkin saat brainstorming sudah kebayang berapa biayanya untuk item tersebut, namun, harus dipastikan lagi dengan menghubungi vendor / supplier yang bersangkutan, sehingga, kita sebagai EO relatif lebih aman karena anggaran yang kita buat di real cost sudah sesuai dengan nett price dari vendor / supplier. Perkara nanti Vendor / Supplier masih bisa ditawar lagi, tentu saja, akan menambah keuntungan secara finansial bagi perusahaan EO tersebut.

Jadi, buatlah real cost yang pasti, sesuai dengan harga yang diberikan oleh vendor / supplier, baru kita buat Quotation ke client. Sehingga, kita bisa mempertimbangkan untuk memberikan best price kepada client, yang tentu saja, masih menguntungkan bagi kita sebagai EO. 

Tidak ada komentar:

Posting Komentar