Senin, Agustus 30, 2010

Siapkan Jawaban Atas Segala Kemungkinan

Sebelum melangkah ke tempat client untuk mempresentasikan konsep berikut dengan anggarannya, ada baiknya, team creative mempresentasikan konsepnya terlebih dahulu dihadapan teman - teman di bagian lain. Disamping untuk mengecek sejauh mana tingkat penyesuaian antara konsep yang dibuat dengan brief yang sudah diberikan client, hal ini juga dimaksudkan untuk memberikan gambaran pada kemungkinan - kemungkinan lain yang bisa saja terjadi pada waktu presentasi. Kemungkinan itu, tentu saja maksudnya ditujukan ke client, kadang secara general konsep yang kita ajukan menarik, namun, implementasi dari konsep masih dianggap biasa, atau bisa juga client menginginkan artis / talent lain yang sesuai menurut mereka.

Menjaga dari kemungkinan kita tidak bisa menjawab, atau tidak dapat memberikan alternatif kepada client, maka ada baiknya, kita telah mempersiapkan hal - hal yang mungkin saja ditanyakan atau diminta oleh client. Dengan mempresentasikan di hadapan teman - teman dari divisi yang lain, maka, bisa dijadikan simulasi kecil - kecilan sebelum presentasi. Dan meskipun teman, kala kita sebagai orang yang menyimak presentasi konsep dari bagian creative, kita harus bersikap kritis dengan mengajukan pertanyaan yang bisa jadi ditanyakan client.

Kemudian, artist / talent, bisa juga bagian yang bertanggung jawab untuk urusan ini, memberikan beberapa pilihan untuk dimasukkan dan dijadikan satu dengan konsep yang akan dipresentasikan. Misalnya, untuk pembawa acara, Iweth Ramadhan dengan Rahmah Ummaya, maka, kita harus dapat menyiapkan paling sedikit 2 alternatif lain yang setara dengan mereka berdua. Menyiapkan foto atau rekaman video saat MC sedang membawakan acara, adalah salah satu referensi yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan bagi client sebelum memutuskan siapa artist yang akan digunakan jasanya. Biasanya, MC atau Pembawa acara yang sering dirubah atau diberikan usulan pembawa acara lain oleh client. Dan sebelum memutuskan akan menggunakan jasa artist / talent pembawa acara, ada baiknya kita juga melihat tayangan video saat si artist tersebut sedang perform, sekali lagi, khususnya MC.

Venue atau tempat penyelenggaraan acara, juga hal yang penting untuk disiapkan dalam beberapa alternatif, foto dari tempat tersebut detail dengan peta lokasi, ukuran, fasilitas dan tentu saja anggaran. ( at the end, memang anggaran yang jadi penentu bagi client akan menggunakan venue yang mana). Dan sudah tugas kita sebagai event organizer yang baik, untuk memberikan usulan terbaik dengan menyodorkan tidak hanya 1 tempat saja. Barangkali 3 - 4 tempat yang sudah dilengkapi dengan beberapa foto, penjelasan, harga dan hal - hal lainnya. Dengan menyodorkan alternatif, maka, ketika client kebingungan mencari pilihan lain, kita sudah siap dengan bahan - bahan tersebut. Dengan adanya alternatif, maka kita bersama dapat menunjukkan kepada client sebuah komparison dari sekian banyak tempat yang kita usulkan. Compare-nya tentu saja dengan semua aspek baik dan buruk, kelebihan dan kekurangan tiap tempat, dengan demikian, client dapat lebih leluasa memilih tempat setelah melihat perbandingan tersebut.

Karena kita adalah manusia dan tidak luput dari alpa, salah dan lupa, maka, dengan mempresentasikan konsepnya dihadapan rekan - rekan yang lain, diharapkan dapat meminimalisir hal - hal yang tidak diinginkan, atau menjawab pertanyaan yang mungkin saja diajukan client, disamping tentu saja menjadi pengingat / reminder bagi kita, untuk mempersiapkan segala kemungkinan yang terjadi sehingga dapat membantu suksesnya presentasi.

Sabtu, Agustus 28, 2010

Buatlah Real Cost Yang Rasional !


Dalam proses kerjanya, perusahaan event organizer sebelum mengajukan anggaran ke client, biasanya membuat estimasi real cost atau boleh juga disebut sebagai biaya produksi. Dari situ, ditambah dengan ekspektasi margin yang diinginkan, baru keluar sejumlah angka yang disebut dengan quotation dan ditujukan kepada client. Pembuatan real cost sangatlah penting untuk mengetahui berapa biaya produksi yang akan dikeluarkan oleh EO untuk project garapannya, dan dari besaran biaya produksi ini, EO dapat menentukan bottom price atau anggaran terendah yang masih bisa ditolerir apabila client menawar gila - gilaan.

Saat bagian creative mempersiapkan konsep dan proposal acaranya, bagian keuangan / budgeting bisa membuat kisi - kisi anggarannya. Bisa juga, setelah konsepnya selesai, desain panggung yang diajukan selesai digambar, baru kita buat realcost. Dari semua elemen kreatif dan content acara yang akan diajukan, dibuatlah sebuah daftar sebagai check list untuk input anggarannya per item, dari item - item yang akan diajukan ke client, bila ada beberapa barang / jasa yang sering digunakan, kita boleh menggunakan acuan harga terakhir negosiasi kita dari acara sebelumnya, tapi, jika sama sekali belum pernah menggunakan barang / jasanya, sangat disarankan untuk menghubungi vendor / supplier tersebut dan memastikan ketersediaan / availability dari tanggal yang kita minta. Karena dengan menghubungi vendor / supplier tersebut, berarti kita sudah mulai bertindak benar dengan mengetahui berapa harga asli mereka. Sehingga, kalau kebetulan client menawar pada item tersebut, kita sudah punya bottom price-nya.

Sayangnya, kadang karena alasan terlalu sibuk atau karena deadline yang cepat, maka anggaran yang dibuat tidak lagi diawali dengan pembuatan real cost melainkan langsung quotation kepada client. Untuk yang ini, menurut saya, merupakan tindakan bodoh, apalagi, kalau ditambah dengan membuat estimasi berdasarkan standard sendiri atau menebak - nebak harga biaya produksinya. Kenapa yang ini merupakan tindakan bodoh ? karena, ketika kita dihadapkan pada keinginan client yang akan mengurangi anggaran pada item biaya produksi tersebut, akhirnya, kita juga menebak - nebak, berapa biaya produksinya dari vendor / supplier. Dan saat client kita menawar dan kita bilang Ok, setelah itu, ternyata harga dari vendor / supplier jauh sekali dari estimasi hasil tebak - tebakan, maka, sudah pasti EO akan nombok, kalau masih bisa disubsidi silang dari item anggaran yang lain, it's ok, tapi kalau tidak bisa? Mau tidak mau akhirnya EO harus mengeluarkan anggaran tambahan agar item tersebut dapat tersedia untuk kepentingan acara client.

Baik dalam pembuatan real cost / biaya produksi serta pembuatan anggaran untuk client, rasional adalah kata kuncinya. Untung gede boleh, tapi jangan terlalu berlebihan. Karena banyaknya perusahaan yang bergerak dalam bidang EO belakangan ini, ditambah dengan client yang makin pintar karena sudah sering buat event, maka, pengajuan anggaran yang tidak rasional, akhirnya merugikan EO itu sendiri karena di beri cap oleh client, sebagai EO yang upgrade basic price terlalu tinggi. 

Jadi, kembali lagi ke posting artikel saya sebelumnya tentang proses brainstorming yang menurut saya sangat penting. Dimana dari proses brainstorming tersebut, pihak - pihak yang bertanggung jawab untuk pembuatan anggaran, dapat memberikan harga pasti dari sebuah item yang harus disiapkan oleh EO. Mungkin saat brainstorming sudah kebayang berapa biayanya untuk item tersebut, namun, harus dipastikan lagi dengan menghubungi vendor / supplier yang bersangkutan, sehingga, kita sebagai EO relatif lebih aman karena anggaran yang kita buat di real cost sudah sesuai dengan nett price dari vendor / supplier. Perkara nanti Vendor / Supplier masih bisa ditawar lagi, tentu saja, akan menambah keuntungan secara finansial bagi perusahaan EO tersebut.

Jadi, buatlah real cost yang pasti, sesuai dengan harga yang diberikan oleh vendor / supplier, baru kita buat Quotation ke client. Sehingga, kita bisa mempertimbangkan untuk memberikan best price kepada client, yang tentu saja, masih menguntungkan bagi kita sebagai EO. 

Kamis, Agustus 26, 2010

Brainstorming, menjadikan EO lebih kreatif


Ketika sebuah perusahaan jasa event organizer diundang oleh client-nya untuk mengikuti briefing sebagai bagian dari proses tender, mulai dari situlah, event organizer / EO bekerja dengan eksplorasi ide guna membuat konsep yang ok. Saat masih briefing saja, mungkin kita sudah memiliki bayangan akan dibuat seperti apa acara client kita ini.
Eksplorasi ide yang baik, akan lebih baik lagi apabila didukung dengan brainstorming atau dalam bahasa Indonesia yang kaku dan baku sama saja dengan Curah Gagasan. Dimana pada proses ini, kita sebagai bagian creative atau bagian yang lain akan saling support dengan informasi yang mungkin selama ini kita nggak tahu. Proses ini juga dimaksudkan untuk mengukur tingkat kesulitan dari realisasi sebuah konsep, karena barangkali, client kita, tidak memberikan panduan anggaran, menurut mereka anggaran untuk event kali ini adalah unlimited, silahkan kalian berpikir se-kreatif mungkin untuk mengembangkan konsepnya. Dan kalau kita tidak brainstorming, karena bagian kreatif-nya sangat luar biasa, maka, bisa jadi ide-nya sulit diimplementasikan atau bahkan tidak bisa sama sekali diwujudkan.
Brainstorming juga merupakan media bagi anggota team EO untuk saling melengkapi, diantaranya melengkapi data - data penunjang proposal, baik yang oleh creative, budgeting dan juga design. Ketika brainstorming dan benang merah dari pelaksanaan acara client tersebut sudah terlihat, maka, setiap bagian harus mulai aktif dengan inisiatif masing - masing sesuai dengan job desk mereka.
Dia yang pos-nya di bagian budgeting, siap - siap dengan kalkulator untuk menghitung besaran biaya produksi sebelum akhirnya ditambahkan dengan margin, lalu menjadi harga jual client. Bagian Talent sudah siap dengan usulan siapa saja artis yang akan diusulkan dan seterusnya. Sinergi dari tiap pihak ini akan menghasilkan sebuah pengajuan yang lengkap, dimana didalamnya sudah termasuk konsep acara, artis pendukung, desain panggung, area foyer dan penjesan teknis, serta rough roundown. 
Sinergi inilah yang paling penting dalam mempersiapkan sebuah proposal, semua orang terlibat dan memainkan perannya masing- masing. Favorit saya untuk proses sinergi seperti ini, saya temui ketika saya menjadi creative director di Komando Production, biasanya ba'da maghrib menjelang isya, saya bersama anggota team membahas brief client bersama AE, dan disitu, semua orang sudah berperan dengan tugasnya masing - masing. Kenapa ini jadi favorit saya? Karena semua orang sangat bertanggung jawab pada tugasnya masing - masing, berdedikasi dan yang terpenting, saya dan mereka seolah memiliki ikatan batin, jadi apa yang ada di kepala saya tanpa harus saya jelaskan lebih lanjut mereka sudah paham, dan satu lagi, inisatif-nya yang tinggi luar biasa. Ketika saya bilang, "Acara ini dihadiri oleh kurang lebih 450 orang, client-nya nggak mau pake tempat di pinggir danau..."
Keesokan harinya, di meja saya, sudah ada penawaran dari 3 tempat yang berbeda untuk diajukan sebagai bagian dari usulan ke client. Luar biasa untuk team saya di sana! Dari hasil ngobrol - ngobrol selepas maghrib ini juga, saya banyak mendapatkan masukan dari mereka tentang ide sebuah acara, dan tentu saja, jadi lebih variatif, karena saya dan setiap individu memiliki dunia yang berbeda. Hal - hal yang barangkali tidak terpikirkan, karena kita brainstorming dengan anggota team yang mumpuni, akhirnya terpikirkan ide luar biasa yang tentu saja harus bisa untuk dieksekusi setelah mempertimbangkan perihal teknis.
Maka dari itu, jangan sepelekan proses curah gagasan ini. Jangan dijadikan seperti meeting formal, buat suasana yang rileks, lupakan sejenak struktur jabatan di kantor, tapi, juga jangan lantas terlena, dan menjadikan brainstorming jadi pembicaraan gosip dan joke sehingga hanya menghasilkan suara ketawa yang keras tanpa ada solusi apa - apa untuk diajukan ke client. Karena saya pernah mengalami sebuah proses brainstorming di sebuah perusahaan eo, dimana anggota team-nya hanya manggut - manggut mengikuti apa kata bos-nya, bahkan meeting diisi dengan obrolan mengenai gosip yang nggak jelas. Waaaah, kacau! Lingkungan seperti itu, lambat laun akan membuat kita bodoh dan statis dalam level yang sama. Semoga itu bukan kita ya?!

Rabu, Agustus 11, 2010

Indonesia Business Event, blog untuk sharing dunia Event


Indonesia Business Event, inilah salah satu blog dimana saya menjadi kontributornya. Blog ini sendiri dikelola oleh beberapa jurnalis dan expert yang berkecimpung dalam bisnis event dan juga majalah Venue, majalah yang mengkhususkan diri pada pembahasan seputar event.

Dari penjelasan salah satu pengelola blog ini, blog ini merupakan salah satu media bagi beberapa teman di majalah Venue, untuk mengupload artikel - artikel mereka yang tidak dapat tempat di majalah Venue. Tentu saja, karena tidak dapat tempat bukan karena alasan artikel-nya jelek dan useless, lebih karena keterbatasan kolom di majalah tersebut.

Jadi, bagi anda yang ingin belajar lebih banyak mengenai event, termasuk pembahasan mengenai dunia pariwisata, mari kita kunjungi blog yang beralamat di http://bisnisevent.blogspot.com

Kamis, Agustus 05, 2010

Tips singkat sebelum mereferensikan tempat dan artis


Pada tanggal 2, 3 dan 4 Agustus 2010 lalu, saya bersama teman - teman, baru saja menyelesaikan eksekusi event dealer gathering dari sebuah perusahaan leasin.g. Sesuai dengan temanya "Dazzling Draw" ini merupakan sebuah ajang apresiasi untuk para dealer dengan konsep mengadu keberuntungan dalam sebuah undian berhadiah. Acaranya sendiri bertempat di Ballroom Swiss Bel Hotel, Gunung Sahari, Jakarta, dimana ruangan yang kami gunakan adalah Jasmine 1 dan Jasmine 2. Hotel ini memiliki 3 ballroom yang disekat dan dapat dijadikan satu, dengan kapasitas mencapai 500 orang dengan set theater style.

Dari beberapa hari rangkaian acara, termasuk proses produksi, ada beberapa hal yang menjadi catatan saya, dan mungkin berguna untuk teman - teman, sebelum memutuskan sebuah tempat atau artis pendukung acara. Inilah dia ;
1. Sebelum memilih tempat penyelenggaraan acara, ada baiknya melakukan survey terlebih dahulu, khususnya menyangkut proses loading dan akses dari loading dock menuju area acara utama. Beberapa hotel memiliki area loading yang cukup nyaman dengan pengaturan dan proses yang sederhana, tapi sebaliknya ada juga yang rumit. Ada beberapa tempat yang memiliki ketinggian ceiling di loading dock yang tidak cukup apabila mobil truck masuk, sehingga harus menggunakan pick-up. Selain itu juga ada beberapa tempat yang memiliki area penempatan genset yang jauh, sehingga memerlukan kabel power yang sangat panjang dan hal itu, haruslah dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada vendor penyedia genset agar tidak terjadi masalah.

2. Setelah mempertimbangkan aspek teknis tersebut, karena kebanyakan client berorientasi pada anggaran, khususnya food and beverages di hotel, ada baiknya untuk membawa client langsung ke pihak venue, atau banquet manager untuk bernegosiasi langsung dengan pihak hotel, agar mendapatkan best price. Kunjungan langsung client ke venue dengan menemui banquet manager akan memberikan kesan yang berbeda, dan biasanya banquet manager lebih dapat memberikan special price langsung kepada client ketimbang kepada EO.

3. Nah, berikutnya adalah soal pengisi acara. Untuk acara dealer gathering, apalagi yang sangat segmented, seperti dealer - dealer produk leasing kendaraan bermotor, yang didominasi oleh Chinese, maka pengisi acara harus benar - benar sesuai dengan profile mereka. Tidak harus penyanyi mandarin juga, bisa juga penyanyi profesional pop indonesia, namun, selipkan beberapa lagu mandarin sebagai inserting.

4. Ini bagian penting sebelum anda memutuskan artis pengisi acara, kalau anda membuat sebuah pagelaran musik berupa konser yang dihadiri oleh anak muda maka mengundang artist dengan lagu - lagunya yang sedang populer sangatlah layak untuk dipertimbangkan, namun, untuk acara dealer gathering seperti acara yang saya ceritakan, maka, yang paling penting adalah interaktif. Artis pengisi acara haruslah interaktif, bukan cuma menyanyikan lagu mereka dan mengajak audiens sing a long, karena para dealer ini merupakan orang - orang yang pasif, games interaktif yang dibawakan oleh artis pendukung acara dengan konsep "hiburan orang dewasa" biasanya lebih menarik. Jadi, jangan buang uang client secara percuma hanya untuk membayar artis yang mahal namun tidak interaktif.

5. Bila event-nya adalah sebuah ajang penghargaan, pengundian dan sejenisnya, maka, sangat dipertimbangkan untuk menggunakan jasa band pengiring yang profesional, yang dapat memberikan ilustrasi musik pada saat acara pembagian award, hadiah dan sejenisnya, karena dengan bantuan ilustrasi musik dari mereka, maka acara pengundian, pemberian award dan sejenisnya, akan menjadi sangat hidup.

6. Jangan pilih MC yang populer tapi Bloon, wkwkwkwk...he..he..he..tidak selamanya MC yang sudah kondang adalah MC yang pintar, dari pengalaman saya, ada beberapa nama yang sudah populer, namun bloon karena sering lupa dengan urutan acara, bahkan ada juga yang salah menyebutkan nama VIP Guest dan jabatannya. Sebelum memutuskan menggunakan MC, ada baiknya ada melihat secara langsung performance MC tersebut atau mintalah sebuah rekaman video saat MC tersebut tampil.

Nah, beberapa catatan tersebut, semoga bermanfaat untuk teman - teman sebelum menggelar sebuah acara, khususnya sebelum mereferensikan tempat dan artis pendukung acara. Saya akan update lagi beberapa informasi berikutnya dalam waktu dekat ini, jadi keep on this blog !