Senin, Juni 21, 2010

Cerita acara di Jakarta Fair - PRJ 2010


Hampir 1 minggu ini, saya bersama team stand by di Pekan Raya Jakarta, atau Jakarta Fair. Ini merupakan ajang pameran terbesar di Indonesia. Dengan durasi acara yang mencapai 32 hari, Jakarta Fair tidak bisa dipungkiri merupakan salah satu exhibition dengan durasi penyelenggaraan acara terlama di Indonesia. Karena pelaksanaannya yang lama itu, EO harus mampu terus berkonsentrasi mempersiapkan semua kebutuhan acara dan mengorganisasikannya dengan sangat baik selama 1 bulan lebih itu.

Awalnya, ada celetukan yang bilang "diawal, kita harus mengacu pada rundown, selebihnya kita rock n roll aja," mungkin ada benarnya juga, tapi, ada salahnya juga tuh. rundown selama pelaksanaan di ajang exhibition ini, memang merupakan panduan kita, tapi, kita juga harus menyesuaikan juga dengan kondisi di lapangan.

Bukan tanpa sebab kalau kita harus menyesuaikan dengan kondisi di lapangan, Jakarta Fair bukanlah sebuah exhibition yang penuh keteraturan seperti Indonesia Motor Show di JCC kala itu misalnya, dimana setiap peserta harus berkoordinasi satu dan yang lain ketika akan memulai acara di stand booth-nya. Di Jakarta Fair, hampir semuanya memulai acara bersamaan, bayangkan ketika anda sedang running event anda, tiba - tiba, stand booth di depan anda pun mengeluarkan dancers yang disusul dengan MC. Kegaduhan adalah hal yang terjadi ketika kejadian itu terjadi. stand booth a menggelar event, stand booth b juga, waaaah, tanpa koordinasi begini, akhirnya yang dirugikan pengunjung, karena akhirnya, mereka tidak dapat menyimak salah satu acara dengan baik. Yang terjadi adalah adu power sound system, Kawasaki misalnya, dengan content hiburan band - band kampus dilengkapi dengan speaker gantung merk rhyme, sementara Adira Finance yang ada di sebelahnya harus merelekan sound kencang dari kawasaki mengganggu mereka.

Untungnya saya bersama team berlokasi di belakang mereka. Jadi tidak terlalu dekat dengan kebisingan yang dikeluarkan oleh keduanya. Meskipun demikian, saya terganggu dengan audio system dari helm NHK yang berada tepat di depan stand booth saya. Walau hanya dengan 2 speaker monitor, namun posisinya yang mengarah ke depan tepat di depan stand booth saya, cukup juga mengganggu konsentrasi MC dan audiens.

Akhirnya, rundown tetap jadi panduan saya dalam menjalankan setiap acara di jam - jam peak, meskipun begitu, waktu dimulainya acara, saya bersikap fleksibel, menunggu kompetitor usai menjalankan acaranya atau menunggu saat dimana area jalanan depan stand booth saya ramai, namun sedikit orang yang berada di dalam area stand booth. Hal ini sangat saya perhatikan, karena kepentingan client adalah penjualan, dan ketika kita menjalankan acara dengan MC dan content pendukung lain, secara otomatis, para pengunjung enggan untuk masuk ke dalam dan hanya menyimak acara dari luar stand booth. Kebiasaan - kebiasaan para pengunjung, keinginan dan harapan client, juga menjadi pertimbangan tersendiri bagi saya team sebelum memutuskan kapan acara harus dimulai.

Ok, untuk sementara update blog saya sampai disini, saya sedang mengorganize stand booth produk otomotif di area Open Space 2 no. 12, nanti saya sambung lagi.