Selasa, Maret 30, 2010

Acara Pers Conferences yang jadi talkshow santai













Jajaran Direksi dari PT. Daikin Airkon berfoto bersama sesaat setelah peluncuran produk terbaru AC Daikin 1/2 PK dan 3/4 PK. Seakan nggak mau kalah, Presiden Direktur PT. Daikin Airkon juga ikut mengabadikan moment bersama wartawan. 
===============

Rabu, 24 Maret 2010, jam 07.00 WIB saya bergegas berangkat ke arah Casablanca, Kuningan, Jakarta. Di sebuah marketing gallery dari apartemen bernama Casa Grande, sebuah acara pers conference yang dibarengi dengan peluncuran produk atau product launching akan diadakan. Adalah PT. Daikin Airkon yang berencana menggelar acara tersebut, produk yang akan diluncurkan adalah sebuah Air Conditioner khusus untuk residensial / pangsa pasar perumahan, dan ini bukan merupakan main target market mereka, karena Daikin sudah cukup populer untuk kalangan industrial sebagai penyedia AC berkapasitas besar. Lewat pers conferences inilah Daikin ingin mempublikasikan kehadiran produk AC terbaru mereka, uniknya, AC ini berkapasitas kecil, 1/2 PK dan 3/4 PK. Setidaknya itulah brief yang saya terima, maklum saja, karena bertugas sebagai show director, saya tidak ikut pada pembahasan - pembahasan di awal mengenai project ini, yang saya tahu, ketika project ini goal, maka ini akan jadi kerjaan saya berikutnya.

Sekilas tentang Casa Grande, awalnya agak suprised juga ketika sebuah acara pers conferences dari sebuah product, diadakan justru dengan status tempat "bukan milik sendiri" atau bukan di ballroom hotel, restaurant/cafe dan sejenisnya. Casa Grande Marketing Gallery adalah sebuah tempat yang dikhususkan untuk aktivitas pemasaran dari team marketing Casa Grande. Tempatnya sangat cozy, kesan elegant dan wah, sebagai sebuah marketing gallery sangat terasa ketika kita masuk ke area lobby. Ukuran tempatnya pun tidak terlalu kecil, estimasi saya, sekitar 300 - 500 orang bisa ditampung di tempat ini. Informasi terakhir yang saya dapat, ternyata Marketing Gallery ini memang diset khusus sebagai venue event, khususnya event dengan target market A dan B+, tapi, sang marketing, tidak menjelaskan secara detail tentang pola kerjasama yang dilakukan jika kita ingin menggunakan tempat ini. Deretan sofa mahal, berjejer rapi, sesaat setelah masuk. Sisi kiri adalah contoh unit apartemen yang akan mereka jual, lengkap dengan elektronik dan furniture yang telah terpasang rapi.

Kembali ke acara, rangkaian acara diawali dengan registrasi dan ramah tamah, beberapa rekan journalis sudah tampak mengisi buku tamu, sambil menyeruput kopi dan teh serta beberapa kudapan ringan yang disajikan. Alunan musik perlahan menemani obrolan para jurnalis termasuk beberapa board of director dari Daikin Airkon. Beberapa rekan media, wajahnya sudah t idak asing lagi, beberapa diantaranya wajah - wajah baru yang belum sempat saya kenal.

Saya kemudian bergegas menuju area belakang panggung, untuk membahas detail rundown bersama PIC MC dan juga MC-nya. Kebetulan MC-nya adalah Manager PR di salah satu perusahaan elektronik juga, dan sudah cukup dikenal para wartawan, khususnya desk elektronik/gadget dan home appliances. Usai pembahasan mengenai rundown, saya bergegas ke area FOH. Mas Yudha dari Studio K sebagai vendor sound system serta Mas Yudi dari visual, sudah siap sejak tadi. Sebelumnya, saya sudah sempat mencoba mick, podium mick dan juga beberapa materi visual yang akan diputar.

Singkatnya, kita mulai acaranya, setelah menunggu agak lama, karena ada beberapa tamu yang ditunggu, salah satunya adalah perwakilan dari Femina Group yang kebetulan mendapatkan award sebagai konsumen paling loyal yang sudah sekian puluh tahun menggunakan AC Daikin. BOD dan management dari Daikin Aircon segera merapat dan menuju tempat duduk yang sudah disiapkan, acara pun dimulai dengan pemutaran video opening, untuk kemudian diakhiri dengan masuknya pembawa acara.

Pembawa acara masuk dan sedikit intro, untuk kemudian mengundang Direktur Utama Daikin Aircon untuk memberikan kata sambutan. Sambutan nggak terlalu istimewa sih menurut saya, karena BOD-nya masih terpaku pada teks yang sudah disiapkan, tapi, ya ok-lah, ini urusan mereka, meskipun, saya kurang suka melihat BOD yang memberikan speech dengan terpaku pada teks yang siap baca tanpa sedikitpun improvisasi. Usai speech, tak lama MC memandu untuk proses unveiling, sederhana saja, unveiling kali ini dilakukan oleh beberapa BOD dengan menekan tombol secara bersamaan, lalu video unveiling diputar dan di bagian backdrop akan berubah dengan tagline baru mereka. Usai itu, foto session bersama para jurnalis diatas panggung disusul dengan sesi photo khusus dengan latar belakang produk terbaru yang diluncurkan. BOD, khususnya Bpk. Urip sebagai chairman PT. Daikin Aircon, ternyata sangat humoris, ketika para jurnalis mengambil gambar, dia nggak mau kalah. Dikeluarkannya kamera pocket miliknya dan jadilah wartawan yang sedang mengabadikan moment itu, terekam dalam gambar dari kameranya. Hal ini terus berlanjut dalam sesi pers conferences dan tanya jawab, humor-humor segar yang dibuatnya, membuat acara pers conferences ini jauh dari kesan formal. Ini sudah seperti talkshow santai yang didominasi dengan candaan ringan, namun tetap tidak melupakan esensi dari sebuah acara pers conferences.

Masih ada beberapa hal lagi yang dilakukan olehnya, yang menghasilkan suasana yang cair, tanpa batas antara jurnalis dan BOD sebagaimana biasa terjadi pada pers conferences. Apa saja itu? nanti saya lanjut lagi ya. Saya harus sudahi dulu tulisan ringan ini, karena harus menyiapkan materi presentasi konsep acara, yang siang ini akan dipresentasikan. Semoga sukses buat teman - teman semua, juga buat saya dong!

Jumat, Maret 19, 2010

Jeli memilih EO!



Pertengahan bulan Maret ini, load kerjaan saya sebagai event organizer, sangat padat. Bukan karena banyak event, tapi banyak prospek yang akan jadi event ( amiin ). Setidaknya ada 4-5 prospek yang harus segera digarap, dua diantaranya sudah selesai di presentasikan, dan salah satunya adalah billing terbesar yang pernah saya buat, insya allah jadi project.

Profesi Event Organizer makin menjadi ramai belakangan ini, karena, semua orang yang sempat berurusan dengan event, entah sebagai apa, beberapa mengklaim dirinya sebagai Event Organizer. Tapi, nggak semuanya bersikap profesional sebagaimana event organizer harus bersikap kepada client-nya dan pihak pendukung. Dari salah satu milis, ada client pengguna jasa EO yang marah besar, complaint habis-habisan karena ia merasa ditipu dengan orang yang mengklaim dirinya sebagai EO.

Tidak ada standarisasi resmi dari profesi ini, memang menjadi celah, buat oknum oportunis yang hanya mencari keuntungan sesaat. Meskipun ada beberapa penggiat bisnis ini yang sudah mulai mempersatukan diri dengan membuat komunitas EO, namun, secara legal, standarisasi itu tak pernah ada. Kalaupun ada, khususnya bagi exhibition organizer atau mereka yang konsisten dalam bisnis MICE.

Seolah mudah mengorganisasikan sebuah acara, ketika kita melihat dari kacamata orang awam, memang benar! Karena kita lihat semuanya berjalan dengan baik, flow sebuah acara mengalir lancar, ( sisi penikmat ), tapi bisakah anda bayangkan betapa rumitnya pengorganisasian sebuah acara besar, betapa berisiknya channel HT yang digunakan untuk komunikasi, bahkan tak jarang, cacian dan seisi kebun binatang keluar, hanya untuk mempertegas bahwa team EO harus mampu menampilkan yang terbaik, tanpa cela sedikitpun diatas panggung.

Karena itulah, bagi anda yang ingin memilih event organizer untuk mengorganisasikan acara anda, mari lebih teliti dan lebih jeli, dalam melihat rekam jejak calon EO yang akan anda pilih. Buktikan keabsahan apa yang ia sampaikan secara detail, perjelas event apa saja yang pernah ditangani, kalaupun ia adalah seorang profesional, di bagian mana saat event itu ia bertanggung jawab. Dengan begitu, oknum oportunis yang mengklaim sebagai EO tapi tak lebih dari sekedar perantara, tidak lagi mendapat celah untuk menipu anda dengan pekerjaan yang tidak profesional dan mengecewakan. Mari kita buat waktu kita untuk lebih banyak belajar menjadi profesional, menjadi EO yang membayar kepercayaan client-nya dengan pekerjaan yang membuat senyum mereka mengembang puas.

Jumat, Maret 05, 2010

Say cheese? Bukan...

Hai, hai, apakabar semuanya. Hope everything fine! Fine-laaah, kalau kata orang Singapore :D. Setelah sekian lama berkutat dengan pembuatan konsep event baik gathering dan lain sebagainya, tempo hari dapat tantangan baru untuk membuat sebuah suguhan gathering bagi produk makanan, sebuah produk keju yang benar - benar baru, berencana untuk launching dan gathering di area Bandung dan Surabaya. 
Say Cheese? Awalnya ini yang sempet kepikiran, tapi, thanks God, ada Adi, rekan yang cukup internet maniac ini, memberikan masukan bahwa Say Cheese merupakan tematik yang sudah identik dengan salah satu brand keju yang sudah populer. Jadilah, saya putar otak lagi, cari ide baru sebagai umbrella dari activity-nya. Finaly! 
Say Cheeese! Ketemu juga, satu hal yang cukup rasional dan sangat masuk akal, didapat dari psikologis manusia, wow...
dan hari ini, jumat, 5 maret 2009, Proposal Acara akan dipresentasikan kepada client...so guys..wish me luck ya!