Kamis, Januari 21, 2010

Acara EO ; Dealer Gathering tematik Spanyol

Sampai akhirnya,
beberapa kali ae yang jadi patner saya, bilang bahwa ia kehilangan kontak dengan clientnya itu. "Kalo di telp nggak diangkat - angkat yud" katanya dengan nada setengah pasrah. Tapi, kalau memang rezeki kita nggak kemana ya. Cuma masalahnya, rezeki yang gimana? maksudnya rezeki yang didapat dengan ngerjain project yang preparation-nya lebih lama atau kurang lebih cukup dengan waktu, atau yang sangkuriang gitu?

Bener deh, kejadiannya adalah project sangkuriang, bukan semalem jadi sih, cuma agak shock aja ketika client memutuskan EO yang dipilih adalah kita dan event-nya confirm running di tanggal 12 Januari 2010. Pilihan venue-nya cuma 2, Novotel Mangga Dua atau Sheraton Media. Dua area tadi sengaja dipilih langsung oleh client dengan mempertimbangkan bahwa dealer yang akan datang ke acara ini, kebanyakan berbisnis di kawasan Mangga Dua, Glodok, Kota dan sekitarnya, disamping juga sudah jadi kebiasaan para dealer luar Jakarta untuk menginap di hotel - hotel pada area yang tidak jauh dari Mangga Dua.

Terus terang, dengan komposisi sebagai berikut : (a) jumlah dealer yang diundang adalah 240 orang (b) secara design stage yang dibuat oleh designer stage handal berambut gimbal itu yang memiliki konstruksi ketinggian yang cukup tinggi serta penggunaan screen yang harus ditembak projector mengharuskan kita menggunakan venue yang luas didukung dengan ceiling yang tinggi (c) beberapa kali, saya dan team sudah pernah mengadakan acara di Novotel Mangga Dua, bahkan sebelum hotel itu secara resmi membuka ballroom mereka, kita yang pake pertama kali. Jadi dengan beberapa komposisi tersebut menjadi pertimbangan bagi kami sebagai EO untuk mereferensikan Novotel Mangga Dua.

Sayangnya, Novotel Mangga Dua pada tanggal tersebut sudah fixed tidak bisa digunakan, akhirnya Sheraton Media yang terletak di Gunung Sahari menjadi venue dari acara tersebut. Kekurangan dari ballroom di Sheraton Media adalah ukurannya yang terlalu kecil, ceiling yang tidak terlalu tinggi, sampai - sampai ukuran panggung yang sudah didesain terpaksa di redesain dengan ukuran yang baru, dan penggunaan screen dengan sistem projector yang ditembak dari belakang juga tidak dapat diaplikasikan di tempat ini.

Solusi terbaik untuk screen sebagai central dari stage, awalnya akan disiasati dengan penggunaan screen yang memakai projector tembak dari depan, namun, bagian produksi, memberikan ide cemerlangnya dengan menyebut Orion sebagai solusinya. Kelebihan Orion adalah karena ia merupakan TV Wall, sehingga tidak diperlukan projector. Permasalahannya adalah Orion karena merupakan penggabungan beberapa TV yang dijadikan 1 ada list atau frame yang memotong, memang tidak terlalu mengganggu karena ukuran list yang tidak mencapai 3 milimeter.

Dan sangat bersyukur sekali, dengan kondisi waktu yang mepet, saya harus akui bahwa client kita kali ini merupakan client yang sangat kooperatif dan bisa mengambil keputusan dengan cepat tanpa prosedur yang ribet dan bertele - tele. Terimakasih juga pada teknologi yang sudah menjadikan proses komunikasi menjadi cepat. Setiap kali ada update info dari client langsung mengirimkannya by email.

Akhirnya, acara tersebut berlangsung dengan ....

Minggu, Januari 17, 2010

Acara Dealer Gathering tematik Spanyol, jadi ...


Dealer Gathering dari beberapa perusahaan yang menjadi client EO memang banyak diadakan di bulan Januari 2010 ini, mungkin lebih pas kalau dibilang awal tahun 2010. Setidaknya ada 3 event dealer gathering yang saat ini sedang on progress atau lebih pasnya sih dalam tahap pitching dan 2 lagi event-nya sudah berlangsung.

Saya merasa jenuh sebenarnya dengan konsep - konsep acara dealer gathering, karena secara content, sudah pasti sama dari tahun ke tahun, hanya saja pengemasannya yang berbeda. Mungkin para dealer yang ikut berpartisipasi dalam ajang annual sales program di perusahaan tempat mereka menjadi dealer, pun merasakan hal yang sama, hadiah yang sama, program yang sama dari tahun ke tahun. 
Makanya, saya agak excited juga ketika Astrindo Senayasa, distributor untuk produk Asus dan Intel beberapa minggu lalu memberikan brief event yang agak menantang, mereka mau bikin gathering dengan konsep Spain atau Spanyol. Secara nuansa, tradisi dan budaya Spanyol yang kaya nilai artistik, kegembiraan dan semangat untuk menjadi pemenang, mungkin terasa masih awam dan hanya singgah dalam imajinasi, karena terus terang, saya belum pernah tuh bikin konsep Spain.


Dan dari research kecil - kecilan, saya menemukan sebuah benang merah yang cukup memiliki korelasi antara Spanyol dan semangat para dealer untuk terus berkompetisi dalam annual sales program mereka. Masalahnya adalah, saya tidak paham sama sekali, kata - kata dalam bahasa spanyol, dan memperkuat tematik, saya harus menggunakan tema yang diambil dari bahasa Spanyol dan memiliki hubungan erat dengan semangat kompetisi. 


Dari sebuah program translation English to Spain akhirnya saya menemukan kalimat yang pas dan cukup representative untuk dijadikan sebagai tema acara. 


Ketika tema sudah ditemukan, content sebagai perwujudan dari tema tersebut juga sudah didapatkan, mulailah masuk ke desain stage. Stage designer handal yang jadi mitra saya, untungnya dapat dengan cepat mengaplikasikan brief yang saya terima ke dalam bentuk stage dan area foyer, sehingga diperlukan waktu sebentar saja, untuk jadi desain keseluruhan, sudah termasuk ilustrasi di foyer akan apa saja aktivitas yang dibuat disana. 


Singkat cerita, proposal konsep acara termasuk dengan budget sudah jadi, dan siap untuk dipresentasikan. Waktunya presentasi nih!


Saya membayangkan presentasi dengan sambutan dan antusiasme yang hangat dan responsif dari clientnya, meskipun pada kenyataannya nggak seperti itu juga ; he...he..he.., ( ini ajaran memainkan mind-set yang bagus, meskipun kadang hasilnya nggak sesuai imajinasi kita... ) 


Dari konsep ada beberapa hal yang dipertanyakan, dan sekilas, saya menangkap ada beberapa hal yang memang tidak cukup kuat mewakili konsep Spanyol, khususnya elemen desain panggung, masih terlalu bergaya meditera nia ketimbang Spanyol, akhirnya ...


Setelah semua direvisi, client hanya meminta materi dikirimkan dalam bentuk soft copy dan hard copy tanpa meminta untuk presentasi ulang, dan itu sudah dilakukan 1 minggu kemudian. 


Setelah itu, saya nggak terlalu mikirin sampai waktunya agak lama dan mendekati tanggal yang direncakan untuk pelaksanaan event tersebut, saya pikir sih tadinya nggak dapat, karena, biasalah, bikin proposal EO begitu saya nothing to lose aja. 


Jadi diam, menunggu, dan nggak jelas,.....

Senin, Januari 04, 2010

Joke sebagai reminder kita ke client


Anjing! Babi! Haram hukumnya bapak ibu! joke konyol itu masih saja saya ingat! Dari seorang AE yang saat ini sedang merapat lagi ke barisan. Atau saya copy dari http://kucoratcoret.blogspot.com sebuah image tentang candaan khas orang Sunda. Lumayan menghibur.

Candaan, joke, komentar jail nan iseng, ternyata, punya kesan tertentu yang akhirnya bisa menjadi memorable things pada benak client, pada akhirnya, meskipun dia ingat kita karena candaan, tentunya langsung masuk ke memori client, bahwa profesi kita adalah EO, artinya apa?

Banyakin dech stock joke kita, soalnya joke itu bagian dari cara kita mencairkan suasana. Atau, cerita yang satu ini sih, cuma buat dibagiin aja, nggak perlu dicontoh, meskipun cukup ampuh juga untuk jadi reminder client pada diri sahabat saya.

Dirjo, unit manager di Komando Divisi PH, karena tugasnya yang jadi unit, kalau di EO itu sama dengan bagian produksi yang bertugas mengkoordinasikan semua kebutuhan produksi mulai dari perizinan, venue, equipment dan lain sebagainya. Satu hari Dirjo ditugaskan untuk mencari lokasi shooting untuk sebuah program reality show yang sedang digarapnya, lokasi yang dianggap pas adalah sebuah unit rumah contoh pada sebuah project properti. Untuk dapat izin dia harus ketemu dengan marketing & promotion manager dari project properti itu, dia pun berjalan ke arah kantor marketing, secara kebetulan kantor marketing perumahan itu, sebuah bangunan yang didominasi dengan kaca. Kacanya bersih bukan kepalang dan kelihatannya transparan alias nggak ada kacanya, dia jalan dengan yakinnya, lalu..Gubrak... dia nabrak kaca, kontan seisi kantor marketing pada ketawa dan secara kebetulan Marketing and Promotion Manager yang hendak ditemui juga ada disitu.

Akhirnya, dia berhasil menciptakan satu moment yang nggak akan dilupain sama Marketing and Promotion Manager tadi, meskipun agak memalukan, tapi ada manfaatnya juga lho. Denger - denger cerita, beberapa bulan kemudian, si Marketing and Promotion Manager tadi, menghubungi Dirjo untuk minta bantuan pembuatan video profile dari perusahaan pengembang tersebut.

Wow! Luar biasa kan efeknya? Kalau nggak malu sih, boleh juga tuh dicontoh :)