Sabtu, Desember 04, 2010

Presentasi di November, berharap confirm di Desember ini

Lama nggak nulis buat blog sendiri :) Banyak kesibukan saya belakangan ini yang membuat saya harus sedikit melupakan blog ini, maklum saja, ada beberapa prospek yang berpeluang untuk menjadi project EO di bulan Desember ini, menuntut saya harus ekstra cepat mempersiapkan pengajuan konsep dan anggaran untuk mereka. Meskipun, sampai saat saya menulis postingan ini, belum ada juga yang konfirm :) Waduuuh, padahal sudah sebentar lagi acara terdekat di bulan Desember, tanggal 10 lho! Itu artinya tersisa waktu kurang dari 1 minggu untuk mempersiapkan segala sesuatunya, padahal menurut client saya, semua konsep dan susunan acara rough yang diberikan kala saya presentasi, sudah ok, yang nggak ok, hanyalah anggaran. Sebenarnya bukan nggak ok juga sih, tapi karena direktur keuangan yang memutuskan mengenai anggaran sedang cuti dan baru mulai kerja di hari senin tanggal 6 Desember, itupun kalau yang bersangkutan masuk, sementara lihat deh tanggal, tanggal 7 itu libur nasional dalam rangka merayakan tahun baru Islam.

Kadangkala, client memang menganggap remeh atas jasa event organizer, mereka pikir, dalam waktu yang mepet pun semua bisa dikerjakan oleh EO. Kalau kita sih bisa dan nggak bisa, tentu saja tergantung dari kemampuan diri kita sendiri, karena, cuma kita yang bisa mengukur kesiapan kita dalam menjalankan dan mempersiapkan sebuah acara. Kadang, dilema juga menghadapi client yang berpola pikir seperti itu, kalau keseringan follow up, juga nggak enak, yang paling enak, melupakan sejenak dan memperlakukan client kita seperti teman, ajak makan siang! Beban moril sedikit buat dia, masa iya sudah di treat makan siang gratis di tempat yang jadi favoritnya, projectnya nggak jadi sama kita :) Tapi belum tentu juga sih, itu semua kan tergantung dari decision maker, masalahnya, siapa yang kita ajak makan :)

Bisnis jasa seperti Event Organizer memang menuntut kita untuk bisa bawa diri di depan client, bisa flexibel ngikutin maunya client, tapi jangan kebablasan sampai benar - benar ngikutin maunya client yang menurut kita sudah nggak mungkin. Harus smart juga untuk mempertimbangkan yang mana yang harus diikuti dan yang mana yang harus ditolak secara halus. Pengalaman dan feeling-lah yang akan jadi panduan kita untuk mempertimbangkan hal tersebut. Ok, semoga bulan desember ini beberapa prospek dari presentasi yang sudah dilakukan di bulan November akan menjadi project confirmed dan running di bulan ini. Sukses juga buat teman - teman semua.

Jumat, November 05, 2010

Buka Mata di Kantor Client !



Ini tips sederhana sebenarnya, tapi, sayangnya, banyak yang melewatkan. Pernahkan anda bersiap untuk mempresentasikan konsep anda dihadapan client, ketika tiba di kantornya, client ternyata belum datang dari makan siang misalnya, atau masih meeting, yang membuat anda menunggu beberapa saat di area lobby atau ruang tunggu dari kantor client tersebut. Atau, kalau client sudah memanggil dan anda terburu - buru, apakah anda pernah mengamati beberapa bagian dari interior ruang kantor client ?

Kalau kita presentasi ke tempat client dan judulnya, ini adalah client yang baru pertama kali bertemu dengan kita, atau client yang baru pertama kali mengundang kita untuk berpartisipasi dalam proses tender pekerjaan organizing event, maka, " Buka Mata di Kantor Client " adalah sebuah hal yang cukup menarik untuk kita lakukan dalam rangka menyelami lebih jauh tentang perusahaan client.

Buka mata disini, bukan berarti kita celamitan lho! Maksudnya disini adalah, kita harus melihat dengan jeli bagian - bagian tertentu dari ruangan kantor client, yang dapat menambah pengetahuan kita tentang produk dan perusahaan client, yang pada akhirnya, akan menambah bahan pembicaraan saat kita berhadapan dengan client.

Curi curi pandang sesaat ini, sering saya lakukan, ketika untuk pertama kalinya, saya bertandang ke kantor client tersebut, ataupun baru pertama kali  diundang client, dan secara kebetulan informasi tentang produk dan perusahaan client tidak banyak tersedia di internet ataupun kurang eksposure dari media lain. Pengalaman saya waktu itu, saya sudah terima brief dari rekan AE yang dilanjutkan dengan curah gagasan, lalu proposal dan anggaran sudah siap untuk dipresentasikan. Produknya adalah produk hair care / perawatan rambut, dimana, kebanyakan dari orang - orang yang bekerja di tempat itu, memiliki semangat dan dedikasi yang cukup tinggi pada perusahaan untuk mengembangkan penjualan dan image produk. Perusahaan dengan budaya kerja yang sangat menghargai karyawan sebagai bagian dari aset perusahaan ini, kerap mengadakan pelatihan baik soft skill dan hard skill, juga kerap mengadakan program untuk peningkatan team work berupa outdoor activity. Tapi sayangnya, source dari perusahaan ini di internet, masih agak terbatas kala itu.

Informasi tentang budaya kerja dan sejenisnya itu, saya dapatkan kala saya sedang menunggu di ruang tamu mereka yang tidak begitu rapi, karena banyaknya POS yang sedang dipersiapkan untuk dikirim ke branch mereka. Di sisi tembok sebelah kanan, saya lihat ada beberapa informasi yang dipasang di beberapa frame tentang budaya dan etos kerja yang mereka kembangkan. Ada dua yang paling saya ingat kala itu, yaitu Solusi adalah segalanya dan Humoris. Saya juga melihat beberapa poster motivasional yang banyak dipajang di sisi - sisi kosong tembok ruangan kantor mereka.

Berbekal tambahan itulah, saya mulai dengan jurus andalan The Attractor Factor, yaitu, membayangkan saat presentasi nanti akan jadi seperti apa. Tentunya, bayangan yang positif, dimana saya membayangkan client tertawa lepas, ketika saya menyelipkan sebuah lelucon konyol di tengah - tengah presentasi, lalu, saya juga membayangkan client saya memberikan apresiasi dengan bersalaman ramah, dan bayangan berikutnya, adalah sebuah piring yang menyajikan kudapan ringan untuk disantap...ha..ha..ha.

Lalu, apa yang terjadi saat presentasi ? Penasaran ya? Saya akan sambung lagi tulisan ini dalam update berikutnya. Ok guys, thanks for reading and keep learning and watching every detail of your clients!

Senin, November 01, 2010

Kapan Momentum Kita Datang ?

Dalam setiap masalah selalu ada peluang bukan ?! Saya melihat jelas hal itu pada beberapa kasus besar yang mendera bangsa ini. Agak besar skala-nya memang kalau kita ngobrol tentang apa yang terjadi dengan Indonesia belakangan ini, tapi, berbagai kejadian - kejadian buruk yang mendera, ternyata ada pihak - pihak yang dengan jeli melihat itu adalah sebuah kesempatan, itu merupakan peluang, bahkan menjadi turning point yang cukup hebat dan mendadak memutarbalikkan keadaan 180derajat bagi kemajuan perusahaan. 

Kasus tabung elpiji pertamina 3kg yang kerap menelan korban, adalah salah satu contohnya. Semua orang jadi khawatir dan takut menggunakan tabung gas elpiji 3kg, sampai - sampai, adik bungsu saya, menolak untuk menggunakan tabung gas 3kg dan memaksa saya untuk membelikan yang 12kg. Belakangan, salah satu perusahaan yang kebetulan pernah bekerja sama dengan saya, beberapa tahun lalu, Quantum, produsen kompor gas Elpiji sekaligus perusahaan yang memenangkan tender penyediaan kompor gas LPG pada program konversi energi dari minyak tanah ke gas, merilis produk regulator standard SNI dan memberanikan diri untuk promosi melalui TVC. Konsep TVC-nya juga sederhana namun langsung menegaskan akan kekuatan solusi dari masalah tabung gas. Padahal, Saya masih ingat, ketika saya dan team mengerjakan company profile perusahaan ini beberapa tahun lalu, produk regulator mereka sedang diproduksi dan masih dalam taraf pengujian. Dan dalam konteks promosi, ketika saya bertanya dengan salah satu BOD mereka, mereka enggan untuk memasang iklan di TV karena mereka belum percaya diri mengatasi dampak peningkatan pemesanan yang mungkin saja terjadi setelah iklan diluncurkan. Untuk regulator, See! Selalu ada peluang di tiap masalah bukan ? Jadilah solusi dengan menghadirkan produk yang dapat menjawab masalah!

Kalau dalam konteks dunia event organizer, saya belum pernah melihat ada EO yang come up dengan ide luar biasa, misalnya, dengan menyelenggarakan sebuah acara, dimana acara tersebut merupakan sebuah solusi dari permasalahan yang kita hadapi. Let say, masalah kemacetan di Jakarta, sudah banyak pihak yang membahas masalah itu, tapi, adakah yang melibatkan masyakat secara langsung untk memberikan solusi pada masalah itu? Dilombakan dan ada hadiahnya! Djarum Black Innovation Award adalah salah satu event yang menurut saya sangat fenomenal dan simpatik sebagai upaya menggali kreativitas dan Yoris Sebastian sebagai pemilik ide dari event ini, sudah berulang kali menikmati momentum-nya datang termasuk ide “I Like Monday” yang melegenda itu. Bagaimana kalau kita bikin Traffic Jam Solution Award, sebuah event yang melombakan ide yang dapat mengurai kasus kemacetan di Jakarta. Karena selama ini belum pernah diadakan, kita nggak pernah tahu, ide - ide sederhana dan dasyat seperti apa yang dapat mengurai kemacetan di Jakarta, karena selama ini, tugas itu hanya dipikirkan oleh Pemprov DKI bersama Dinas Perhubungan. 

Kenapa kita terus berkutat dengan program yang hanya entertaining namun tidak mendidik, sementara yang bisa dilakukan oleh EO bukan sebatas membuat program hiburan. Bagaimana kalau program edukatif yang sekaligus entertaining dan bisa merubah pola pikir masyarakat? Ada banyak peluang dari setiap masalah yang ada, kendalanya adalah kita selalu membiarkan masalah itu terjadi, tanpa pernah berpikir akan solusinya dan melanjutkan dengan implementasi dari solusi tersebut. Mari kita cari momentum sebagai turning point kita untuk maju melesat bersama ide dashyat!

Rabu, Oktober 20, 2010

Kesuksesan acara tanggung jawab siapa?


Sebagai event organizer dari sebuah acara, sadarkah kita bahwa semua tanggung jawab kesuksesan sebuah acara, tergantung dari kita sebagai eo-nya? Nggak ada alasan EO itu bertindak tidak profesional dengan melemparkan kesalahan pada supplier atau vendor. Kenapa? Karena kita adalah EO, kepanjangan dari Event Organizer, pengatur acara, kitalah yang mengkoordinir semua supplier dan vendor untuk bekerja dalam direction yang kita berikan, kita jugalah yang memilih vendor / supplier untuk menjadi pendukung pada acara. Jadi, tidak ada alasan bahwa itu adalah kesalahan vendor. Kalau anggaran dari client menjadi alasan vendor berlaku tidak profesional, itupun sepenuhnya bukan salah vendor dan salah client karena anggarannya yang minim. Salah EO-nya juga, kenapa mau ambil project dengan anggaran minim ? 

EO bukan sebatas membuat konsep dan mempresentasikan dengan penyampaian dan janji - janji yang lebay:) Kadang, marketing/AE dari EO belum berpikir kapasitas dan kemampuan team produksinya, semua yang diminta, hayooo aja. Ujung-ujungnya, yang babak belur bagian produksi, syukur kalau bagian produksinya sudah mumpuni pada bidangnya, nah kalau belum? Apalagi kalau ternyata anggarannya nggak ada? yang malu siapa ya? 

Ada lagi, bagian lain yang mendukung acara, di luar dari vendor dan supplier, yang kelakuannya konyol. Diundang datang untuk technical meeting, nggak datang, giliran hari H datang untuk check sound dan terima brief dari client biar nggak salah ngomong, eeeh, datangnya pake terlambat. Tidak semuanya, tapi ada beberapa artist dan management-nya, yang menganggap bahwa mereka bisa berlaku seenaknya, tanpa perlu koordinasi dengan EO, semua permintaan mereka harus diwujudkan oleh EO, its a must! Tapi datangnya terlambat, pas di acara, salah ngomong, niatnya baik mau improvisasi, tapi yang keluar dari mulutnya malah nama produk kompetitor. Kalau sudah begini, yang salah siapa? Di mata client, EO yang memegang peranan terbesar dalam menciptakan kesalahan itu.

Sabtu, September 25, 2010

Mari Berlari di acara Jakarta Red Run 10K

Dalam rangka memperingati Hari Jantung Sedunia, Yayasan Jantung Indonesia menggelar “Jakarta Red Run 10K” pada hari Minggu, 3 Oktober 2010. Kalau nggak kuat ikut yang 10K, teman – teman bisa ikutan kategori dibawahnya, “Family Fun Red Run / Walk 3,5K.”

Acara ini diadakan dengan start / finish di Silang Monas Barat Daya, dimana untuk rute lomba 10K akan melintasi Jl. MH. Thamrin dan Jl. Jend. Sudirman, sementara untuk yang Family 3,5K rutenya lebih pendek yaitu hanya sepanjang Jl. Medan Merdeka Selatan, Timur dan Utara.

Raih hadiah uang tunai dan doorprize senilai Rp. 150.000.000,- dan untuk pendaftaran bisa langsung ke beberapa tempat registrasi diantaranya Emporiun Mall Pluit, Fitness & Wellness at Mandarin Oriental Jakarta, Plaza Indonesia entertainment X'nter (eX), Pondok Indah Mall 2, Marketing Podomoro City, Stadion Gelora Bung Karno Pintu III (hanya hari Minggu), Silang Monas Barat Daya (hanya hari Minggu) atau langsung menghubungi kantor panitia di Yayasan Jantung Indonesia, Jl.Teuku Umar No. 8, Jakarta Pusat, Tlp. 021-3909567, 3909176, 3908178.

Senin, Agustus 30, 2010

Siapkan Jawaban Atas Segala Kemungkinan

Sebelum melangkah ke tempat client untuk mempresentasikan konsep berikut dengan anggarannya, ada baiknya, team creative mempresentasikan konsepnya terlebih dahulu dihadapan teman - teman di bagian lain. Disamping untuk mengecek sejauh mana tingkat penyesuaian antara konsep yang dibuat dengan brief yang sudah diberikan client, hal ini juga dimaksudkan untuk memberikan gambaran pada kemungkinan - kemungkinan lain yang bisa saja terjadi pada waktu presentasi. Kemungkinan itu, tentu saja maksudnya ditujukan ke client, kadang secara general konsep yang kita ajukan menarik, namun, implementasi dari konsep masih dianggap biasa, atau bisa juga client menginginkan artis / talent lain yang sesuai menurut mereka.

Menjaga dari kemungkinan kita tidak bisa menjawab, atau tidak dapat memberikan alternatif kepada client, maka ada baiknya, kita telah mempersiapkan hal - hal yang mungkin saja ditanyakan atau diminta oleh client. Dengan mempresentasikan di hadapan teman - teman dari divisi yang lain, maka, bisa dijadikan simulasi kecil - kecilan sebelum presentasi. Dan meskipun teman, kala kita sebagai orang yang menyimak presentasi konsep dari bagian creative, kita harus bersikap kritis dengan mengajukan pertanyaan yang bisa jadi ditanyakan client.

Kemudian, artist / talent, bisa juga bagian yang bertanggung jawab untuk urusan ini, memberikan beberapa pilihan untuk dimasukkan dan dijadikan satu dengan konsep yang akan dipresentasikan. Misalnya, untuk pembawa acara, Iweth Ramadhan dengan Rahmah Ummaya, maka, kita harus dapat menyiapkan paling sedikit 2 alternatif lain yang setara dengan mereka berdua. Menyiapkan foto atau rekaman video saat MC sedang membawakan acara, adalah salah satu referensi yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan bagi client sebelum memutuskan siapa artist yang akan digunakan jasanya. Biasanya, MC atau Pembawa acara yang sering dirubah atau diberikan usulan pembawa acara lain oleh client. Dan sebelum memutuskan akan menggunakan jasa artist / talent pembawa acara, ada baiknya kita juga melihat tayangan video saat si artist tersebut sedang perform, sekali lagi, khususnya MC.

Venue atau tempat penyelenggaraan acara, juga hal yang penting untuk disiapkan dalam beberapa alternatif, foto dari tempat tersebut detail dengan peta lokasi, ukuran, fasilitas dan tentu saja anggaran. ( at the end, memang anggaran yang jadi penentu bagi client akan menggunakan venue yang mana). Dan sudah tugas kita sebagai event organizer yang baik, untuk memberikan usulan terbaik dengan menyodorkan tidak hanya 1 tempat saja. Barangkali 3 - 4 tempat yang sudah dilengkapi dengan beberapa foto, penjelasan, harga dan hal - hal lainnya. Dengan menyodorkan alternatif, maka, ketika client kebingungan mencari pilihan lain, kita sudah siap dengan bahan - bahan tersebut. Dengan adanya alternatif, maka kita bersama dapat menunjukkan kepada client sebuah komparison dari sekian banyak tempat yang kita usulkan. Compare-nya tentu saja dengan semua aspek baik dan buruk, kelebihan dan kekurangan tiap tempat, dengan demikian, client dapat lebih leluasa memilih tempat setelah melihat perbandingan tersebut.

Karena kita adalah manusia dan tidak luput dari alpa, salah dan lupa, maka, dengan mempresentasikan konsepnya dihadapan rekan - rekan yang lain, diharapkan dapat meminimalisir hal - hal yang tidak diinginkan, atau menjawab pertanyaan yang mungkin saja diajukan client, disamping tentu saja menjadi pengingat / reminder bagi kita, untuk mempersiapkan segala kemungkinan yang terjadi sehingga dapat membantu suksesnya presentasi.

Sabtu, Agustus 28, 2010

Buatlah Real Cost Yang Rasional !


Dalam proses kerjanya, perusahaan event organizer sebelum mengajukan anggaran ke client, biasanya membuat estimasi real cost atau boleh juga disebut sebagai biaya produksi. Dari situ, ditambah dengan ekspektasi margin yang diinginkan, baru keluar sejumlah angka yang disebut dengan quotation dan ditujukan kepada client. Pembuatan real cost sangatlah penting untuk mengetahui berapa biaya produksi yang akan dikeluarkan oleh EO untuk project garapannya, dan dari besaran biaya produksi ini, EO dapat menentukan bottom price atau anggaran terendah yang masih bisa ditolerir apabila client menawar gila - gilaan.

Saat bagian creative mempersiapkan konsep dan proposal acaranya, bagian keuangan / budgeting bisa membuat kisi - kisi anggarannya. Bisa juga, setelah konsepnya selesai, desain panggung yang diajukan selesai digambar, baru kita buat realcost. Dari semua elemen kreatif dan content acara yang akan diajukan, dibuatlah sebuah daftar sebagai check list untuk input anggarannya per item, dari item - item yang akan diajukan ke client, bila ada beberapa barang / jasa yang sering digunakan, kita boleh menggunakan acuan harga terakhir negosiasi kita dari acara sebelumnya, tapi, jika sama sekali belum pernah menggunakan barang / jasanya, sangat disarankan untuk menghubungi vendor / supplier tersebut dan memastikan ketersediaan / availability dari tanggal yang kita minta. Karena dengan menghubungi vendor / supplier tersebut, berarti kita sudah mulai bertindak benar dengan mengetahui berapa harga asli mereka. Sehingga, kalau kebetulan client menawar pada item tersebut, kita sudah punya bottom price-nya.

Sayangnya, kadang karena alasan terlalu sibuk atau karena deadline yang cepat, maka anggaran yang dibuat tidak lagi diawali dengan pembuatan real cost melainkan langsung quotation kepada client. Untuk yang ini, menurut saya, merupakan tindakan bodoh, apalagi, kalau ditambah dengan membuat estimasi berdasarkan standard sendiri atau menebak - nebak harga biaya produksinya. Kenapa yang ini merupakan tindakan bodoh ? karena, ketika kita dihadapkan pada keinginan client yang akan mengurangi anggaran pada item biaya produksi tersebut, akhirnya, kita juga menebak - nebak, berapa biaya produksinya dari vendor / supplier. Dan saat client kita menawar dan kita bilang Ok, setelah itu, ternyata harga dari vendor / supplier jauh sekali dari estimasi hasil tebak - tebakan, maka, sudah pasti EO akan nombok, kalau masih bisa disubsidi silang dari item anggaran yang lain, it's ok, tapi kalau tidak bisa? Mau tidak mau akhirnya EO harus mengeluarkan anggaran tambahan agar item tersebut dapat tersedia untuk kepentingan acara client.

Baik dalam pembuatan real cost / biaya produksi serta pembuatan anggaran untuk client, rasional adalah kata kuncinya. Untung gede boleh, tapi jangan terlalu berlebihan. Karena banyaknya perusahaan yang bergerak dalam bidang EO belakangan ini, ditambah dengan client yang makin pintar karena sudah sering buat event, maka, pengajuan anggaran yang tidak rasional, akhirnya merugikan EO itu sendiri karena di beri cap oleh client, sebagai EO yang upgrade basic price terlalu tinggi. 

Jadi, kembali lagi ke posting artikel saya sebelumnya tentang proses brainstorming yang menurut saya sangat penting. Dimana dari proses brainstorming tersebut, pihak - pihak yang bertanggung jawab untuk pembuatan anggaran, dapat memberikan harga pasti dari sebuah item yang harus disiapkan oleh EO. Mungkin saat brainstorming sudah kebayang berapa biayanya untuk item tersebut, namun, harus dipastikan lagi dengan menghubungi vendor / supplier yang bersangkutan, sehingga, kita sebagai EO relatif lebih aman karena anggaran yang kita buat di real cost sudah sesuai dengan nett price dari vendor / supplier. Perkara nanti Vendor / Supplier masih bisa ditawar lagi, tentu saja, akan menambah keuntungan secara finansial bagi perusahaan EO tersebut.

Jadi, buatlah real cost yang pasti, sesuai dengan harga yang diberikan oleh vendor / supplier, baru kita buat Quotation ke client. Sehingga, kita bisa mempertimbangkan untuk memberikan best price kepada client, yang tentu saja, masih menguntungkan bagi kita sebagai EO. 

Kamis, Agustus 26, 2010

Brainstorming, menjadikan EO lebih kreatif


Ketika sebuah perusahaan jasa event organizer diundang oleh client-nya untuk mengikuti briefing sebagai bagian dari proses tender, mulai dari situlah, event organizer / EO bekerja dengan eksplorasi ide guna membuat konsep yang ok. Saat masih briefing saja, mungkin kita sudah memiliki bayangan akan dibuat seperti apa acara client kita ini.
Eksplorasi ide yang baik, akan lebih baik lagi apabila didukung dengan brainstorming atau dalam bahasa Indonesia yang kaku dan baku sama saja dengan Curah Gagasan. Dimana pada proses ini, kita sebagai bagian creative atau bagian yang lain akan saling support dengan informasi yang mungkin selama ini kita nggak tahu. Proses ini juga dimaksudkan untuk mengukur tingkat kesulitan dari realisasi sebuah konsep, karena barangkali, client kita, tidak memberikan panduan anggaran, menurut mereka anggaran untuk event kali ini adalah unlimited, silahkan kalian berpikir se-kreatif mungkin untuk mengembangkan konsepnya. Dan kalau kita tidak brainstorming, karena bagian kreatif-nya sangat luar biasa, maka, bisa jadi ide-nya sulit diimplementasikan atau bahkan tidak bisa sama sekali diwujudkan.
Brainstorming juga merupakan media bagi anggota team EO untuk saling melengkapi, diantaranya melengkapi data - data penunjang proposal, baik yang oleh creative, budgeting dan juga design. Ketika brainstorming dan benang merah dari pelaksanaan acara client tersebut sudah terlihat, maka, setiap bagian harus mulai aktif dengan inisiatif masing - masing sesuai dengan job desk mereka.
Dia yang pos-nya di bagian budgeting, siap - siap dengan kalkulator untuk menghitung besaran biaya produksi sebelum akhirnya ditambahkan dengan margin, lalu menjadi harga jual client. Bagian Talent sudah siap dengan usulan siapa saja artis yang akan diusulkan dan seterusnya. Sinergi dari tiap pihak ini akan menghasilkan sebuah pengajuan yang lengkap, dimana didalamnya sudah termasuk konsep acara, artis pendukung, desain panggung, area foyer dan penjesan teknis, serta rough roundown. 
Sinergi inilah yang paling penting dalam mempersiapkan sebuah proposal, semua orang terlibat dan memainkan perannya masing- masing. Favorit saya untuk proses sinergi seperti ini, saya temui ketika saya menjadi creative director di Komando Production, biasanya ba'da maghrib menjelang isya, saya bersama anggota team membahas brief client bersama AE, dan disitu, semua orang sudah berperan dengan tugasnya masing - masing. Kenapa ini jadi favorit saya? Karena semua orang sangat bertanggung jawab pada tugasnya masing - masing, berdedikasi dan yang terpenting, saya dan mereka seolah memiliki ikatan batin, jadi apa yang ada di kepala saya tanpa harus saya jelaskan lebih lanjut mereka sudah paham, dan satu lagi, inisatif-nya yang tinggi luar biasa. Ketika saya bilang, "Acara ini dihadiri oleh kurang lebih 450 orang, client-nya nggak mau pake tempat di pinggir danau..."
Keesokan harinya, di meja saya, sudah ada penawaran dari 3 tempat yang berbeda untuk diajukan sebagai bagian dari usulan ke client. Luar biasa untuk team saya di sana! Dari hasil ngobrol - ngobrol selepas maghrib ini juga, saya banyak mendapatkan masukan dari mereka tentang ide sebuah acara, dan tentu saja, jadi lebih variatif, karena saya dan setiap individu memiliki dunia yang berbeda. Hal - hal yang barangkali tidak terpikirkan, karena kita brainstorming dengan anggota team yang mumpuni, akhirnya terpikirkan ide luar biasa yang tentu saja harus bisa untuk dieksekusi setelah mempertimbangkan perihal teknis.
Maka dari itu, jangan sepelekan proses curah gagasan ini. Jangan dijadikan seperti meeting formal, buat suasana yang rileks, lupakan sejenak struktur jabatan di kantor, tapi, juga jangan lantas terlena, dan menjadikan brainstorming jadi pembicaraan gosip dan joke sehingga hanya menghasilkan suara ketawa yang keras tanpa ada solusi apa - apa untuk diajukan ke client. Karena saya pernah mengalami sebuah proses brainstorming di sebuah perusahaan eo, dimana anggota team-nya hanya manggut - manggut mengikuti apa kata bos-nya, bahkan meeting diisi dengan obrolan mengenai gosip yang nggak jelas. Waaaah, kacau! Lingkungan seperti itu, lambat laun akan membuat kita bodoh dan statis dalam level yang sama. Semoga itu bukan kita ya?!

Rabu, Agustus 11, 2010

Indonesia Business Event, blog untuk sharing dunia Event


Indonesia Business Event, inilah salah satu blog dimana saya menjadi kontributornya. Blog ini sendiri dikelola oleh beberapa jurnalis dan expert yang berkecimpung dalam bisnis event dan juga majalah Venue, majalah yang mengkhususkan diri pada pembahasan seputar event.

Dari penjelasan salah satu pengelola blog ini, blog ini merupakan salah satu media bagi beberapa teman di majalah Venue, untuk mengupload artikel - artikel mereka yang tidak dapat tempat di majalah Venue. Tentu saja, karena tidak dapat tempat bukan karena alasan artikel-nya jelek dan useless, lebih karena keterbatasan kolom di majalah tersebut.

Jadi, bagi anda yang ingin belajar lebih banyak mengenai event, termasuk pembahasan mengenai dunia pariwisata, mari kita kunjungi blog yang beralamat di http://bisnisevent.blogspot.com

Kamis, Agustus 05, 2010

Tips singkat sebelum mereferensikan tempat dan artis


Pada tanggal 2, 3 dan 4 Agustus 2010 lalu, saya bersama teman - teman, baru saja menyelesaikan eksekusi event dealer gathering dari sebuah perusahaan leasin.g. Sesuai dengan temanya "Dazzling Draw" ini merupakan sebuah ajang apresiasi untuk para dealer dengan konsep mengadu keberuntungan dalam sebuah undian berhadiah. Acaranya sendiri bertempat di Ballroom Swiss Bel Hotel, Gunung Sahari, Jakarta, dimana ruangan yang kami gunakan adalah Jasmine 1 dan Jasmine 2. Hotel ini memiliki 3 ballroom yang disekat dan dapat dijadikan satu, dengan kapasitas mencapai 500 orang dengan set theater style.

Dari beberapa hari rangkaian acara, termasuk proses produksi, ada beberapa hal yang menjadi catatan saya, dan mungkin berguna untuk teman - teman, sebelum memutuskan sebuah tempat atau artis pendukung acara. Inilah dia ;
1. Sebelum memilih tempat penyelenggaraan acara, ada baiknya melakukan survey terlebih dahulu, khususnya menyangkut proses loading dan akses dari loading dock menuju area acara utama. Beberapa hotel memiliki area loading yang cukup nyaman dengan pengaturan dan proses yang sederhana, tapi sebaliknya ada juga yang rumit. Ada beberapa tempat yang memiliki ketinggian ceiling di loading dock yang tidak cukup apabila mobil truck masuk, sehingga harus menggunakan pick-up. Selain itu juga ada beberapa tempat yang memiliki area penempatan genset yang jauh, sehingga memerlukan kabel power yang sangat panjang dan hal itu, haruslah dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada vendor penyedia genset agar tidak terjadi masalah.

2. Setelah mempertimbangkan aspek teknis tersebut, karena kebanyakan client berorientasi pada anggaran, khususnya food and beverages di hotel, ada baiknya untuk membawa client langsung ke pihak venue, atau banquet manager untuk bernegosiasi langsung dengan pihak hotel, agar mendapatkan best price. Kunjungan langsung client ke venue dengan menemui banquet manager akan memberikan kesan yang berbeda, dan biasanya banquet manager lebih dapat memberikan special price langsung kepada client ketimbang kepada EO.

3. Nah, berikutnya adalah soal pengisi acara. Untuk acara dealer gathering, apalagi yang sangat segmented, seperti dealer - dealer produk leasing kendaraan bermotor, yang didominasi oleh Chinese, maka pengisi acara harus benar - benar sesuai dengan profile mereka. Tidak harus penyanyi mandarin juga, bisa juga penyanyi profesional pop indonesia, namun, selipkan beberapa lagu mandarin sebagai inserting.

4. Ini bagian penting sebelum anda memutuskan artis pengisi acara, kalau anda membuat sebuah pagelaran musik berupa konser yang dihadiri oleh anak muda maka mengundang artist dengan lagu - lagunya yang sedang populer sangatlah layak untuk dipertimbangkan, namun, untuk acara dealer gathering seperti acara yang saya ceritakan, maka, yang paling penting adalah interaktif. Artis pengisi acara haruslah interaktif, bukan cuma menyanyikan lagu mereka dan mengajak audiens sing a long, karena para dealer ini merupakan orang - orang yang pasif, games interaktif yang dibawakan oleh artis pendukung acara dengan konsep "hiburan orang dewasa" biasanya lebih menarik. Jadi, jangan buang uang client secara percuma hanya untuk membayar artis yang mahal namun tidak interaktif.

5. Bila event-nya adalah sebuah ajang penghargaan, pengundian dan sejenisnya, maka, sangat dipertimbangkan untuk menggunakan jasa band pengiring yang profesional, yang dapat memberikan ilustrasi musik pada saat acara pembagian award, hadiah dan sejenisnya, karena dengan bantuan ilustrasi musik dari mereka, maka acara pengundian, pemberian award dan sejenisnya, akan menjadi sangat hidup.

6. Jangan pilih MC yang populer tapi Bloon, wkwkwkwk...he..he..he..tidak selamanya MC yang sudah kondang adalah MC yang pintar, dari pengalaman saya, ada beberapa nama yang sudah populer, namun bloon karena sering lupa dengan urutan acara, bahkan ada juga yang salah menyebutkan nama VIP Guest dan jabatannya. Sebelum memutuskan menggunakan MC, ada baiknya ada melihat secara langsung performance MC tersebut atau mintalah sebuah rekaman video saat MC tersebut tampil.

Nah, beberapa catatan tersebut, semoga bermanfaat untuk teman - teman sebelum menggelar sebuah acara, khususnya sebelum mereferensikan tempat dan artis pendukung acara. Saya akan update lagi beberapa informasi berikutnya dalam waktu dekat ini, jadi keep on this blog !

Sabtu, Juli 10, 2010

Pertanyaan mendasar, yang berulang ditanyakan...

Saya sering menerima email dari rekan - rekan yang baru memulai bisnis EO, pertanyaannya adalah bagaimana cara membuat proposal sponsor, atau bagaimana triknya agar sponsor tertarik pada acara yang kita buat. Setelah saya jawab, biasanya mereka mengambil langkah praktisnya, langsung pengen sesuatu yang instan dan siap pakai, " mas, ada contoh proposalnya nggak ? " :)

Zaman sekarang, penghargaan atas ide luar biasa minimnya, apalagi untuk kita yang berkecimpung dalam industri EO. Baik EO yang sudah established sejak dulu atau yang baru sekalipun, belum pernah saya temui ada yang dengan berani mengajukan cancellation fee atau creative fee atas ide yang telah mereka ajukan atau kalah dalam proses tender. Bagi client, hal itu adalah expenses yang tidak dianggarkan, jadi, jangan harap ada client yang akan memilih EO dengan cancellation fee.

Jadi, atas dasar itu, saat ini saya mulai memilah - milah pertanyaan dari teman - teman yang baru akan terjun ke bisnis EO, yang general saya share, yang mulai mengarah ke spesifik seperti proses kreatif sebuah acara, saya coba tutup, dan saya berikan kebebasan bagi mereka untuk memulai.

Karena pada dasarnya, proposal konsep, proposal sponsor, atau apapun namanya, that's a simple process of how you gonna tell your story! Sederhana kan ? Nggak harus terpaku dengan kebiasaan orang lain yang memulai proposal dari content, background, objectives dan seterusnya. Yang penting adalah, bagaimana ide yang akan kita ajukan, dapat tertangkap esensinya oleh client. Bagaimana sebuah cerita yang berupa rangkaian konsep besar dapat diperjelas dalam penjabaran proposal kita.

Jadi, please...jangan tanyakan bagaimana proposal sponsor yang bagus dan disusul dengan permintaan contoh proposal ke saya. Marilah kita belajar jadi creative dengan mengawali sesuatu yang kita belum pernah kerjakan sekalipun dengan percaya diri, karena salah adalah bagian dari proses belajar.

Senin, Juni 21, 2010

Cerita acara di Jakarta Fair - PRJ 2010


Hampir 1 minggu ini, saya bersama team stand by di Pekan Raya Jakarta, atau Jakarta Fair. Ini merupakan ajang pameran terbesar di Indonesia. Dengan durasi acara yang mencapai 32 hari, Jakarta Fair tidak bisa dipungkiri merupakan salah satu exhibition dengan durasi penyelenggaraan acara terlama di Indonesia. Karena pelaksanaannya yang lama itu, EO harus mampu terus berkonsentrasi mempersiapkan semua kebutuhan acara dan mengorganisasikannya dengan sangat baik selama 1 bulan lebih itu.

Awalnya, ada celetukan yang bilang "diawal, kita harus mengacu pada rundown, selebihnya kita rock n roll aja," mungkin ada benarnya juga, tapi, ada salahnya juga tuh. rundown selama pelaksanaan di ajang exhibition ini, memang merupakan panduan kita, tapi, kita juga harus menyesuaikan juga dengan kondisi di lapangan.

Bukan tanpa sebab kalau kita harus menyesuaikan dengan kondisi di lapangan, Jakarta Fair bukanlah sebuah exhibition yang penuh keteraturan seperti Indonesia Motor Show di JCC kala itu misalnya, dimana setiap peserta harus berkoordinasi satu dan yang lain ketika akan memulai acara di stand booth-nya. Di Jakarta Fair, hampir semuanya memulai acara bersamaan, bayangkan ketika anda sedang running event anda, tiba - tiba, stand booth di depan anda pun mengeluarkan dancers yang disusul dengan MC. Kegaduhan adalah hal yang terjadi ketika kejadian itu terjadi. stand booth a menggelar event, stand booth b juga, waaaah, tanpa koordinasi begini, akhirnya yang dirugikan pengunjung, karena akhirnya, mereka tidak dapat menyimak salah satu acara dengan baik. Yang terjadi adalah adu power sound system, Kawasaki misalnya, dengan content hiburan band - band kampus dilengkapi dengan speaker gantung merk rhyme, sementara Adira Finance yang ada di sebelahnya harus merelekan sound kencang dari kawasaki mengganggu mereka.

Untungnya saya bersama team berlokasi di belakang mereka. Jadi tidak terlalu dekat dengan kebisingan yang dikeluarkan oleh keduanya. Meskipun demikian, saya terganggu dengan audio system dari helm NHK yang berada tepat di depan stand booth saya. Walau hanya dengan 2 speaker monitor, namun posisinya yang mengarah ke depan tepat di depan stand booth saya, cukup juga mengganggu konsentrasi MC dan audiens.

Akhirnya, rundown tetap jadi panduan saya dalam menjalankan setiap acara di jam - jam peak, meskipun begitu, waktu dimulainya acara, saya bersikap fleksibel, menunggu kompetitor usai menjalankan acaranya atau menunggu saat dimana area jalanan depan stand booth saya ramai, namun sedikit orang yang berada di dalam area stand booth. Hal ini sangat saya perhatikan, karena kepentingan client adalah penjualan, dan ketika kita menjalankan acara dengan MC dan content pendukung lain, secara otomatis, para pengunjung enggan untuk masuk ke dalam dan hanya menyimak acara dari luar stand booth. Kebiasaan - kebiasaan para pengunjung, keinginan dan harapan client, juga menjadi pertimbangan tersendiri bagi saya team sebelum memutuskan kapan acara harus dimulai.

Ok, untuk sementara update blog saya sampai disini, saya sedang mengorganize stand booth produk otomotif di area Open Space 2 no. 12, nanti saya sambung lagi.

Rabu, April 07, 2010

Pitching Kalah? So What Getoo loooh!

 Pitching Kalah? So What Getoo loooh!

Baru terima kabar mengenai pitching atau tender, yang diadakan sebuah perusahaan finance, hasilnya? Setelah masuk dalam peringkat dua besar, akhirnya kami tidak terpilih! Terus, kecewa? Ya iyalah kecewa! Tapi, itu bukan akhir dari segalanya! Masih banyak hal - hal lain yang bisa kami prospek dan terus dikerjakan dengan penuh energi kreatif dan penyegaran ide yang baru.

Menang atau kalah, dalam proses pitching, sama saja seperti kompetisi lain dalam hidup ini. Dari beragam buku motivasi yang suda saya baca, semua menegaskan bahwa kekalahan adalah sebuah pembelajaran, kalau menyimak Tung Desem Waringin, katanya, "tidak ada kata gagal, yang ada hanya Sukses atau belajar." Tapi, ini proses belajar yang mahal harganya! Tingkat mahalnya terletak pada eksplorasi dari curah gagasan yang sudah dilakukan. Kalau menyadur dari Petrus G Hartono dari Quantum Consulting, katanya, Sukses tidaknya manusia bukan diukur dari berapa banyak uang yang dia punya, tapi dari buah pemikiran atau ide besar yang dimilikinya, lalu, tanpa menunggu lama, ide tadi, langsung diwujudkan.

Tidak mau berburuk sangka, namun, sejatinya, sebuah proses pitching, maksud saya, hasil dari proses pitching, berupa sepotong surat yang diantarkan melalui fax, seharusnya memberitahu juga, dimana point yang membuat kita kalah. Apakah dari ide yang diajukan dianggap tidak bisa diaplikasikan, atau terlalu rumit untuk diwujudkan, atau ide dasarnya tidak sesuai dengan keinginan client, atau karena budget yang terlalu tinggi dan lain sebagainya. Yang ada hanya informasi siapa saja peserta tender, siapa pemenangnya dan sepotong kalimat motivasi, bagi anda yang belum terpilih semoga masih bisa menjalin kerjasama di masa yang akan datang!

Yang lebih ideal lagi, bila diceritakan juga mengenai garis besar konsep dari tiap EO, agar bisa jadi pelajaran juga bagi yang kalah. Kenapa begitu? Karena, bukan tidak mungkin, dari sekian banyak peserta tender, ide - ide kecil dari peserta yang kalah, akan dikombinasikan dengan peserta pemenang tender, dimodifikasi, sehingga sebenarnya, acara yang diadakan merupakan perwujudan dari kompilasi ide dari beberapa EO. Mungkin saja hal itu terjadi bukan?

Anyway, inilah hidup, semua dalam hidup ini, adalah sebuah kompetisi, dan menang atau kalah, adalah soal biasa. Jadi, kalau EO yang menang tender itu dengan jumawa-nya bilang, "Gua yang menang nih!" jawaban saya, " So What Getoo Loh " saya harus terus melanjutkan hidup untuk berusaha memenangi kompetisi yang lain!

Selasa, Maret 30, 2010

Acara Pers Conferences yang jadi talkshow santai













Jajaran Direksi dari PT. Daikin Airkon berfoto bersama sesaat setelah peluncuran produk terbaru AC Daikin 1/2 PK dan 3/4 PK. Seakan nggak mau kalah, Presiden Direktur PT. Daikin Airkon juga ikut mengabadikan moment bersama wartawan. 
===============

Rabu, 24 Maret 2010, jam 07.00 WIB saya bergegas berangkat ke arah Casablanca, Kuningan, Jakarta. Di sebuah marketing gallery dari apartemen bernama Casa Grande, sebuah acara pers conference yang dibarengi dengan peluncuran produk atau product launching akan diadakan. Adalah PT. Daikin Airkon yang berencana menggelar acara tersebut, produk yang akan diluncurkan adalah sebuah Air Conditioner khusus untuk residensial / pangsa pasar perumahan, dan ini bukan merupakan main target market mereka, karena Daikin sudah cukup populer untuk kalangan industrial sebagai penyedia AC berkapasitas besar. Lewat pers conferences inilah Daikin ingin mempublikasikan kehadiran produk AC terbaru mereka, uniknya, AC ini berkapasitas kecil, 1/2 PK dan 3/4 PK. Setidaknya itulah brief yang saya terima, maklum saja, karena bertugas sebagai show director, saya tidak ikut pada pembahasan - pembahasan di awal mengenai project ini, yang saya tahu, ketika project ini goal, maka ini akan jadi kerjaan saya berikutnya.

Sekilas tentang Casa Grande, awalnya agak suprised juga ketika sebuah acara pers conferences dari sebuah product, diadakan justru dengan status tempat "bukan milik sendiri" atau bukan di ballroom hotel, restaurant/cafe dan sejenisnya. Casa Grande Marketing Gallery adalah sebuah tempat yang dikhususkan untuk aktivitas pemasaran dari team marketing Casa Grande. Tempatnya sangat cozy, kesan elegant dan wah, sebagai sebuah marketing gallery sangat terasa ketika kita masuk ke area lobby. Ukuran tempatnya pun tidak terlalu kecil, estimasi saya, sekitar 300 - 500 orang bisa ditampung di tempat ini. Informasi terakhir yang saya dapat, ternyata Marketing Gallery ini memang diset khusus sebagai venue event, khususnya event dengan target market A dan B+, tapi, sang marketing, tidak menjelaskan secara detail tentang pola kerjasama yang dilakukan jika kita ingin menggunakan tempat ini. Deretan sofa mahal, berjejer rapi, sesaat setelah masuk. Sisi kiri adalah contoh unit apartemen yang akan mereka jual, lengkap dengan elektronik dan furniture yang telah terpasang rapi.

Kembali ke acara, rangkaian acara diawali dengan registrasi dan ramah tamah, beberapa rekan journalis sudah tampak mengisi buku tamu, sambil menyeruput kopi dan teh serta beberapa kudapan ringan yang disajikan. Alunan musik perlahan menemani obrolan para jurnalis termasuk beberapa board of director dari Daikin Airkon. Beberapa rekan media, wajahnya sudah t idak asing lagi, beberapa diantaranya wajah - wajah baru yang belum sempat saya kenal.

Saya kemudian bergegas menuju area belakang panggung, untuk membahas detail rundown bersama PIC MC dan juga MC-nya. Kebetulan MC-nya adalah Manager PR di salah satu perusahaan elektronik juga, dan sudah cukup dikenal para wartawan, khususnya desk elektronik/gadget dan home appliances. Usai pembahasan mengenai rundown, saya bergegas ke area FOH. Mas Yudha dari Studio K sebagai vendor sound system serta Mas Yudi dari visual, sudah siap sejak tadi. Sebelumnya, saya sudah sempat mencoba mick, podium mick dan juga beberapa materi visual yang akan diputar.

Singkatnya, kita mulai acaranya, setelah menunggu agak lama, karena ada beberapa tamu yang ditunggu, salah satunya adalah perwakilan dari Femina Group yang kebetulan mendapatkan award sebagai konsumen paling loyal yang sudah sekian puluh tahun menggunakan AC Daikin. BOD dan management dari Daikin Aircon segera merapat dan menuju tempat duduk yang sudah disiapkan, acara pun dimulai dengan pemutaran video opening, untuk kemudian diakhiri dengan masuknya pembawa acara.

Pembawa acara masuk dan sedikit intro, untuk kemudian mengundang Direktur Utama Daikin Aircon untuk memberikan kata sambutan. Sambutan nggak terlalu istimewa sih menurut saya, karena BOD-nya masih terpaku pada teks yang sudah disiapkan, tapi, ya ok-lah, ini urusan mereka, meskipun, saya kurang suka melihat BOD yang memberikan speech dengan terpaku pada teks yang siap baca tanpa sedikitpun improvisasi. Usai speech, tak lama MC memandu untuk proses unveiling, sederhana saja, unveiling kali ini dilakukan oleh beberapa BOD dengan menekan tombol secara bersamaan, lalu video unveiling diputar dan di bagian backdrop akan berubah dengan tagline baru mereka. Usai itu, foto session bersama para jurnalis diatas panggung disusul dengan sesi photo khusus dengan latar belakang produk terbaru yang diluncurkan. BOD, khususnya Bpk. Urip sebagai chairman PT. Daikin Aircon, ternyata sangat humoris, ketika para jurnalis mengambil gambar, dia nggak mau kalah. Dikeluarkannya kamera pocket miliknya dan jadilah wartawan yang sedang mengabadikan moment itu, terekam dalam gambar dari kameranya. Hal ini terus berlanjut dalam sesi pers conferences dan tanya jawab, humor-humor segar yang dibuatnya, membuat acara pers conferences ini jauh dari kesan formal. Ini sudah seperti talkshow santai yang didominasi dengan candaan ringan, namun tetap tidak melupakan esensi dari sebuah acara pers conferences.

Masih ada beberapa hal lagi yang dilakukan olehnya, yang menghasilkan suasana yang cair, tanpa batas antara jurnalis dan BOD sebagaimana biasa terjadi pada pers conferences. Apa saja itu? nanti saya lanjut lagi ya. Saya harus sudahi dulu tulisan ringan ini, karena harus menyiapkan materi presentasi konsep acara, yang siang ini akan dipresentasikan. Semoga sukses buat teman - teman semua, juga buat saya dong!

Jumat, Maret 19, 2010

Jeli memilih EO!



Pertengahan bulan Maret ini, load kerjaan saya sebagai event organizer, sangat padat. Bukan karena banyak event, tapi banyak prospek yang akan jadi event ( amiin ). Setidaknya ada 4-5 prospek yang harus segera digarap, dua diantaranya sudah selesai di presentasikan, dan salah satunya adalah billing terbesar yang pernah saya buat, insya allah jadi project.

Profesi Event Organizer makin menjadi ramai belakangan ini, karena, semua orang yang sempat berurusan dengan event, entah sebagai apa, beberapa mengklaim dirinya sebagai Event Organizer. Tapi, nggak semuanya bersikap profesional sebagaimana event organizer harus bersikap kepada client-nya dan pihak pendukung. Dari salah satu milis, ada client pengguna jasa EO yang marah besar, complaint habis-habisan karena ia merasa ditipu dengan orang yang mengklaim dirinya sebagai EO.

Tidak ada standarisasi resmi dari profesi ini, memang menjadi celah, buat oknum oportunis yang hanya mencari keuntungan sesaat. Meskipun ada beberapa penggiat bisnis ini yang sudah mulai mempersatukan diri dengan membuat komunitas EO, namun, secara legal, standarisasi itu tak pernah ada. Kalaupun ada, khususnya bagi exhibition organizer atau mereka yang konsisten dalam bisnis MICE.

Seolah mudah mengorganisasikan sebuah acara, ketika kita melihat dari kacamata orang awam, memang benar! Karena kita lihat semuanya berjalan dengan baik, flow sebuah acara mengalir lancar, ( sisi penikmat ), tapi bisakah anda bayangkan betapa rumitnya pengorganisasian sebuah acara besar, betapa berisiknya channel HT yang digunakan untuk komunikasi, bahkan tak jarang, cacian dan seisi kebun binatang keluar, hanya untuk mempertegas bahwa team EO harus mampu menampilkan yang terbaik, tanpa cela sedikitpun diatas panggung.

Karena itulah, bagi anda yang ingin memilih event organizer untuk mengorganisasikan acara anda, mari lebih teliti dan lebih jeli, dalam melihat rekam jejak calon EO yang akan anda pilih. Buktikan keabsahan apa yang ia sampaikan secara detail, perjelas event apa saja yang pernah ditangani, kalaupun ia adalah seorang profesional, di bagian mana saat event itu ia bertanggung jawab. Dengan begitu, oknum oportunis yang mengklaim sebagai EO tapi tak lebih dari sekedar perantara, tidak lagi mendapat celah untuk menipu anda dengan pekerjaan yang tidak profesional dan mengecewakan. Mari kita buat waktu kita untuk lebih banyak belajar menjadi profesional, menjadi EO yang membayar kepercayaan client-nya dengan pekerjaan yang membuat senyum mereka mengembang puas.

Jumat, Maret 05, 2010

Say cheese? Bukan...

Hai, hai, apakabar semuanya. Hope everything fine! Fine-laaah, kalau kata orang Singapore :D. Setelah sekian lama berkutat dengan pembuatan konsep event baik gathering dan lain sebagainya, tempo hari dapat tantangan baru untuk membuat sebuah suguhan gathering bagi produk makanan, sebuah produk keju yang benar - benar baru, berencana untuk launching dan gathering di area Bandung dan Surabaya. 
Say Cheese? Awalnya ini yang sempet kepikiran, tapi, thanks God, ada Adi, rekan yang cukup internet maniac ini, memberikan masukan bahwa Say Cheese merupakan tematik yang sudah identik dengan salah satu brand keju yang sudah populer. Jadilah, saya putar otak lagi, cari ide baru sebagai umbrella dari activity-nya. Finaly! 
Say Cheeese! Ketemu juga, satu hal yang cukup rasional dan sangat masuk akal, didapat dari psikologis manusia, wow...
dan hari ini, jumat, 5 maret 2009, Proposal Acara akan dipresentasikan kepada client...so guys..wish me luck ya!

Rabu, Februari 17, 2010

Gathering Tematik ; Lagi Jadi Trend ?

Bikin gathering tematik untuk client, apakah itu untuk dealer, reseller, distributor, atau what ever yang diundang, biasanya diadakan di ballroom hotel atau club, belakangan ini jadi trend. Kenapa sih begitu cyiiin ? Hmmm, ada beberapa hal tematik unik nan menarik ini sekarang kerap dicari oleh client.

Beberapa perusahaan main distributor dari produk elektronik yang masuk ke Indonesia melalui main distributor itu, ternyata, membuat sebuah sales program tiap tahunnya. Agar sales program tidak monoton dan mengesankan adanya suatu progres, ada perkembangan dari tahun sebelumnya, maka, disamping tematik yang dirubah, juga, nilai hadiah terus ditingkatkan.

Dan, saya dan teman - teman yang baca blog ini - sebagai EO - tentunya merasa tertantang dengan brief client yang menginginkan sebuah konsep tematik yang jarang diadakan di Jakarta atau Indonesia secara general. Salah satu tantangan itu, saya terima dari sebuah distributor produk kamera - printer - scanner yang sangat populer, brand itu adalah Canon yang dibawa oleh PT. Datascrip.

Perusahaan yang berkantor di area Kemayoran itu, memiliki team dengan daya kreatifitas yang tinggi untuk imajinasi sebuah konsep acara. Awalnya brief sederhana saya terima dan mulai dikembangkan dengan sebuah konsep dealer gathering yang biasa saya buat, cuma terus terang, secara konsep saya lebih menekankan pada motivasi target audiences yang merupakan para dealer, untuk terus bersemangat dan meningkatkan nilai penjualan mereka pada program sebelumnya, disamping tentu saja content acara khas dealer gathering, yaitu awarding, lucky draw / door prizes serta entertainment.

Kala itu saya presentasi bersama dengan Marketing Handal ( Inisialnya MBB ), Singkatnya, usai saya presentasi, termasuk dengan salah satu Direksi mereka, secara konsep, entah jujur atau berbasa - basi, saya masih ingat apa yang mereka sampaikan, " Amazing ya, kok bisa berpikir sampai sejauh itu ya ? "

Wkwkwkwkwk...dalam hati tertawa cyiin! Ya ini memang kerjaan EO, kata saya lagi dalam hati. Ada beberapa masukan dari mereka, diantaranya tittle event mereka sudah oke, namun secara ambiences yang ingin diciptakan di acara itu, mereka mengungkapkan ketertarikannya pada masquarade, atau pesta topeng. " Is it possible ? " Tanya mereka...

Ya..ya..iyalah! Possible dong! Itu kan juga bagian dari kerjaan EO. Kalau kata mantan bos saya, komedian yang sekarang jadi anggota dewan, semangat seperti pengusaha warteg itu harus ditanamkan pada diri EO, maksudnya? Tau nggak pas waktu kita makan di warteg, minta telor dadar ada nggak ? pasti ada, meskipun kadang si mbak - mbak warteg harus beli dulu telornya, harus ngegoreng dulu dan seterusnya.

EO juga begitu. Kalau kata mantan bos saya satu lagi, seorang konser promotor di era 80-90an, " kita harus selalu bilang bisa  sama client, kalau nggak bisa, jangan pernah bilang nggak bisa, tapi cari kalimat substitusi yang pas, misalnya, " saya usahakan dulu ya pak," atau " Mungkin saya bisa coba dulu " dan sejenisnya yang menggambarkan bahwa kita akan berupaya untuk memenuhi keinginannya, kalaupun nanti memang tidak bisa, ya sudah, tapi setidaknya, kita kelihatan di depan client bahwa kita telah berupaya untuk memenuhi keinginannya. Dan client biasanya lebih menghargai yang seperti itu, ketimbang kita yang langsung bilang " Nggak bisa pak!" dengan nada setengah ketus.

Ok..ok..ok, back to my story about masquarade, hmmm...ini sebuah pesta topeng yang luar biasa menurut saya. Walaupun secara content acara, pengisi acaranya tidak terlalu istimewa secara popularitas, namun, pengemasan pesta topeng ini saya rasa sangat terasa secara ambiences mulai dari area lobby hingga area ballroom.

Dan...
Hmmmm ( agak tarik nafas nih... )
ada kerjaan lain yang menanti nih, gtg for meeting, jadi next day, saya sambung lagi ya...
thanks buat teman2 EO yang sudah mengikuti blog ini,
kalau ada komentar saran kritik atau yang mo kirim $ :D
email aku udah tahu dong...

Cabs dulu ya....

Jumat, Februari 12, 2010

Nama baik perusahaan EO seharga 2M ?


Apa yang terjadi dengan sebuah rencana acara yang akan diselenggarakan, mendadak harus batal karena artis yang dinantikan urung tampil dan alasan pembatalan menjadi tidak masuk akal karena gosip yang berhembus, si artist tidak dapat hadir karena sedang ribut dengan pacarnya. Damn! Sebagai EO, atau mungkin kita yang menjadi EO, kredibilitas kita kontan berubah 180derajat. Eo tersebut dianggap nggak becus! Disamping tentu saja artist yang tidak hadir mendapatkan cap minus sebagai artist yang tidak profesional.

Benar atau tidak alasan si artist, tentu saja hal ini masih perlu diperjelas lagi oleh pihak yang bersangkutan. Namun, tidak demikian dengan EO, EO sudah pasti kadung malu dan sudah dicap sebagai penyelenggara acara yang tidak profesional, dan image itu, bukan tidak mungkin akan melekat terus menerus.

Maka, akan menjadi wajar, ketika Event Organizer tersebut mengajukan tuntutan dengan nominal uang yang dasyhat. Come on, ini menyangkut nama baik yang sudah berusaha dibangun bertahun - tahun sejak EO tersebut didirikan, dan mengganti nama baik, atau menciptakan nama baik, tidaklah semudah itu, tuntutan 2 milyar pun, misalnya, tidak dapat dengan serta merta merubah image tersebut.

Jadi, apa yang harus disikapi oleh EO, bila mengalami kejadian seperti ini? Hmmm, saya sendiri, berpendapat, sudah sewajarnya apabila perusahaan event organizer tersebut mengajukan tuntutan seperti itu. Disamping berupaya untuk memulihkan kembali nama baiknya, apabila menang dalam perkara ini, dan mendapatkan uang sesuai dengan tuntutannya, maka, uang tersebut tentu bisa dijadikan cadangan dana ketika EO tersebut tidak mendapatkan project itu. Sayangnya, ketika cadangan dana nanti sudah habis dan image yang sudah tercipta sebagai EO yang tidak professional, siapa yang mau percaya ? Gimana menurut pendapat teman - teman ?

Kamis, Februari 11, 2010

Astrindo Senayasa ; Asus Intel Channel Incentive Program



Akhirnya datang juga nih yang ditunggu, ini dia event berkonsep tematik Spanyol yang pada beberapa postingan lalu saya ceritakan. Implementasi dari konsep ini, dituangkan pada stage dan juga content acaranya, antara lain penggunaan kostum tematik hingga matador, dancers yang membawakan nomor flamenco, serta interaksi antara dancers dengan audiences yang mendapat sambutan cukup positif. 
Saya upload di picasa, langsung aja klik disini ...

Kamis, Februari 04, 2010

photo event dealer gathering bertema spanyol

nah, setelah cerita - cerita sedikit tentang event dealer gathering dari perusahaan IT bertema Spanyol, nggak lama lagi saya akan upload beberapa photo dari event tersebut. 

Kesan Spain, Spanish, Spanyol dari acara yang digarap kali ini, memang sangat berasa ketika audiences mulai memasuki area ballroom, karena disanalah central dari rangkaian acara bertema Spanyol ini dibuat. 

Solusi ruang yang kecil untuk penggunaan visualisasi berupa screen yang harus ditembak dari belakang, sehingga memakan space untuk ruang tembak screen, bisa diatasi dengan penggunaan orion, hal ini membuat hampir tidak ada space di belakang yang terbuang percuma. 

Dari setiap masalah selalu ada solusinya, yang penting harus berpikir tenang dan punya banyak relasi dalam bidang kita. Oh ya, photo-photo event ini nanti akan saya upload di picasa, nantikan ya.

Acara EO ; Dealer Gathering bertema Spanyol

Melanjutkan tulisan saya beberapa waktu yang lalu, tentang project eo, dealer gathering dengan tematik Spanyol,
Akhirnya acara tersebut berlangsung dengan sangat meriah, apa yang EO tampilkan di area foyer, beberapa permainan yang related dengan tema, sangat menarik untuk diikuti, apalagi permainan yang diadakan sebelum mereka masuk area ballroom, dipandu oleh seorang MC yang cukup interaktif dan mampu menarik audiens untuk ikut terlibat dalam rangkaian permainan tersebut.
Tidak lama, makan malam yang disajikan secara buffet, akhirnya mulai dibuka dan audiens melanjutkan dengan makan malam, beberapa diantara mereka ada juga yang baru saja datang langsung turut dalam kemeriahan permainan di area foyer, dan makan malam.
Pintu Ballroom dibuka setelah ada petunjuk dari client agar acara segera dimulai. Ada untungnya juga dengan penggunaan ballroom yang tidak besar ini, dengan komposisi round table 8seats dan jumlah audiens yang sebenarnya melebihi sedikit dari kapasitas, ballroom dan rangkaian acara terlihat lebih meriah, sedikit padat dan cukup menyenangkan dari sisi client tentunya.
Sebagai pembuka adalah sebuah nomor tari bertema Spanyol yang dibawakan oleh D&D Dancers dengan kostum khas bernuansa Spanyol. Ending dari para dancers, mereka pose untuk mempresent video opening. Video opening mulai dimainkan dan saya mulai bersiap untuk membuka dengan voice over mengundang host.
Rahma Umaya dan Iwet Ramadhan yang menjadi duo host pada acara tersebut cukup interaktif dan tampil aktif membuat acara berjalan dengan flow emosi yang baik.

Kamis, Januari 21, 2010

Acara EO ; Dealer Gathering tematik Spanyol

Sampai akhirnya,
beberapa kali ae yang jadi patner saya, bilang bahwa ia kehilangan kontak dengan clientnya itu. "Kalo di telp nggak diangkat - angkat yud" katanya dengan nada setengah pasrah. Tapi, kalau memang rezeki kita nggak kemana ya. Cuma masalahnya, rezeki yang gimana? maksudnya rezeki yang didapat dengan ngerjain project yang preparation-nya lebih lama atau kurang lebih cukup dengan waktu, atau yang sangkuriang gitu?

Bener deh, kejadiannya adalah project sangkuriang, bukan semalem jadi sih, cuma agak shock aja ketika client memutuskan EO yang dipilih adalah kita dan event-nya confirm running di tanggal 12 Januari 2010. Pilihan venue-nya cuma 2, Novotel Mangga Dua atau Sheraton Media. Dua area tadi sengaja dipilih langsung oleh client dengan mempertimbangkan bahwa dealer yang akan datang ke acara ini, kebanyakan berbisnis di kawasan Mangga Dua, Glodok, Kota dan sekitarnya, disamping juga sudah jadi kebiasaan para dealer luar Jakarta untuk menginap di hotel - hotel pada area yang tidak jauh dari Mangga Dua.

Terus terang, dengan komposisi sebagai berikut : (a) jumlah dealer yang diundang adalah 240 orang (b) secara design stage yang dibuat oleh designer stage handal berambut gimbal itu yang memiliki konstruksi ketinggian yang cukup tinggi serta penggunaan screen yang harus ditembak projector mengharuskan kita menggunakan venue yang luas didukung dengan ceiling yang tinggi (c) beberapa kali, saya dan team sudah pernah mengadakan acara di Novotel Mangga Dua, bahkan sebelum hotel itu secara resmi membuka ballroom mereka, kita yang pake pertama kali. Jadi dengan beberapa komposisi tersebut menjadi pertimbangan bagi kami sebagai EO untuk mereferensikan Novotel Mangga Dua.

Sayangnya, Novotel Mangga Dua pada tanggal tersebut sudah fixed tidak bisa digunakan, akhirnya Sheraton Media yang terletak di Gunung Sahari menjadi venue dari acara tersebut. Kekurangan dari ballroom di Sheraton Media adalah ukurannya yang terlalu kecil, ceiling yang tidak terlalu tinggi, sampai - sampai ukuran panggung yang sudah didesain terpaksa di redesain dengan ukuran yang baru, dan penggunaan screen dengan sistem projector yang ditembak dari belakang juga tidak dapat diaplikasikan di tempat ini.

Solusi terbaik untuk screen sebagai central dari stage, awalnya akan disiasati dengan penggunaan screen yang memakai projector tembak dari depan, namun, bagian produksi, memberikan ide cemerlangnya dengan menyebut Orion sebagai solusinya. Kelebihan Orion adalah karena ia merupakan TV Wall, sehingga tidak diperlukan projector. Permasalahannya adalah Orion karena merupakan penggabungan beberapa TV yang dijadikan 1 ada list atau frame yang memotong, memang tidak terlalu mengganggu karena ukuran list yang tidak mencapai 3 milimeter.

Dan sangat bersyukur sekali, dengan kondisi waktu yang mepet, saya harus akui bahwa client kita kali ini merupakan client yang sangat kooperatif dan bisa mengambil keputusan dengan cepat tanpa prosedur yang ribet dan bertele - tele. Terimakasih juga pada teknologi yang sudah menjadikan proses komunikasi menjadi cepat. Setiap kali ada update info dari client langsung mengirimkannya by email.

Akhirnya, acara tersebut berlangsung dengan ....

Minggu, Januari 17, 2010

Acara Dealer Gathering tematik Spanyol, jadi ...


Dealer Gathering dari beberapa perusahaan yang menjadi client EO memang banyak diadakan di bulan Januari 2010 ini, mungkin lebih pas kalau dibilang awal tahun 2010. Setidaknya ada 3 event dealer gathering yang saat ini sedang on progress atau lebih pasnya sih dalam tahap pitching dan 2 lagi event-nya sudah berlangsung.

Saya merasa jenuh sebenarnya dengan konsep - konsep acara dealer gathering, karena secara content, sudah pasti sama dari tahun ke tahun, hanya saja pengemasannya yang berbeda. Mungkin para dealer yang ikut berpartisipasi dalam ajang annual sales program di perusahaan tempat mereka menjadi dealer, pun merasakan hal yang sama, hadiah yang sama, program yang sama dari tahun ke tahun. 
Makanya, saya agak excited juga ketika Astrindo Senayasa, distributor untuk produk Asus dan Intel beberapa minggu lalu memberikan brief event yang agak menantang, mereka mau bikin gathering dengan konsep Spain atau Spanyol. Secara nuansa, tradisi dan budaya Spanyol yang kaya nilai artistik, kegembiraan dan semangat untuk menjadi pemenang, mungkin terasa masih awam dan hanya singgah dalam imajinasi, karena terus terang, saya belum pernah tuh bikin konsep Spain.


Dan dari research kecil - kecilan, saya menemukan sebuah benang merah yang cukup memiliki korelasi antara Spanyol dan semangat para dealer untuk terus berkompetisi dalam annual sales program mereka. Masalahnya adalah, saya tidak paham sama sekali, kata - kata dalam bahasa spanyol, dan memperkuat tematik, saya harus menggunakan tema yang diambil dari bahasa Spanyol dan memiliki hubungan erat dengan semangat kompetisi. 


Dari sebuah program translation English to Spain akhirnya saya menemukan kalimat yang pas dan cukup representative untuk dijadikan sebagai tema acara. 


Ketika tema sudah ditemukan, content sebagai perwujudan dari tema tersebut juga sudah didapatkan, mulailah masuk ke desain stage. Stage designer handal yang jadi mitra saya, untungnya dapat dengan cepat mengaplikasikan brief yang saya terima ke dalam bentuk stage dan area foyer, sehingga diperlukan waktu sebentar saja, untuk jadi desain keseluruhan, sudah termasuk ilustrasi di foyer akan apa saja aktivitas yang dibuat disana. 


Singkat cerita, proposal konsep acara termasuk dengan budget sudah jadi, dan siap untuk dipresentasikan. Waktunya presentasi nih!


Saya membayangkan presentasi dengan sambutan dan antusiasme yang hangat dan responsif dari clientnya, meskipun pada kenyataannya nggak seperti itu juga ; he...he..he.., ( ini ajaran memainkan mind-set yang bagus, meskipun kadang hasilnya nggak sesuai imajinasi kita... ) 


Dari konsep ada beberapa hal yang dipertanyakan, dan sekilas, saya menangkap ada beberapa hal yang memang tidak cukup kuat mewakili konsep Spanyol, khususnya elemen desain panggung, masih terlalu bergaya meditera nia ketimbang Spanyol, akhirnya ...


Setelah semua direvisi, client hanya meminta materi dikirimkan dalam bentuk soft copy dan hard copy tanpa meminta untuk presentasi ulang, dan itu sudah dilakukan 1 minggu kemudian. 


Setelah itu, saya nggak terlalu mikirin sampai waktunya agak lama dan mendekati tanggal yang direncakan untuk pelaksanaan event tersebut, saya pikir sih tadinya nggak dapat, karena, biasalah, bikin proposal EO begitu saya nothing to lose aja. 


Jadi diam, menunggu, dan nggak jelas,.....

Senin, Januari 04, 2010

Joke sebagai reminder kita ke client


Anjing! Babi! Haram hukumnya bapak ibu! joke konyol itu masih saja saya ingat! Dari seorang AE yang saat ini sedang merapat lagi ke barisan. Atau saya copy dari http://kucoratcoret.blogspot.com sebuah image tentang candaan khas orang Sunda. Lumayan menghibur.

Candaan, joke, komentar jail nan iseng, ternyata, punya kesan tertentu yang akhirnya bisa menjadi memorable things pada benak client, pada akhirnya, meskipun dia ingat kita karena candaan, tentunya langsung masuk ke memori client, bahwa profesi kita adalah EO, artinya apa?

Banyakin dech stock joke kita, soalnya joke itu bagian dari cara kita mencairkan suasana. Atau, cerita yang satu ini sih, cuma buat dibagiin aja, nggak perlu dicontoh, meskipun cukup ampuh juga untuk jadi reminder client pada diri sahabat saya.

Dirjo, unit manager di Komando Divisi PH, karena tugasnya yang jadi unit, kalau di EO itu sama dengan bagian produksi yang bertugas mengkoordinasikan semua kebutuhan produksi mulai dari perizinan, venue, equipment dan lain sebagainya. Satu hari Dirjo ditugaskan untuk mencari lokasi shooting untuk sebuah program reality show yang sedang digarapnya, lokasi yang dianggap pas adalah sebuah unit rumah contoh pada sebuah project properti. Untuk dapat izin dia harus ketemu dengan marketing & promotion manager dari project properti itu, dia pun berjalan ke arah kantor marketing, secara kebetulan kantor marketing perumahan itu, sebuah bangunan yang didominasi dengan kaca. Kacanya bersih bukan kepalang dan kelihatannya transparan alias nggak ada kacanya, dia jalan dengan yakinnya, lalu..Gubrak... dia nabrak kaca, kontan seisi kantor marketing pada ketawa dan secara kebetulan Marketing and Promotion Manager yang hendak ditemui juga ada disitu.

Akhirnya, dia berhasil menciptakan satu moment yang nggak akan dilupain sama Marketing and Promotion Manager tadi, meskipun agak memalukan, tapi ada manfaatnya juga lho. Denger - denger cerita, beberapa bulan kemudian, si Marketing and Promotion Manager tadi, menghubungi Dirjo untuk minta bantuan pembuatan video profile dari perusahaan pengembang tersebut.

Wow! Luar biasa kan efeknya? Kalau nggak malu sih, boleh juga tuh dicontoh :)