Sabtu, Juni 13, 2009

Cerita Event ; Dana Pensiun Astra (bagian terakhir)

Inilah cerita terakhir, persiapan dan saat berlangsungnya event gathering Dana Pensiun Astra, setelah sekian lama saya "ngutang" ini waktunya saya bayar ya... thanks buat teman2 yang udah kasih komentar dan pertanyaan-pertanyaan seru lewat email...semoga bisa jadi lebih sukses! Simak cerita-nya dibawah ini...

Ga ada komando, tiba - tiba saja otak saya langsung berasosiasi dengan film Si Doel Anak Betawi dan langsung menghubungkan dengan persabahatan, bahwa persahabatan adalah hubungan tanpa pamrih untuk kebaikan sahabat dan sepertinya ini memiliki korelasi dengan beberapa acuan yang saya tulis. Mungkin bisa dibuat malam harinya tema acara bernuansa betawi dengan penonjolan pada tokoh si Doel, anak betawi asli multitalenta dengan segudang kepribadian yang asyik termasuk dalam hubungan sosialnya. Makin cepat, aliran ide datang setelah si Doel masuk, Kabayan, tokoh sunda yang doyan ngebanyol dengan nuansa kebudayaan jawa barat yang pas dengan lokasi acara di daerah Cisarua, tapi, muncul lagi ide gila, Police Academy, sekelompok orang yang bersama - sama bahu membahu menumpas kejahatan dengan beragam karakter, namun tetap dibungkus hubungan persahabatan yang erat. Wah, saya jadi bingung nih, masih ada lagi tuh kalau dilanjutin, ini sih kalau di permainan basket lagi "on fire" terus three point shoot!

Saya hentikan saja dan langsung masuk ruangan untuk membuat pengajuan konsep dan tema, Akhirnya saya mengajukan ketiganya dengan tema umum "Sejahtera Bersama Sahabat!" tema ini saya pikir sudah cukup mewakili semua unsur dalam acuan sebelum membuat tema yang sudah saya tulis. Tema ini mewakili proses dan tujuan akhir pengelolaan dana pensiun, kerjasama-nya dapat lewat hubungan persabatan, kesejahteraan sebagai tujuan akhir juga dapat, dan kebersamaan sebagai team work untuk mewujudkan kesejahteraan juga sudah pas. Saya tulis di slide dan implementasi kegiatan dari tema tersebut juga sudah saya tulis.

Implementasi kegiatan itu, merupakan terjemahan dari tema umum yang kita ajukan, tentunya dalam bentuk aktivitas apa yang akan dijalankan dan tentunya sesuai dengan tema. Games Simulasi bisnis dana pensiun merupakan salah satu implementasi tema, dimana mereka secara bersama akan mewujudkan kesejahteraan yang disimbolisasikan melalui pembangunan rumah, namun untuk membuat rumah tadi, kita buat cerita dan permainan sebelumnya yang menggambarkan proses bisnis Dana Pensiun dari awal dengan berbagai peran baik dari peserta, PIC HRD dan juga Dana Pensiun itu sendiri.

Sesi 1
Jadi permainannya kita sebut sebagai Pension House, dimana peserta harus mengumpulkan modal secara bersama dalam tiap kelompoknya melalui berbagai permainan yang menggambarkan masalah yang ada selama ini. Masalah yang ada itu diantaranya adalah keterlambatan dalam penyetoran dana dan laporan bulanan yang mengakibatkan investasi yang tidak optimal, nah, ini digambarkan dengan permainan dimana mereka harus melakukan soal - soal yang kita berikan, soal dalam bentuk cerita, dan harus diserahkan jawabannya sesuai dengan waktu yang telah kita tentukan, apabila tepat waktu dan jawabannya benar, mereka akan mendapat modal dengan nilai yang besar, namun bila terlambat, apalagi salah, ya modalnya harus dikurangin. Asosiasi dari masalah PIC HRD yang kadang terlambat melakukan laporan bulanan kepada DPA, diwakili pada sesi 1. Ditambah dengan bumbu - bumbu lain yang juga erat kaitannya dengan hubungan PIC HRD dan peserta, seperti PIC HRD kadang akan mendapat pertanyaan dari peserta tentang estimasi hasil pengelolaan dana pensiun mereka, nah, kalau mereka berpikir bahwa menjawab hal itu berarti tugas tambahan, maka pikiran itu salah besar! Yang benar adalah, dengan berhasil menjawab pertanyaan - pertanyaan dari peserta, maka akan tercipta nilai kredibilitas yang tinggi dari PIC HRD, yang membuat mereka dipercaya oleh rekan - rekan karyawan dan dipandang sebagai profesional! Siapa yang nggak mau?!

Nah, Sesi 2,
merupakan peran dari Dana Pensiun Astra itu sendiri, dimana, setelah dana berhasil dikumpulkan lengkap dengan laporan bulanan, maka tugas DPA adalah mengelola dana tersebut untuk diinvestasikan. Tapi ingat! Hasil investasi belum tentu baik, bisa juga merugi lho, makanya kita buat permainan di sesi 2 ini adalah waktu mereka untuk menginvestasikan modal yang telah mereka dapat pada beberapa booth permainan. Untuk ikut dalam permainan mereka harus menginvestasikan modalnya, misalnya 20$ tapi ada peluang untuk mendapatkan hasil investasi sampai 80$, kalau berhasil menyelesaikan dengan baik permainannya.

Dan, terakhir Sesi 3,
Peserta akan menghitung jumlah modal yang mereka dapatkan, untuk kemudian dibelanjakan dengan beberapa material guna pembangunan rumah. Material itu terdiri dari bambu, tali, kuas dan cat yang semuanya harus dibeli dari modal yang telah mereka dapatkan.

Dari sesi ke sesi, tiap peserta tampak antusias mengikuti-nya, yang seru adalah games yang mengharuskan mereka untuk menceritakan kembali ke teman2nya dari hasil menebak pantomim yang diperankan oleh mr. mime yang juga sahabat saya, muchsin. Agar dapat sampai pesan yang ingin diberikan kepada para peserta, tiap kali sebelum dan sesudah 1 permainan, saya bersama
dengan games maker menyampaikan maksud dan tujuannya dari permainan. Hal ini merupakan salah satu bagian penting dari mandatory client.

Di tengah suasana berkabut di kawasan Cisarua, akhirnya seluruh permainan berhasil diselesaikan dengan baik oleh peserta. Dan acara berlanjut dengan sebuah awarding night yang bertema Betawi, dimana seluruh peserta wajib tampil dengan dress code "anak betawi" Seru & Entertaining! Apalagi, saat salah seorang peserta berinteraksi bersama MC dalam sebuah gimmick, saat memperagakan silat betawi, karena terlalu semangat, celana batik yang dipakainya sampai robek di bagian tengah :) Dan karena tema Betawi juga, dibuat satu sesi khusus pemilihan abang-none yang diambil dari peserta dengan penampilan dan gaya bicara yang paling betawi.

Sebagai akhir dari rangkaian acara, keesokan harinya peserta melakukan fun walk dari hotel menuju ke Taman Safari, masih dalam kelompok yang sama dengan rangkaian games. Mereka harus melalui pos demi pos untuk menjawab beberapa pertanyaan diantaranya dimainkan oleh pantomim. Endingnya, ketika tiba di pintu masuk Taman Safari, mereka kembali beraksi untuk menampilkan "kesan dan pesan" dari seluruh rangkaian acara serta sebuah sesi photo dengan gaya yang paling lucu. Games di bagian fun walk ini juga, masih terkait erat dengan peran para HRD untuk dapat menceritakan kembali seluruh hal tentang Dana Pensiun pada rekan - rekannya di kantor. Dan sesi photo serta kesan dan pesan yang diambil dengan menggunakan kamera video, sebagai masukan juga bagi Dana Pensiun Astra dan EO agar membuat acara yang lebih baik pada periode berikutnya. Uniknya, games ini sendiri sebenarnya baru saya siapkan secara detail pada malam harinya!

Dari kesan dan pesan peserta, tampaknya mereka cukup puas dengan apa yang disuguhkan, meskipun ada beberapa kekurangan - kekurangan sebagai masukan bagi kami. Nah, gitu ceritanya! Btw, baru kali ini saya menulis sebuah cerita persiapan event sampai eventnya selesai, jadi, buat teman2 yang baru belajar organizing event, mungkin ada beberapa hal yang bisa dijadikan pelajaran, atau mungkin bisa dijadikan inspirasi untuk menampilkan konsep2 yang berbeda untuk gathering client-nya. Oh iya, rangkaian permainan baik material dan man power serta games maker, saya dibantu oleh Kalapa Production, yang mengkhususkan pada games fun outbond yang tidak terlalu mengeksplor aktivitas fisik dan juga dibantu oleh aksi pantomim dari Mr. mime, muchsin. terimakasih juga untuk seluruh rekan-rekan yang membantu jalannya acara ini!

Tidak ada komentar:

Posting Komentar