Sabtu, Mei 02, 2009

Cerita dibalik event Durex (part 2)

Melanjutkan postingan tempo hari tentang persiapan event talkshow, sampai mana ya? oh iya, sampai loading dengan waktu yang terbatas ya? Loading dengan waktu yang terbatas memang selalu membuat detak jantung berdetak lebih cepat dari biasanya, bayangan bahwa pekerjaannya nggak bisa kelar tepat waktu dan nggak maksimal selalu ada. Tapi, disitulah kita sebagai EO dituntut untuk tenang, kerja cepat dan terstruktur, bukan kerja cepat, grasa - grusu dan nggak jelas. Semuanya akhirnya sesuai dengan harapan, jam 17.00 sepertinya semua sudah sesuai jadwal. Level stage, dekor dan backdrop sudah terpasang rapi, diujung sana Piano yang akan dibawakan pianis senior Otti Jamalus baru saja selesai dilakukan stem. Multimedia juga sudah datang sejak 15.30 dan mulai memasang perlengkapannya, tapi... ternyata screen yang dibawa ukuran 2x3 terlihat terlalu besar dan tidak sesuai dengan venue yang terlalu kecil, awalnya sudah diukur bahwa akan cukup, tapi dengan perubahan mendadak pada posisi level stage akhirnya screen agak menutup piano dan tentu saja pianis-nya nantinya. Akhirnya, setelah berulang kali dilakukan percobaan, diantaranya dengan merubah penempatan screen hingga membalik posisi screen menjadi vertikal, tampaknya tidak memberikan solusi yang terbaik, akhirnya saya ambil keputusan untuk mengganti screen menjadi ukuran yang lebih kecil, 70inch mungkin, saya koordinasikan dengan vendor untuk mencari penggantinya, akhirnya, Amir, sahabat dari vendor sound system yang sudah malang melintang dalam dunia produksi EO mendapatkannya, namun, baru bisa tiba di lokasi diperkirakan pukul 18.00, sementara acara akan mulai 19.00. Gimana? Hmmm, agak riskan juga sih, ya, akhirnya, saya mengiyakan untuk menunggu screen 70inch datang meskipun dengan tambahan budget tentunya. [ pelajaran 1 ; nambah budget sedikit untuk kepuasan client dengan resiko margin keuntungan berkurang, bagi saya jauh lebih baik, ketimbang dapat profit besar, tapi client kecewa, ini bisnis jangka panjang! ]

Satu-satunya masalah cuma itu, yang lain sudah ok. Yang sangat ok dari penilaian produksi, adalah persiapan vendor dari sound system, lighting dan dekor, yang sudah berupaya maksimal dengan memperbanyak man power untuk set-up dengan waktu yang terbatas. Uups...ternyata multimedia juga bermasalah, sepertinya vendor multimedia yang saya gunakan kali ini belum banyak pengalaman dalam mengatur set-up multicam dan multimedia, switcher (alat yang digunakan untuk memindah tampilan visual di screen dari kamera ke DVD atau ke laptop dan lain sebagainya ) bermasalah, masalahnya terletak pada saat transisi gambar pada 2 channel di mixer yang tidak terdeteksi, hasilnya, hanya gambar dari kamera saja yang keluar, sementara dari DVD dan juga laptop tidak dapat dikeluarkan. Jam sudah menunjukkan 17.20 ketika masalah itu ditemukan, jujurnya, saya agak sewot juga sama vendor yang satu ini, meskipun saya sudah sering menggunakan alatnya tapi ini pertama kalinya saya bekerja dengan team mereka, biasanya saya menggunakan alatnya saja namun team-nya dari saya. Tapi nggak ada gunanya marah berlebihan kalau acara belum dimulai, yang diperlukan adalah semangat untuk cari solusi. [ pelajaran 2 ; sewot, marah, kecewa saat persiapan acara itu wajar, tapi nggak usah berlebihan dan kelamaan juga, dari mantan manager saya, Hilmy Zulhaemi, saya belajar untuk tetap tenang sehingga energi kita akan lebih dihemat dan secepatnya cari solusi. Jadi, kalau ada masalah apapun dalam persiapan event, jangan langsung panik nggak karuan, lebih baik tenang coba telaah masalahnya dimana dan diskusi dengan vendor dan rekan2 produksi untuk cari solusinya ]

Solusinya adalah switcher harus diganti! Kendalanya, vendor multimedia ini bermarkas di Jatibening Bekasi, waktu tinggal 1 jam setengah menuju ke acara mulai, mungkinkah? Ehmm, udah pasti nggak mungkin. Saya coba cari beberapa orang teman yang mungkin bisa membantu, vendor multimedia juga, akhirnya vendor multimedia mendapatkan switcher pengganti yang bisa diambil di lokasi yang kira - kira membutuhkan waktu paling lama 1 jam. Ok, akhirnya kita menunggu. Sambil menunggu, bersama dengan crew show communication / stage management kita technical meeting sebentar untuk membahas tugas dan jalannya acara. Bersamaan dengan menunggu proses produksi, karena kebetulan seluruh pengisi dan pendukung acara sudah datang, akhirnya dilanjutkan dengan technical meeting membahas rundown dan hal - hal penting yang akan dibicarakan nantinya.

Pada saat technical meeting dengan seluruh pengisi acara, alhamdullilah, saya bertemu dengan orang - orang yang sudah profesional di bidangnya. Farhan, sebagai MC ternyata sangat pintar untuk memberikan masukan - masukan terkait chit-chat hal - hal yang akan dibicarakan, udah gitu, di team stage management saya, Anne adalah profesional yang sudah sering pegang MC untuk beragam event, jadi urusan pembawa acara sepertinya nggak maasalah. Dr. Boyke sebagai nara sumber juga nggak kalah pintarnya dengan memberikan usulan tentang urutan - urutan, Mbak Otti sebagai singin pianist juga memberikan masukan - masukan terkait dengan pilihan lagu. Technical meeting kali ini pun jauh lebih santai dan kerap diwarnai dengan joke untuk usia dewasa tentunya karena tema talkshow adalah urusan orang dewasa.

Akhirnya, semua persiapan kelar baik untuk produksi dan juga jalannya acara. Switcher dan Screen datang kurang lebih jam 18.20-an, saat dimana tamu sudah hadir, tapi semuanya masih bisa dipasang dan bekerja baik. Lalu, HT dibagikan dan client juga saya pegangi HT yang dapat berhubungan langsung dengan saya namun channel-nya dibedakan, maksudnya sih biar memotong proses birokrasi komunikasi dalam EO Formal yang kadang agak panjang. Jadi, client langsung berhubungan dengan Show Director melalui channel HT yang berbeda, tujuannya sederhana aja, biar kalau ada perubahan atau clue untuk mulai dan lain sebagainya, client bisa langsung ke Show Director. Pada beberapa EO, ada yang membuat jalur komunikasi ini agak panjang, client dipegangi HT namun koordinasi dengan AE, baru AE koordinasi dengan Show Director, kadang ada juga client yang nggak dipegangi HT namun diikuti terus oleh AE, tiap kali ada hal yang terkait dengan acara, client bicara dengan AE baru dari AE menuju ke Show Director. [ pelajaran lagi nih, untuk penggunaan HT, lebih baik pake Icom dengan handsfree yang baik, soalnya dulu pernah punya pengalaman koordinasi dengan Talkabout malah jadi berantakan dan nggak bisa komunikasi dengan baik karena disamping tanpa handsfree, tingkat kebisingan suara saat event, sudah pasti mengganggu ]

Acara dimulai, tamu mulai berdatangan, melakukan proses registrasi dan beramah tamah sebelum masuk ke acara pertama. Sebagai informasi tamu yang datang terdiri dari beberapa puluh undangan dari komunitas Trijaya Network, para pasien dari klinik pasutri milik Dr. Boyke, Client dan rekanan client dan yang nggak kalah penting adalah 50 orang lebih wartawan dari berbagai media baik cetak maupun elektronik. Melalui voice over, saya ucapkan selamat datang dan mempersilahkan hadirin untuk menikmati makan malam sambil diiringi oleh sajian musik hidup oleh Otti Jamalus.



Setelah itu, saya koordinasikan melalui stage crew via HT agar mbak Otti memainkan musik slow, sebagai backsound VO untuk intro acara sekaligus intro untuk VT ( Video Taping ). tayangan video pembuka dimainkan, melalui screen 70inch tadi, hasilnya cukup lumayan untuk dipandang dari jarak paling belakang di Puro, ditambah lagi, satu plasma TV yang ditempatkan pada bagian belakang cukup membantu audiens untuk melihat tayangan tersebut. Tayangan ini sendiri merupakan intro sebelum masuk ke topik talkshow, tujuan sederhana, untuk membuka pola pikir dan pandangan audiens pada tema yang akan dibicarakan. Bercerita mengenai latar belakang dan sebab musabab terjadinya perceraian dan perselingkuhan dalam rumah tangga, salah satu penyebab terbesarnya adalah sex, pada tayangan visual tadi, diberikan highlight dari headline news beberapa media cetak tentang perceraian dan perselingkuhan, yang paling gampang ya dari kelas selebritis.

Ending dari tayangan, dilanjutkan dengan VO kembali untuk mengundang Farhan, Farhan lalu masuk dan mulai bicara untuk membuka acara. Damn! Ini MC emang pintar ya, script yang sudah dibuatin sama sekali nggak dipake sama dia, meskipun dia pegang script mc yang sudah dibungkus dalam que card. Semua yang dibicarakannya merupakan improvisasi dan olah pikiran dalam proses yang cepat untuk kemudian dikeluarkan dengan bahasa yang mudah dicerna dan asyik untuk didengarkan. Joke - joke konyol yang terkait dengan tematik talkshow lancar membuat audiens terpingkal, bahkan sesekali ia menceritakan hal - hal yang agak nyerempet, tapi masih wajar, mengingat tema talkshow-nya.

Nggak lama berselang, Farhan mengundang Dr Boyke untuk naik ke atas panggung, backsound musik dari Otti Jamalus mengiringi naiknya ginekolog ini, dan talkshow bertema Sexual Wellbeing ini mulai dinikmati oleh audiens, termasuk saya :) Dr. Boyke langsung mengawali sesi talkshownya dengan mempresentasikan materi presentasi yang dibuat olehnya, kebanyakan merupakan pengalaman pribadi dari hasil konsultasi pasien di klinik pasutri yang ia kelola, selebihnya merupakan olah data dari berbagai sumber. Presentasi yang materinya berupa powerpoint dioperasikan dari laptop oleh asisten-nya, dan agak jeli juga nih asisten, ia berulangkali bicara kepada saya agar mengingatkan rekan - rekan wartawan untuk tidak mengambil photo khususnya pada slide presentasi, dengan alasan bahwa ia tidak mau dituntut karena menyebarkan materi pornografi. Hi..hi..hi, ada - ada aja, saya berupaya menyampaikannya ke PIC MC untuk menyampaikan ke Farhan agar mengingatkan. Dari Presentasi Dr. Boyke, pandangan mata audiens sepertinya nggak mau pindah dari screen, banyak hal - hal baru yang akhirnya diketahui oleh audiens, termasuk penyebab perselingkuhann salah satunya adalah karena rasa penasaran pasangan kita untuk bercinta dengan orang lain, whats? Iya, kata Dr Boyke "Ada orang yang penasaran, gimana sih rasanya bercinta dengan orang ambon, sementara suaminya orang Jawa." Usai presentasi Dr. Boyke duduk pada kursi yang sudah disiapkan, posisi duduknya semua orang yang nantinya akan bicara juga sudah diatur sebelumnya. Kembali ke asisten-nya Dr. Boyke, ia cukup jeli juga untuk mengingat bahwa materi presentasinya harus dihapus dari laptop, sangat luar biasa!

Setelah bicara - bicara dengan Dr Boyke, ending sesi ini, Farhan mengakhiri dengan membuat satu pernyataan yang terkait dengan sesi berikutnya, yaitu sesi untuk presentasi produk dari Durex. Kesannya, apa yang diungkapkan oleh Farhan jadi bukan sekedar intro ke "jualan" tapi menjadi satu kesatuan dengan apa yang disampaikan oleh Dr. Boyke. Bram Indrarto, selaku country Manager Durex menjadi nara sumber berikutnya, dengan presentasi produk. Tanpa bermaksud memuji karena memang sudah selayaknya, Bram mampu membawa presentasi produk bukan lagi presentasi jualan, tapi menjurus pada peningkatan pengetahuan audiens akan beragam alat bantu yang dapat menjadikan hubungan sex pasangan suami istri menjadi lebih variatif dan indah untuk dinikmati. Sebagai nara sumber terakhir adalah pasangan suami istri Gilang Ramadhan dan Shahnaz Haque, hmmm.. ini pasangan yang paling ajaib sepertinya, mereka sangat terbuka untuk bercerita tentang kehidupan sex rumah tangga mereka didepan publik, dan Farhan sebagai MC memegang peranan penting dalam membuat acara ini menjadi lebih hidup dengan pertanyaan - pertanyaan yang konyol namun memang mengundang keingintahuan audiens. Terlihat semua orang yang hadir menikmati sesi talkshow dari seluruh nara sumber, termasuk saya, bahkan juga para koki dari Puro, yang kebetulan pantry dan meja saji-nya mengarah pada acara.

Tiba pada sesi Q&A, disini saya mendapat banyak masukan dari client. Mungkin karena asyiknya bicara mengenai sex, farhan sampai lupa bahwa ada kepentingan client yang harus diekspose juga, Bram selaku perwakilan Durex tidak banyak bicara, akhirnya, saya berkoordinasi dengan PIC MC untuk memberikan beberapa pertanyaan tambahan yang akan diajukan seputar produk DUrex. Sukses juga akhirnya memancing pertanyaan itu dan jawaban yang diberikan pun cukup memuaskan. Nah, pelajaran penting lagi nih, [ kadang saat membawakan acara, kita malah enjoy jadi audiens, padahal tugas Show Director dan teamnya adalah menjalankan acara dari rangkaian satu ke rangkaian berikutnya, JANGAN LUPA tugas utamanya! jangan malah asyik menikmati acara, sampai akhirnya melupakan rangkaian acara berikutnya yang harus disiapkan ]

Sesi Q & A ditutup dengan doorprize khusus untuk audiens, kemudian Farhan memberikan closing summary dibantu oleh nara sumber lainnya, kemudian photo session seluruh nara sumber dan khusus untuk rekan media akan ada sesi Q&A khusus, dan yang tidak kalah menariknya, ada doorprize khusus untuk wartawan dengan hadiah Blackberry dan juga O2. Sesi Q&A khusus untuk wartawan ini tidak dilakukan diatas stage, namun dibuatkan space khusus dengan backdrop Durex yang melatarbelakangi pada bagian depan Puro. Ending dari sesi ini, Farhan menutup acara dan sesi tanya jawab secara informal ternyata terus berlanjut, apalagi rekan media infotainment yang nggak habis-habisnya melakukan interview dengan Gilang dan Shahnaz. Acara selesai.

Kelar acara ngapain? Nah, ini juga penting, bagian produksi mengawasi seluruh proses load-out, apalagi karena restoran ini punya waktu yang terbatas, waktu load-out juga dibatasi. Untungnya Haris, vendor stage & decor bekerja dengan banyak additional man power, semuanya jadi lebih cepat, dan nggak tahu kenapa, waktu load-out jauh lebih cepat daripada waktu load-in dan set-up. Bagian yang nggak kalah penting kelar acara adalah evaluasi, saya bersama team dan juga client duduk bersama setelah menikmati makan malam ala italiano yang jarang - jarang nih...apalagi ada tambahan red wine dan white wine, plus sebatang cerutu kuba yang asyik dinikmati. Kita pun melakukan evaluasi, apa saja yang menjadi kekurangan untuk perbaikan di masa yang akan datang disampaikan disitu, no hard feeling! kalau kita ada kekurangan dan kesalahan ya disampaikan, toh itu semua untuk kebaikan kita dan hubungan jangka panjang dengan client, karena kita berbisnis dalam bidang jasa dan jasa adalah kepercayaan, tinggal bagaimana kita menjaga hubungan dan kepercayaan sudah terbangun dengan client.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar