Jumat, Mei 08, 2009

Cerita Di Balik Persiapan Event : Dana Pensiun Astra (Part 2)


Kembali lagi ke Dana Pensiun Astra dan brief-nya, Dana Pensiun Astra ini berencana untuk membuat sebuah gathering dengan beberapa tujuan yang diharapkannya. Sebagai informasi tambahan agar anda tahu tujuan yang diharapkan adalah proses bisnis dari DPA, secara sederhana proses bisnis-nya adalah : 1. Tiap bulannya pada tanggal yang telah ditentukan, karyawan yang menjadi anggota DPA (atau disebut Peserta) harus menyetorkan sejumlah uang kepada DPA kepada divisi HRD melalui PIC yang telah ditunjuk perusahaan. 2. PIC HRD akan menerima dana tersebut dan melengkapinya dengan laporan bulanan. 3. PIC HRD akan menyerahkannya kepada DPA. 4. DPA akan mengelola dana tersebut untuk diinvestasikan bekerja sama dengan Badan Investasi dan Bank Kustodian. 5. Hasil dari pengelolaan dana yang diinvestasikan dapat menghasilkan hasil yang baik dan juga ada kemungkinan meraih hasil yang tidak baik / tidak optimal. 6. DPA akan menginformasikan hasil dari pengelolaan dana tersebut kepada PIC HRD untuk kembali disampaikan pada Peserta. Nah, yang jadi kendala adalah : 1. Terkadang PIC HRD terlambat menyetorkan uang dan laporannya, bisa juga uang sudah masuk namun laporannya belum atau kebalikannya atau bahkan kedua - duanya. 2. Timbul pemikiran bahwa apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab PIC HRD adalah tugas tambahan, sehingga PIC HRD berpikiran bahwa ini bukanlah prioritas dalam tugas mereka. 3. Padahal dana dari peserta yang akan diinvestasikan oleh DPA harus secepatnya masuk agar secepatnya diinvestasikan, karena makin cepat diinvestasikan makin besar kemungkinan untuk mendapatkan hasil yang optimal. 4. Hal ini akhirnya merugikan siapa? bukan DPA tentunya, melainkan Peserta itu sendiri dan juga PIC HRD, peserta akan mendapatkan hasil yang tidak optimal dan PIC HRD akan dianggap sebagai profesional HRD yang tidak kredibel, hasil terburuk dari semua keterlambatan itu akan berdampak pada ketidakpercayaan peserta pada DPA sebagai pengelola dana pensiun mereka. Hmmm, oke, dari client brief itu, setidaknya sudah tergambar tentang gathering ini, mulai dari tujuannya hingga ke pesertanya. Jadi, peserta yang diundang adalah PIC HRD yang menjadi ujung tombak pada proses bisnis DPA. Tujuan diadakan gathering ini merupakan harapan dari DPA untuk membalikkan kendala yang sudah diceritakan tadi, diantaranya adalah (1) Memberikan dan meningkatkan kesadaran kepada PIC HRD bahwa mereka adalah profesional yang memiliki peran amat mulia dalam kesuksesan pengelolaan dana pensiun. 2. Disamping itu, mengubah mind-set para PIC HRD bahwa tugas administratif yang mereka lakukan bukan merupakan tugas tambahan, melainkan merupakan sarana untuk meningka tkan kredibilitas mereka sebagai profesional HRD yang akhirnya akan meningkatkan value added mereka sebagai profesional HRD dan meningkatkan kepercayaan karyawan pada HRD secara umum. 3. Membuat sebuah program yang mampu membuat PIC HRD terlatih untuk menceritakan ulang secara tepat kepada peserta, karena seluruh hasil, program dan regulasi dari DPA akan disosialisasikan oleh mereka kepada peserta. Dari client brief ini, tambahan terpenting dari client adalah "Buatkan sebuah program permainan yang merupakan simulasi bisnis di Dana Pensiun Astra yang dapat membantu mewujudkan tujuan - tujuan yang diharapkan melalui acara ini." Plus, client juga sudah menentukan tempat dan tanggal pelaksanaan acara, yaitu di Hotel Seruni, Cisarua, Bogor, dan beberapa program sosialisasi serta pendukung lainnya. Client brief sudah cukup jelas kan, dari situ kita akan berangkat untuk membuat creative concept yang mampu mewujudkan tujuan tujuan tadi plus harus ada juga nih kelebihan yang kita ingin tonjolkan. Nah, kalau sudah sejelas itu, biasanya saya berikan waktu khusus untuk berimajinasi sendiri, guna membuat creative concept, setelah dapat benang merah dari kegiatan yang akan dibuat tadi, baru saya mendiskusikannya dengan team untuk mendapatkan ide, saran dan masukan lain. Proses 1 dalam cerita dibalik event, yaitu client brief sudah selesai, kita akan lanjutkan dengan belajar untuk membuat creative concept berdasarkan brief tersebut. Untuk mempermudah anda belajar, saya akan pisahkan tulisan ini berdasarkan bagian - bagiannya sesuai urutan, dari client brief - creative concept - presentasi - pelaksanaan - evaluasi. Nantikan kelanjutannya dalam postingan berikutnya.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar