Rabu, Mei 06, 2009

Cerita Di Balik Persiapan Event : Dana Pensiun Astra (Part 1)

Cerita saya mengenai persiapan event talkshow mendapat tanggapan dari beberapa orang, tapi kebanyakan meminta saya untuk melanjutkan cerita mengenai persiapan event yang lain, nggak cuma event yang baru saja dijalankan, mungkin event yang paling sulit mas? atau ada juga yang bilang event yang paling berkesan. Terimakasih untuk 22 orang yang mengirimkan email komentarnya. ok..ok, akan saya lanjutkan cerita mengenai teknis persiapan event lainnya dalam waktu dekat ini, termasuk update photo untuk portfolio.

Nah, kali ini saya akan bercerita mengenai pengorganisasian acara / organizing event yang baru saja berlangsung, tepatnya pada tanggal 30 April s/d 1 Mei 2009 yang lalu. Agar rekan - rekan EO dan anda yang ingin belajar EO, apalagi yang sudah membaca buku "EO, 7 L angkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" saya akan mulai dari keterangan tentang client, client's brief, proses pembuatan konsep dan presentasi hingga ke jalannya acara termasuk urusan teknis dan pembagian tugas-nya. Kenapa saya tuliskan dalam format yang panjang dan detail seperti itu? Tujuannya tidak lain adalah agar teman - teman dapat belajar secara keseluruhan proses organizing event secara utuh. Jadi, dapat diaplikasikan oleh teman - teman apabila mendapatkan project dari client untuk organizing event.


Tentang Client & Clients Brief
Client-nya kali ini adalah Dana Pensiun Astra (DPA), merupakan anak perusahaan group usaha Astra, dengan line business adalah pengelolaan dana pensiun bagi seluruh karyawan astra yang sudah masuk persyara tan untuk ikut dalam dana pensiun. Sebelum membuat konsep, bahkan sebelum presentasi, biasakan untuk mengenal terlebih dahulu client dan bisnisnya secara umum! Hal ini penting, mengingat client atau dalam hal ini adalah calon client adalah mitra yang akan bekerja sama maka kita harus tahu dan kenal terlebih dahulu, setidaknya, nanti pada saat kita bertemu untuk pertama kali-nya, otak kita tidak kosong sama sekali tentang pengetahuan akan client. Disamping, dengan mengetahuinya, maka pada saat bertemu nanti, akan banyak hal - hal yang menyangkut client yang bisa dijadikan bahan obrolan. Tambahan lagi nih, biasakan pada saat berkunjung ke kantor calon client kita perhatikan secara seksama ruangan kantor atau setidaknya lobby-nya? Untuk apa? Biasanya perusahaan besar memajang banyak hal tentang bisnis mereka di bagian terdepan kantor, kadang visi dan misi perusahaan, informasi / promosi bisnis mereka, bahkan hingga ke attitude yang menjadi budaya mereka. Dulu, kala saya berkunj ung ke Makarizo, kala itu, masih berstatus sebagai calon client, saya perhatikan dengan seksama beberapa frame yang terpasang di dinding kantor mereka, hingga di ujung tangga tiap lantai, mereka menuliskan nilai - nilai perusahaan, diantaranya adalah bersikap optimis dan suka humor, sehingga pada sesi presentasi, saya lontarkan kalimat - kalimat bernada optimis dan sesekali diselingi dengan joke, sesuai dengan hal yang baru saya baca di bawah. Tapi, manusia kan tidak sempurna ya? Kalau kata Pak Kumis, pedagang rokok di Taman Makan Pahlawan Kalibata, yang berjualan hanya pada malam hari saja, tempat dimana kadang saya suka nongkrong bersama rekan - rekan EO lainnya, "Manusia itu tempat salah, dosa dan lupa," sayangnya, saya juga pernah melupakan hal ini. Calon client pernah menanyakan apakah saya pernah mengetahui produk mereka sebelumnya dan siapa saja kompetitor client? DAMN! karena terburu - buru saya nggak sempat mengenal calon client yang ini, hasilnya? Mengecewakan tentunya! Tak ke nal maka tak sayang maka tak dapat-lah kita project-nya. Ini penting! Sepenting kita mengetahui karakter wanita yang kita sukai, gimana caranya supaya dapat dia, calon belahan hati kita, so pasti kita harus kenal dulu dengan dia.
Bener nggak ? Nah, saya akan lanjutkan cerita ini, pada postingan saya berikutnya.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar