Sabtu, Mei 23, 2009

Siapa pun bisa jadi Juara ? Sederhana tapi...(biskuat campaign)

Minggu lalu, malam minggu, saya datang ke Carrefour, agak suprise juga malam minggu di salah satu pojok makanan anak, berkerumun puluhan orang tua bersama anaknya, karena diundang rasa penasaran saya menghampirinya. Ehhmm, sebuah gimmick yang menarik saya pikir, bahwa semua anak bisa jadi juara, meskipun simbolisasi juara dengan sebuah piala yang dipegang dan diabadikan dalam sebuah photo akan terlalu klise bagi kita orang dewasa, prestasi apa lu! jawabannya apa? Bingung iya!
Tapi untuk anak - anak dan tentu saja orang tua yang ingin terus membanggakan anaknya di depan orang banyak, berphoto dengan piala adalah sebuah kebanggaan yang luar biasa. Hal ini agaknya disadari oleh agency yang menggarap event activation ini, bahwa nggak peduli prestasi apapun, yang jelas semua bisa jadi juara!
Dan sejalan dengan tema campaign dan tagline dari biskuat, "Semua bisa jadi macan" dan "Semua bisa jadi juara" campaign ini rasanya cukup sukses jika diukur dari tingkat daya tarik audiens yang datang, dan walau nggak secara signifikan, tapi saya yakin juga akan berpengaruh dengan amount of sales khususnya dari hypermarket tempat dimana acara ini diadakan.
Konsepnya sederhana, tapi maknanya bagi orang tua luar biasa, nggak heran kalau para orang tua mau aja beli 10 bungkus Biskuat Bolu supaya anaknya bisa photo bareng piala kebanggaan.. :)

Part 4 : Proposal Event

Sudah h
Sudah hampir 1 minggu ini saya nggak bersentuhan sama sekali dengan internet, makanya blog ini tampil tanpa ada pembaruan. Tulisan dibawah ini merupakan kelanjutan dari persiapan event gathering Dana Pensiun Astra, salah satu group perusahaan di bawah naungan Astra Group yang tempo hari bikin gathering. Cerita saya Part 3 yl, tentang buat proposal event, nah, yang ini lebih mendalami untuk membuat tema dan mencari benang merahnya. Simak aja yuuu...

========

Antara susah gampang membuat konsep event dalam sebuah proposal yang menarik, kalau mood lagi enak, semuanya juga enak. Masalahnya, kalau pikiran lagi bercabang, sepertinya agak sulit dan harus dipaksa, dan seperti pada umumnya, apapun kalau dipaksa nggak enak ya?! Untungnya mood lagi enak, jadi buat konsep dalam powerpoint-pun bisa dilakukan dengan pikiran yang terbuka dan segar, ditambah kobaran ide yang masih terus membakar otak.
Saya bolak - balik catatan hasil meeting pertama, saat mereka memberikan brief, hmmm, saya diam sebentar, ........................................................................ ( namanya juga diam ya...xixixi...)
Ada satu benang merah sebagai kesimpulan dari diam sebentar tadi,
1. Client ingin tematik yang dapat meng-encourage para pic hrd dan dapat diimplementasikan dalam event.
2. Sebagai wujud implementasi dari tema, maka unsur penting yang perlu diperhatikan adalah permainan simulasi bisnis DPA.

Tema, penentuan tema dulu yang harus kita buat. Acuannya adalah hal - hal yang Memotivasi, memberikan kesadaran, hal - hal tentang kerjasama, semua tentang sikap dan sifat seorang profesional, melayani dengan tulus, ada korelasi-nya dengan budaya Indonesia sebagai bagian dari acara, tahun lalu acaranya bernuansa Bali lengkap dengan sajian seni dan budaya serta dress-code. Biasanya saya melakukan ini untuk mempermudah kita membuat tema, sebenarnya ini sederhana, sama sederhana-nya seperti yang ditulis dalam buku Quantum Learner yang baru saya baca, kalau mau pintar dan kreatif, jangan pernah hentikan rangsangan informasi yang akan masuk ke otak kita, dan kalau mau fokus konsentrasi dan belajar pintar, maka, Bobbi Deporter, sang penulis, menyarankan kita untuk membuat pecahan - pecahan atau cabang - cabang dari pemikiran kita agar mudah dibuat detail satu per satu.

Membuat pemisahan acuan untuk membuat tema tadi juga bermanfaat untuk menjadikan kita kaya akan pilihan tema pada konsep yang akan kita ajukan. Mungkin, karena terinspirasi dari tayangan NBA di Jak Tv yang baru saja saya lihat ditambah bumbu pengalaman saya yang sempet tergila - gila sama bola basket, saya tuliskan di notepad beberapa usulan tema, diantaranya adalah MVP, itu lho Most Valuable Player kalau di NBA, dan saya ganti menjadi Most Valuable Person, maknanya simple tapi dalam, inilah acara yang dikhususkan untuk mereka yang paling bernilai, karena berkat merekalah rekan - rekan peserta Dana Pensiun dapat menikmati hasil yang diharapkan, Tapi, saya lupa! Bahwa mereka maunya tema berbahasa Indonesia dan dari informasi tambahan yang didapat, President Director-nya yang juga seorang penulis buku dan motivator, sudah kepincut dengan slogan Partai Demokrat, "Bersama kita bisa, lanjutkan!" ya..model - model begitu yang dia pingin.. hmmm, agak - agak kembali ke masa orde baru dengan slogan penyemangat yang terkesan agak bombastis. Saya berhenti dulu, minum kopi sambil keluar mencari udara segar.
====== ok, saya akan sambung pada postingan berikutnya... ====

Minggu, Mei 10, 2009

Rutinitas, bisa membunuh !

Hari Minggu ini, gatel rasanya tangan pengen nulis sesuatu disini. Teman, sadar nggak kalau kiota, khususnya yang sudah terjebak dalam rutinitas harian, lambat laun jadi "bego", jadi nggak tahu banyak hal diluar sana, jadi nggak tau ada tempat baru apa disana, jadi nggak tahu ada agenda kegiatan apa yang menarik, jadi nggak tahu juga film apa yang lagi diputer di 21 atau kl sekarang ya di blitz megaplex, kreativitas kita makin menurun dan bisa jadi mati karena rutinitas itu! Apalagi yang udah jadi manager atau presdir, sibuknya semua soal kerjaan dan nggak ada lagi waktu untuk nambah ilmu. Ibarat pisau, kalau kata Steven Covey, kalau dipakai terus menerus memotong, ya ada waktunya udah nggak tajam lagi, makanya di bukunya dia menyarankan kita untuk mengorbankan waktu khusus untuk program asah pisau.
Sederhana sebenarnya, tapi itu semua tergantung dari niat dan tekad kita untuk terus mengembangkan kreativitas dan nggak menjadi manusia "robot" yang bekerja hanya berdasarkan instruksi atasan, tanpa passion, tanpa gairah yang aaarrrgh...
Jadi, berhati - hatilah dengan rutinitas!

Sabtu, Mei 09, 2009

Part 3 dari cerita persiapan event

Dari brief yang telah cukup jelas itu, sebenarnya sudah terbayang saya mau bikin apa, khususnya dalam rangkaian permainan simulasi bisnis-nya. Cuma, karena pengetahuan kita tentang Dana Pensiun terbatas pada pengetahuan tentang pensiun ala PNS, dan takut salah juga sih bos! akhirnya kita break dulu sebentar untuk nggak mikirin.. nah lho?! KOq begitu?! Ya..ya..ya, biarin pikirannya mengendap dulu sebentar dan masuk dalam alam bawah sadar kita...wah koq kesannya malah jadi mistis ya?

he..he..he... Iya ini merupakan hasil pengalaman saya, biasanya kalau kita pikirin terus memang ketemu tuh, tapi kadang otak kita juga udah overload dengan pikiran yang lain, makanya biar istirahat dulu aja. Kalau dulu sih, saya biasanya mengendapkan pikiran dengan duduk bengong di pinggir jalan, ngeliat kendaraan yang lewat atau juga jalan - jalan. Tapi untuk kali ini, saya cuekin aja dulu deh.

Sehari menjelang deadline untuk mempresentasikan, saya akhirnya dapat benang merahnya. Back to brief, pada dasarnya client ingin meng-encourage pic hrd untuk bekerja lebih optimal, akhirnya saya buat permainan yang benar - benar mensimulasikan proses bisnis tadi dengan menggunakan pendekatan sejahtera dan bersama. Awalnya saya buat dalam tema berbahasa sunda dengan pertimbangan acara ini di Bogor dan juga acara malam hari-nya akan bernuansa sunda, termasuk dengan dress code-nya. Kalau di bahasa Indonesia tema sunda tadi bermakna Kesejahteraan dengan bergotong royong. hmmm, nggak ear cacthing denger tema begitu kalau di bahasa Indonesia, tapi kalau di bahasa sunda, kesannya keren gitu... he..he..he.

Dan usai presentasi, secara general, permainannya kata cient sudah cukup ok, sayangnya secara tematik, mereka kurang suka. Dan pada posisi client dimana saya mempresentasikan hal ini, mereka bukan orang - orang yang dengan kewenangannya dapat memutuskan mengenai apa yang saya presentasikan. Akhirnya, saya pulang dan menunggu kabar selanjutnya dari mereka. Ternyata, apa yang saya presentasikan baru mewakili satu sisi pada proses bisnis mereka, yaitu pengelolaan dana, disana belum terwakili mengenai proses awal saat peserta menyetorkan dana, saat PIC HRD membuat laporan bulanan dan memberikannya ke DPA, Point-nya adalah : REVISI! Pengembangan yang lebih luas dari game tersebut, termasuk proses bisnis dari peran - peran yang ada di DPA, mulai dari peran peserta - PIC HRD sampai ke DPA itu sendiri dan hasil akhir dari sebuah proses pengelolaan dana pensiun.

What else? ga tau nih, awalnya saya merasa bingung untuk menterjemahkan kemauan mereka, tapi setelah saya pikir - pikir, ya ada benarnya juga sih, apa yang saya tampilkan masih terlalu prematur untuk bisa dibilang mewakili simulasi bisnis mereka. Saya coba kembangkan lagi pelan - pelan, Eits, saya lupa, teman2 juga belum tahu kan permainan seperti apa yang saya presentasikan? Hi..hi..hi, tulisan saya jadi sama saja dengan cerita proses ya? iya..proses bikin konsep, presentasi, terus tunggu kabar dari client, terus suruh revisi, tapi apa yang dipresentasiin ? mana belajar bikin konsep-nya ? Ha..ha..ha, saya lupa nih, tapi nggak apa - apa, untuk teman2 yang masih baru di dunia EO, biar tahu juga prosesnya ya...

Dan So..so sorry karena malam ini, saya harus menghadiri undangan pernikahan Sahabat Lama dan juga mantan anak band, dimana dulu, saya sempet jadi manager mereka, Drian, bassist-na Jun Fan Gung Foo, sabtu, 9 Mei 2009 melangsungkan pernikahannya, jadi saya jalan dulu bentar, ntar dari sana, saya lanjut lagi.. kali ini dengan belajar bikin konsep dari brief yang sudah dibahas sebelumnya yaks...okay ? <Yudhi Megananda signing off!>

Jumat, Mei 08, 2009

Cerita Di Balik Persiapan Event : Dana Pensiun Astra (Part 2)


Kembali lagi ke Dana Pensiun Astra dan brief-nya, Dana Pensiun Astra ini berencana untuk membuat sebuah gathering dengan beberapa tujuan yang diharapkannya. Sebagai informasi tambahan agar anda tahu tujuan yang diharapkan adalah proses bisnis dari DPA, secara sederhana proses bisnis-nya adalah : 1. Tiap bulannya pada tanggal yang telah ditentukan, karyawan yang menjadi anggota DPA (atau disebut Peserta) harus menyetorkan sejumlah uang kepada DPA kepada divisi HRD melalui PIC yang telah ditunjuk perusahaan. 2. PIC HRD akan menerima dana tersebut dan melengkapinya dengan laporan bulanan. 3. PIC HRD akan menyerahkannya kepada DPA. 4. DPA akan mengelola dana tersebut untuk diinvestasikan bekerja sama dengan Badan Investasi dan Bank Kustodian. 5. Hasil dari pengelolaan dana yang diinvestasikan dapat menghasilkan hasil yang baik dan juga ada kemungkinan meraih hasil yang tidak baik / tidak optimal. 6. DPA akan menginformasikan hasil dari pengelolaan dana tersebut kepada PIC HRD untuk kembali disampaikan pada Peserta. Nah, yang jadi kendala adalah : 1. Terkadang PIC HRD terlambat menyetorkan uang dan laporannya, bisa juga uang sudah masuk namun laporannya belum atau kebalikannya atau bahkan kedua - duanya. 2. Timbul pemikiran bahwa apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab PIC HRD adalah tugas tambahan, sehingga PIC HRD berpikiran bahwa ini bukanlah prioritas dalam tugas mereka. 3. Padahal dana dari peserta yang akan diinvestasikan oleh DPA harus secepatnya masuk agar secepatnya diinvestasikan, karena makin cepat diinvestasikan makin besar kemungkinan untuk mendapatkan hasil yang optimal. 4. Hal ini akhirnya merugikan siapa? bukan DPA tentunya, melainkan Peserta itu sendiri dan juga PIC HRD, peserta akan mendapatkan hasil yang tidak optimal dan PIC HRD akan dianggap sebagai profesional HRD yang tidak kredibel, hasil terburuk dari semua keterlambatan itu akan berdampak pada ketidakpercayaan peserta pada DPA sebagai pengelola dana pensiun mereka. Hmmm, oke, dari client brief itu, setidaknya sudah tergambar tentang gathering ini, mulai dari tujuannya hingga ke pesertanya. Jadi, peserta yang diundang adalah PIC HRD yang menjadi ujung tombak pada proses bisnis DPA. Tujuan diadakan gathering ini merupakan harapan dari DPA untuk membalikkan kendala yang sudah diceritakan tadi, diantaranya adalah (1) Memberikan dan meningkatkan kesadaran kepada PIC HRD bahwa mereka adalah profesional yang memiliki peran amat mulia dalam kesuksesan pengelolaan dana pensiun. 2. Disamping itu, mengubah mind-set para PIC HRD bahwa tugas administratif yang mereka lakukan bukan merupakan tugas tambahan, melainkan merupakan sarana untuk meningka tkan kredibilitas mereka sebagai profesional HRD yang akhirnya akan meningkatkan value added mereka sebagai profesional HRD dan meningkatkan kepercayaan karyawan pada HRD secara umum. 3. Membuat sebuah program yang mampu membuat PIC HRD terlatih untuk menceritakan ulang secara tepat kepada peserta, karena seluruh hasil, program dan regulasi dari DPA akan disosialisasikan oleh mereka kepada peserta. Dari client brief ini, tambahan terpenting dari client adalah "Buatkan sebuah program permainan yang merupakan simulasi bisnis di Dana Pensiun Astra yang dapat membantu mewujudkan tujuan - tujuan yang diharapkan melalui acara ini." Plus, client juga sudah menentukan tempat dan tanggal pelaksanaan acara, yaitu di Hotel Seruni, Cisarua, Bogor, dan beberapa program sosialisasi serta pendukung lainnya. Client brief sudah cukup jelas kan, dari situ kita akan berangkat untuk membuat creative concept yang mampu mewujudkan tujuan tujuan tadi plus harus ada juga nih kelebihan yang kita ingin tonjolkan. Nah, kalau sudah sejelas itu, biasanya saya berikan waktu khusus untuk berimajinasi sendiri, guna membuat creative concept, setelah dapat benang merah dari kegiatan yang akan dibuat tadi, baru saya mendiskusikannya dengan team untuk mendapatkan ide, saran dan masukan lain. Proses 1 dalam cerita dibalik event, yaitu client brief sudah selesai, kita akan lanjutkan dengan belajar untuk membuat creative concept berdasarkan brief tersebut. Untuk mempermudah anda belajar, saya akan pisahkan tulisan ini berdasarkan bagian - bagiannya sesuai urutan, dari client brief - creative concept - presentasi - pelaksanaan - evaluasi. Nantikan kelanjutannya dalam postingan berikutnya.

Rabu, Mei 06, 2009

Cerita Di Balik Persiapan Event : Dana Pensiun Astra (Part 1)

Cerita saya mengenai persiapan event talkshow mendapat tanggapan dari beberapa orang, tapi kebanyakan meminta saya untuk melanjutkan cerita mengenai persiapan event yang lain, nggak cuma event yang baru saja dijalankan, mungkin event yang paling sulit mas? atau ada juga yang bilang event yang paling berkesan. Terimakasih untuk 22 orang yang mengirimkan email komentarnya. ok..ok, akan saya lanjutkan cerita mengenai teknis persiapan event lainnya dalam waktu dekat ini, termasuk update photo untuk portfolio.

Nah, kali ini saya akan bercerita mengenai pengorganisasian acara / organizing event yang baru saja berlangsung, tepatnya pada tanggal 30 April s/d 1 Mei 2009 yang lalu. Agar rekan - rekan EO dan anda yang ingin belajar EO, apalagi yang sudah membaca buku "EO, 7 L angkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" saya akan mulai dari keterangan tentang client, client's brief, proses pembuatan konsep dan presentasi hingga ke jalannya acara termasuk urusan teknis dan pembagian tugas-nya. Kenapa saya tuliskan dalam format yang panjang dan detail seperti itu? Tujuannya tidak lain adalah agar teman - teman dapat belajar secara keseluruhan proses organizing event secara utuh. Jadi, dapat diaplikasikan oleh teman - teman apabila mendapatkan project dari client untuk organizing event.


Tentang Client & Clients Brief
Client-nya kali ini adalah Dana Pensiun Astra (DPA), merupakan anak perusahaan group usaha Astra, dengan line business adalah pengelolaan dana pensiun bagi seluruh karyawan astra yang sudah masuk persyara tan untuk ikut dalam dana pensiun. Sebelum membuat konsep, bahkan sebelum presentasi, biasakan untuk mengenal terlebih dahulu client dan bisnisnya secara umum! Hal ini penting, mengingat client atau dalam hal ini adalah calon client adalah mitra yang akan bekerja sama maka kita harus tahu dan kenal terlebih dahulu, setidaknya, nanti pada saat kita bertemu untuk pertama kali-nya, otak kita tidak kosong sama sekali tentang pengetahuan akan client. Disamping, dengan mengetahuinya, maka pada saat bertemu nanti, akan banyak hal - hal yang menyangkut client yang bisa dijadikan bahan obrolan. Tambahan lagi nih, biasakan pada saat berkunjung ke kantor calon client kita perhatikan secara seksama ruangan kantor atau setidaknya lobby-nya? Untuk apa? Biasanya perusahaan besar memajang banyak hal tentang bisnis mereka di bagian terdepan kantor, kadang visi dan misi perusahaan, informasi / promosi bisnis mereka, bahkan hingga ke attitude yang menjadi budaya mereka. Dulu, kala saya berkunj ung ke Makarizo, kala itu, masih berstatus sebagai calon client, saya perhatikan dengan seksama beberapa frame yang terpasang di dinding kantor mereka, hingga di ujung tangga tiap lantai, mereka menuliskan nilai - nilai perusahaan, diantaranya adalah bersikap optimis dan suka humor, sehingga pada sesi presentasi, saya lontarkan kalimat - kalimat bernada optimis dan sesekali diselingi dengan joke, sesuai dengan hal yang baru saya baca di bawah. Tapi, manusia kan tidak sempurna ya? Kalau kata Pak Kumis, pedagang rokok di Taman Makan Pahlawan Kalibata, yang berjualan hanya pada malam hari saja, tempat dimana kadang saya suka nongkrong bersama rekan - rekan EO lainnya, "Manusia itu tempat salah, dosa dan lupa," sayangnya, saya juga pernah melupakan hal ini. Calon client pernah menanyakan apakah saya pernah mengetahui produk mereka sebelumnya dan siapa saja kompetitor client? DAMN! karena terburu - buru saya nggak sempat mengenal calon client yang ini, hasilnya? Mengecewakan tentunya! Tak ke nal maka tak sayang maka tak dapat-lah kita project-nya. Ini penting! Sepenting kita mengetahui karakter wanita yang kita sukai, gimana caranya supaya dapat dia, calon belahan hati kita, so pasti kita harus kenal dulu dengan dia.
Bener nggak ? Nah, saya akan lanjutkan cerita ini, pada postingan saya berikutnya.

Sabtu, Mei 02, 2009

Cerita dibalik event Durex (part 2)

Melanjutkan postingan tempo hari tentang persiapan event talkshow, sampai mana ya? oh iya, sampai loading dengan waktu yang terbatas ya? Loading dengan waktu yang terbatas memang selalu membuat detak jantung berdetak lebih cepat dari biasanya, bayangan bahwa pekerjaannya nggak bisa kelar tepat waktu dan nggak maksimal selalu ada. Tapi, disitulah kita sebagai EO dituntut untuk tenang, kerja cepat dan terstruktur, bukan kerja cepat, grasa - grusu dan nggak jelas. Semuanya akhirnya sesuai dengan harapan, jam 17.00 sepertinya semua sudah sesuai jadwal. Level stage, dekor dan backdrop sudah terpasang rapi, diujung sana Piano yang akan dibawakan pianis senior Otti Jamalus baru saja selesai dilakukan stem. Multimedia juga sudah datang sejak 15.30 dan mulai memasang perlengkapannya, tapi... ternyata screen yang dibawa ukuran 2x3 terlihat terlalu besar dan tidak sesuai dengan venue yang terlalu kecil, awalnya sudah diukur bahwa akan cukup, tapi dengan perubahan mendadak pada posisi level stage akhirnya screen agak menutup piano dan tentu saja pianis-nya nantinya. Akhirnya, setelah berulang kali dilakukan percobaan, diantaranya dengan merubah penempatan screen hingga membalik posisi screen menjadi vertikal, tampaknya tidak memberikan solusi yang terbaik, akhirnya saya ambil keputusan untuk mengganti screen menjadi ukuran yang lebih kecil, 70inch mungkin, saya koordinasikan dengan vendor untuk mencari penggantinya, akhirnya, Amir, sahabat dari vendor sound system yang sudah malang melintang dalam dunia produksi EO mendapatkannya, namun, baru bisa tiba di lokasi diperkirakan pukul 18.00, sementara acara akan mulai 19.00. Gimana? Hmmm, agak riskan juga sih, ya, akhirnya, saya mengiyakan untuk menunggu screen 70inch datang meskipun dengan tambahan budget tentunya. [ pelajaran 1 ; nambah budget sedikit untuk kepuasan client dengan resiko margin keuntungan berkurang, bagi saya jauh lebih baik, ketimbang dapat profit besar, tapi client kecewa, ini bisnis jangka panjang! ]

Satu-satunya masalah cuma itu, yang lain sudah ok. Yang sangat ok dari penilaian produksi, adalah persiapan vendor dari sound system, lighting dan dekor, yang sudah berupaya maksimal dengan memperbanyak man power untuk set-up dengan waktu yang terbatas. Uups...ternyata multimedia juga bermasalah, sepertinya vendor multimedia yang saya gunakan kali ini belum banyak pengalaman dalam mengatur set-up multicam dan multimedia, switcher (alat yang digunakan untuk memindah tampilan visual di screen dari kamera ke DVD atau ke laptop dan lain sebagainya ) bermasalah, masalahnya terletak pada saat transisi gambar pada 2 channel di mixer yang tidak terdeteksi, hasilnya, hanya gambar dari kamera saja yang keluar, sementara dari DVD dan juga laptop tidak dapat dikeluarkan. Jam sudah menunjukkan 17.20 ketika masalah itu ditemukan, jujurnya, saya agak sewot juga sama vendor yang satu ini, meskipun saya sudah sering menggunakan alatnya tapi ini pertama kalinya saya bekerja dengan team mereka, biasanya saya menggunakan alatnya saja namun team-nya dari saya. Tapi nggak ada gunanya marah berlebihan kalau acara belum dimulai, yang diperlukan adalah semangat untuk cari solusi. [ pelajaran 2 ; sewot, marah, kecewa saat persiapan acara itu wajar, tapi nggak usah berlebihan dan kelamaan juga, dari mantan manager saya, Hilmy Zulhaemi, saya belajar untuk tetap tenang sehingga energi kita akan lebih dihemat dan secepatnya cari solusi. Jadi, kalau ada masalah apapun dalam persiapan event, jangan langsung panik nggak karuan, lebih baik tenang coba telaah masalahnya dimana dan diskusi dengan vendor dan rekan2 produksi untuk cari solusinya ]

Solusinya adalah switcher harus diganti! Kendalanya, vendor multimedia ini bermarkas di Jatibening Bekasi, waktu tinggal 1 jam setengah menuju ke acara mulai, mungkinkah? Ehmm, udah pasti nggak mungkin. Saya coba cari beberapa orang teman yang mungkin bisa membantu, vendor multimedia juga, akhirnya vendor multimedia mendapatkan switcher pengganti yang bisa diambil di lokasi yang kira - kira membutuhkan waktu paling lama 1 jam. Ok, akhirnya kita menunggu. Sambil menunggu, bersama dengan crew show communication / stage management kita technical meeting sebentar untuk membahas tugas dan jalannya acara. Bersamaan dengan menunggu proses produksi, karena kebetulan seluruh pengisi dan pendukung acara sudah datang, akhirnya dilanjutkan dengan technical meeting membahas rundown dan hal - hal penting yang akan dibicarakan nantinya.

Pada saat technical meeting dengan seluruh pengisi acara, alhamdullilah, saya bertemu dengan orang - orang yang sudah profesional di bidangnya. Farhan, sebagai MC ternyata sangat pintar untuk memberikan masukan - masukan terkait chit-chat hal - hal yang akan dibicarakan, udah gitu, di team stage management saya, Anne adalah profesional yang sudah sering pegang MC untuk beragam event, jadi urusan pembawa acara sepertinya nggak maasalah. Dr. Boyke sebagai nara sumber juga nggak kalah pintarnya dengan memberikan usulan tentang urutan - urutan, Mbak Otti sebagai singin pianist juga memberikan masukan - masukan terkait dengan pilihan lagu. Technical meeting kali ini pun jauh lebih santai dan kerap diwarnai dengan joke untuk usia dewasa tentunya karena tema talkshow adalah urusan orang dewasa.

Akhirnya, semua persiapan kelar baik untuk produksi dan juga jalannya acara. Switcher dan Screen datang kurang lebih jam 18.20-an, saat dimana tamu sudah hadir, tapi semuanya masih bisa dipasang dan bekerja baik. Lalu, HT dibagikan dan client juga saya pegangi HT yang dapat berhubungan langsung dengan saya namun channel-nya dibedakan, maksudnya sih biar memotong proses birokrasi komunikasi dalam EO Formal yang kadang agak panjang. Jadi, client langsung berhubungan dengan Show Director melalui channel HT yang berbeda, tujuannya sederhana aja, biar kalau ada perubahan atau clue untuk mulai dan lain sebagainya, client bisa langsung ke Show Director. Pada beberapa EO, ada yang membuat jalur komunikasi ini agak panjang, client dipegangi HT namun koordinasi dengan AE, baru AE koordinasi dengan Show Director, kadang ada juga client yang nggak dipegangi HT namun diikuti terus oleh AE, tiap kali ada hal yang terkait dengan acara, client bicara dengan AE baru dari AE menuju ke Show Director. [ pelajaran lagi nih, untuk penggunaan HT, lebih baik pake Icom dengan handsfree yang baik, soalnya dulu pernah punya pengalaman koordinasi dengan Talkabout malah jadi berantakan dan nggak bisa komunikasi dengan baik karena disamping tanpa handsfree, tingkat kebisingan suara saat event, sudah pasti mengganggu ]

Acara dimulai, tamu mulai berdatangan, melakukan proses registrasi dan beramah tamah sebelum masuk ke acara pertama. Sebagai informasi tamu yang datang terdiri dari beberapa puluh undangan dari komunitas Trijaya Network, para pasien dari klinik pasutri milik Dr. Boyke, Client dan rekanan client dan yang nggak kalah penting adalah 50 orang lebih wartawan dari berbagai media baik cetak maupun elektronik. Melalui voice over, saya ucapkan selamat datang dan mempersilahkan hadirin untuk menikmati makan malam sambil diiringi oleh sajian musik hidup oleh Otti Jamalus.



Setelah itu, saya koordinasikan melalui stage crew via HT agar mbak Otti memainkan musik slow, sebagai backsound VO untuk intro acara sekaligus intro untuk VT ( Video Taping ). tayangan video pembuka dimainkan, melalui screen 70inch tadi, hasilnya cukup lumayan untuk dipandang dari jarak paling belakang di Puro, ditambah lagi, satu plasma TV yang ditempatkan pada bagian belakang cukup membantu audiens untuk melihat tayangan tersebut. Tayangan ini sendiri merupakan intro sebelum masuk ke topik talkshow, tujuan sederhana, untuk membuka pola pikir dan pandangan audiens pada tema yang akan dibicarakan. Bercerita mengenai latar belakang dan sebab musabab terjadinya perceraian dan perselingkuhan dalam rumah tangga, salah satu penyebab terbesarnya adalah sex, pada tayangan visual tadi, diberikan highlight dari headline news beberapa media cetak tentang perceraian dan perselingkuhan, yang paling gampang ya dari kelas selebritis.

Ending dari tayangan, dilanjutkan dengan VO kembali untuk mengundang Farhan, Farhan lalu masuk dan mulai bicara untuk membuka acara. Damn! Ini MC emang pintar ya, script yang sudah dibuatin sama sekali nggak dipake sama dia, meskipun dia pegang script mc yang sudah dibungkus dalam que card. Semua yang dibicarakannya merupakan improvisasi dan olah pikiran dalam proses yang cepat untuk kemudian dikeluarkan dengan bahasa yang mudah dicerna dan asyik untuk didengarkan. Joke - joke konyol yang terkait dengan tematik talkshow lancar membuat audiens terpingkal, bahkan sesekali ia menceritakan hal - hal yang agak nyerempet, tapi masih wajar, mengingat tema talkshow-nya.

Nggak lama berselang, Farhan mengundang Dr Boyke untuk naik ke atas panggung, backsound musik dari Otti Jamalus mengiringi naiknya ginekolog ini, dan talkshow bertema Sexual Wellbeing ini mulai dinikmati oleh audiens, termasuk saya :) Dr. Boyke langsung mengawali sesi talkshownya dengan mempresentasikan materi presentasi yang dibuat olehnya, kebanyakan merupakan pengalaman pribadi dari hasil konsultasi pasien di klinik pasutri yang ia kelola, selebihnya merupakan olah data dari berbagai sumber. Presentasi yang materinya berupa powerpoint dioperasikan dari laptop oleh asisten-nya, dan agak jeli juga nih asisten, ia berulangkali bicara kepada saya agar mengingatkan rekan - rekan wartawan untuk tidak mengambil photo khususnya pada slide presentasi, dengan alasan bahwa ia tidak mau dituntut karena menyebarkan materi pornografi. Hi..hi..hi, ada - ada aja, saya berupaya menyampaikannya ke PIC MC untuk menyampaikan ke Farhan agar mengingatkan. Dari Presentasi Dr. Boyke, pandangan mata audiens sepertinya nggak mau pindah dari screen, banyak hal - hal baru yang akhirnya diketahui oleh audiens, termasuk penyebab perselingkuhann salah satunya adalah karena rasa penasaran pasangan kita untuk bercinta dengan orang lain, whats? Iya, kata Dr Boyke "Ada orang yang penasaran, gimana sih rasanya bercinta dengan orang ambon, sementara suaminya orang Jawa." Usai presentasi Dr. Boyke duduk pada kursi yang sudah disiapkan, posisi duduknya semua orang yang nantinya akan bicara juga sudah diatur sebelumnya. Kembali ke asisten-nya Dr. Boyke, ia cukup jeli juga untuk mengingat bahwa materi presentasinya harus dihapus dari laptop, sangat luar biasa!

Setelah bicara - bicara dengan Dr Boyke, ending sesi ini, Farhan mengakhiri dengan membuat satu pernyataan yang terkait dengan sesi berikutnya, yaitu sesi untuk presentasi produk dari Durex. Kesannya, apa yang diungkapkan oleh Farhan jadi bukan sekedar intro ke "jualan" tapi menjadi satu kesatuan dengan apa yang disampaikan oleh Dr. Boyke. Bram Indrarto, selaku country Manager Durex menjadi nara sumber berikutnya, dengan presentasi produk. Tanpa bermaksud memuji karena memang sudah selayaknya, Bram mampu membawa presentasi produk bukan lagi presentasi jualan, tapi menjurus pada peningkatan pengetahuan audiens akan beragam alat bantu yang dapat menjadikan hubungan sex pasangan suami istri menjadi lebih variatif dan indah untuk dinikmati. Sebagai nara sumber terakhir adalah pasangan suami istri Gilang Ramadhan dan Shahnaz Haque, hmmm.. ini pasangan yang paling ajaib sepertinya, mereka sangat terbuka untuk bercerita tentang kehidupan sex rumah tangga mereka didepan publik, dan Farhan sebagai MC memegang peranan penting dalam membuat acara ini menjadi lebih hidup dengan pertanyaan - pertanyaan yang konyol namun memang mengundang keingintahuan audiens. Terlihat semua orang yang hadir menikmati sesi talkshow dari seluruh nara sumber, termasuk saya, bahkan juga para koki dari Puro, yang kebetulan pantry dan meja saji-nya mengarah pada acara.

Tiba pada sesi Q&A, disini saya mendapat banyak masukan dari client. Mungkin karena asyiknya bicara mengenai sex, farhan sampai lupa bahwa ada kepentingan client yang harus diekspose juga, Bram selaku perwakilan Durex tidak banyak bicara, akhirnya, saya berkoordinasi dengan PIC MC untuk memberikan beberapa pertanyaan tambahan yang akan diajukan seputar produk DUrex. Sukses juga akhirnya memancing pertanyaan itu dan jawaban yang diberikan pun cukup memuaskan. Nah, pelajaran penting lagi nih, [ kadang saat membawakan acara, kita malah enjoy jadi audiens, padahal tugas Show Director dan teamnya adalah menjalankan acara dari rangkaian satu ke rangkaian berikutnya, JANGAN LUPA tugas utamanya! jangan malah asyik menikmati acara, sampai akhirnya melupakan rangkaian acara berikutnya yang harus disiapkan ]

Sesi Q & A ditutup dengan doorprize khusus untuk audiens, kemudian Farhan memberikan closing summary dibantu oleh nara sumber lainnya, kemudian photo session seluruh nara sumber dan khusus untuk rekan media akan ada sesi Q&A khusus, dan yang tidak kalah menariknya, ada doorprize khusus untuk wartawan dengan hadiah Blackberry dan juga O2. Sesi Q&A khusus untuk wartawan ini tidak dilakukan diatas stage, namun dibuatkan space khusus dengan backdrop Durex yang melatarbelakangi pada bagian depan Puro. Ending dari sesi ini, Farhan menutup acara dan sesi tanya jawab secara informal ternyata terus berlanjut, apalagi rekan media infotainment yang nggak habis-habisnya melakukan interview dengan Gilang dan Shahnaz. Acara selesai.

Kelar acara ngapain? Nah, ini juga penting, bagian produksi mengawasi seluruh proses load-out, apalagi karena restoran ini punya waktu yang terbatas, waktu load-out juga dibatasi. Untungnya Haris, vendor stage & decor bekerja dengan banyak additional man power, semuanya jadi lebih cepat, dan nggak tahu kenapa, waktu load-out jauh lebih cepat daripada waktu load-in dan set-up. Bagian yang nggak kalah penting kelar acara adalah evaluasi, saya bersama team dan juga client duduk bersama setelah menikmati makan malam ala italiano yang jarang - jarang nih...apalagi ada tambahan red wine dan white wine, plus sebatang cerutu kuba yang asyik dinikmati. Kita pun melakukan evaluasi, apa saja yang menjadi kekurangan untuk perbaikan di masa yang akan datang disampaikan disitu, no hard feeling! kalau kita ada kekurangan dan kesalahan ya disampaikan, toh itu semua untuk kebaikan kita dan hubungan jangka panjang dengan client, karena kita berbisnis dalam bidang jasa dan jasa adalah kepercayaan, tinggal bagaimana kita menjaga hubungan dan kepercayaan sudah terbangun dengan client.