Sabtu, Desember 20, 2008

Prepare for the worse...

Mempersiapkan sebuah event, kita harus menyiapkan minimal 2 rencana terburuk apabila..apabila, kalau kata sohib saya, dwi kurniawan yang sekarang gabung sama salah satu operator selular baru, "Mendingan..mendingan, daripada...daripada..." menggambarkan betapa mempersiapkan rencana - rencana cadangan akan jauh lebih baik daripada spontan.
Event pun demikian, adakalanya semua yang sudah direncanakan tidak berjalan sebagaimana mestinya, jadi siapkan rencana cadangan anda...
saya sambung lagi next week untuk topik yang ini ya...

Kamis, Desember 18, 2008

Next Program...

Minggu ini, rasanya nggak terlalu banyak yang dikerjakan selain follow up beberapa client dan revisi sedikit dari konsep family gathering untuk sebuah bank internasional. Setelah membantu Illusion yang sudah bertransformasi menjadi Absolut, untuk event mereka "Panalpina Dealer Gathering" di Backstage Ancol dan juga sebagai show director dari event Smart Launching Tarif Baru, Desember ini, saya kembali dipercaya menjadi show director pada sebuah perayaan ulang tahun yang lumayan besar juga di Gedung Arsip Nasional pada 21 Desember 2008 nanti.
Saya akan terus update di blog, untuk sharing dengan rekan2 semua perihal pekerjaan ini, teknis dan non-teknis, masalah dan complaint dari client, jadi...tunggu terus updated dari saya ya...

Rabu, Desember 17, 2008

Kekalahan di awal inovasi...

Waduh, judulnya sih terkesan berat ya! :) Tapi ini cerita yang lain mengenai betapa bersemangatnya saya untuk sebuah inovasi, ya...setidaknya ini inovasi untuk saya pribadi sebagai creative conceptor, yang meskipun kalau dilihat dari kacamata umum, ini mungkin bukan inovasi, oke, saya mulai cerita...

Bersama X-Set yang dikomandani Mas Parman, baru saja saya mengikuti Pitching untuk Entertainment Indoor Program Sampoerna Hijau Voli Pro Liga 2009. Pada saat proses briefing, seluruh EO bertemu guna mendengarkan secara langsung paparan keinginan brand manager untuk entertainment activites guna mendukung kompetisi voli terbesar dan bergengsi tersebut di tanah air. Di situ, ada 5 EO yang diundang, X-set, Matari, Mahaka, Republic dan Bandera.

Tema besar program SAH Proliga tahun 2009 ini adalah "Masih Gila Voli" yang diterjemahkan dalam bahasa gambar dengan sebuah cerita konyol tentang orang yang secara reflek melakukan digging pada sebuah duren yang "meloncat" dari truck, basicly simple, menganalogikan benda-benda yang bentuknya bulat sebagai bola voli karena tergila2nya tuh! Dari paparan itu sih, sebenarnya sudah kebayang mau buat apa, tapi masih general dan biasa banget! Ini perlu eksplorasi dan braindstorming yang lama, dalam dan harus nyeleneh....

Singkatnya, udah ketemu nih mau bikin apa aja, setelah mikir di kantor nggak nemu, akhirnya kita boyongan rame2, meeting di foodcourtnya Electronic city sambil ngopi dan ngerokok, kita buat detail, opening kegiatannya begini begini begini, closing begini...begini... ketika waktunya untuk menuliskan di powerpoint, koq saya jadi kesulitan memvisualisasikan seluruh aktivitas yang detail dengan kata - kata, wah...udah nggak bisa lagi nih kalau cuma kata - kata dan effect transisi yang biasa dari powerpoint, harus sesuatu yang lebih ... ehmm..apa ya, lebih hidup....

Ok, deadlock.. saya nggak bisa nulis di power point, hanya berikan beberapa intro di halaman power point! saya pergi jalan - jalan ke semanggi plaza, iseng2 ke gramedia, uugh...kalau abis dari gramedia, kepala jadi pusing! terlalu banyak buku yang memancing ide - ide nakal untuk mencoba beragam kegiatan seru! Akhirnya saya jalan ke bawah, berhenti sebentar untuk menyeruput nikmatnya kopi hitam, sambil menerawang melihat pelataran jalan yang saban sore selalu macet.

Adi Subagya, seorang profesional trainer, yang saya kenal saat memberikan pelatihan OHSAS, tiba - tiba hadir di pikiran saya, entahlah dari mana dia datang, saya ingat kami pernah email2an tentang sebuah program workshop yang dia buat mengenai advance presentation tools, bahkan waktu itu dia mau memberikan copyan software dari pelatihan tersebut, intinya, di workshop itu ia memberikan pelatihan untuk membuat presentasi multimedia yang ok banget! dari situ pikiran saya terbuka,

" saya akan buat materi presentasi, dengan gambar2, layaknya story board, diiringi dengan audio berupa music dan effect yang mendukung" Saya ingat juga Kamal, staff di kantor yang pemalu itu pernah bercerita mengenai temannya yang jago bikin komik, 60 gambar ludes dibuat dalam 1 hari, saya telp dia dan mengatur janji untuk bertemu dengan temannya guna membantu saya mewujudkan materi presentasi ini.

Piyu, temannya kamal ini akhirnya membantu saya membuatkan sketsa seperti cerita dalam konsep yang saya buat, saya arahkan dan dibuat olehnya dengan detail, mulai dari saat opening akan ada multimedia dan seterusnya, opening mascot keluar dengan properti pesawat terbang, dan seterusnya, pokoknya, cuma ngeliat gambarnya aja, udah kebayang apa yang akan terjadi di tempat pelaksanaan acara nanti. Udah, akhirnya saya input semua gambar ke dalam slide power point, audio baik musik dan sound effect saya pilihkan, animasi dibuat, preview berulang, coba latihan presentasi di depan team dan overall semuanya ok.

Tiba waktu presentasi... mengutip kata - kata penyemangat dari Napoleon, "What your mind can conceive, you can achieve!" saya benar - benar terbakar saat presentasi! saya ceritakan sedetail mungkin seluruh prosesi yang terjadi, saya bangun suasana seolah mereka dalam GOR tempat acara berlangsung, sesekali saya berusaha jadi MC yang memandu acara, kadang, saya mewakili sosok mascot, kadang saya jadi penonton, pada bengong tuh orang - orang! Mas Parman yang hari itu kelihatan ngantuk berat, nggak berubah juga sih, tetap ngantuk juga tapi kelihatan concern, dibantu Joko yang tek-tok menimpali apa yang saya ungkapkan, jadilah presentasi itu sebagai presentasi terbaik yang pernah saya lakukan... Bagi saya pribadi konsep presentasi dengan story board dan dukungan multimedia serta paparan kegiatan, adalah inovasi yang akan saya terus kembangkan nantinya. Oke, end of presentation, any question ?

Beberapa pertanyaan diajukan, beberapa dijawab dengan cukup baik oleh Joko, juga oleh saya. Next we talking about budget...
Tiba pada pertanyaan budget, well, anggaran yang kita berikan memang cukup jauh dari limit anggaran yang sudah mereka sebutkan, tapi tidak ada sedikitpun pertanyaan tentang itu. Baiklah bapak / ibu, terimakasih atas kesempatannya dan bla..bla..bla..

Kita pulang dan menunggu hasilnya.... H2C nih....
nanti disambung lagi ya.... saya kerja dulu, hari ini sedang mempersiapkan untuk 21 Desember 2008 di Gedung Arsip, hari yang santai sih sebenarnya, cuma ya gitu deh, ketemu client yang ibu - ibu dan agak perfeksionis, jadi harus extra attention.. oke...

Kamis, Desember 04, 2008

Hasil diskusi 2: Sampai Mana Kita Harus Mengikuti Client?

Ini lanjutan dari beberapa rekan EO yang merespons mengenai postingan saya sebelumnya, sangat inspiring dan meyakinkan kita semua yang berprofesi sebagai EO untuk berdiri sama tinggi dan duduk sama rendah dengan client, karena EO dan client adalah patner, simak apa kata mereka...

Re: sampai mana lu kuat ngikutin client ?
Posted by: "Muhamad Devi Riswandi" mdrbdg
Wed Dec 3, 2008 5:40 am (PST)
sampe kita bisa tetep berkreasi dan tetep untung.
kita bebas milih kok.
ada yang ngejer jumlah client.
ada yang ngejer jumlah event.
ada yang ngejer omset.

ada eo yang ngejer semua,

bahkan ada eo yang nggak ngejer semua, alias folow flow aja.

Muhamad Devi Riswandi
Jadikom
==================

Postingan berikutnya :

Balasan: [EO-network] sampai mana lu kuat ngikutin client ?
Posted by: "Adhi Ardian"
Wed Dec 3, 2008 6:56 am (PST)
Wah wah wah...
better be A GOOD PARTNER than be A GOOD KACUNG yah...hehehe

karena kita disini sifatnya kan symbiosis atau saling membutuhkan ...Client butuh kita untuk meng - handle "Brand Activation" atau "Brand Promotion" atau "GATHERING" atau apapun lah itu..dan itu memang kebutuhan Client kan untuk meningkatkan nilai jual product mereka...dan kita yang "BERGERAK dan BEKERJA" secara profesional untuk mewujudkan keinginan mereka dan Client membayar kita secara profesional untuk itu dengan atau tanpa konsep dari kita (biasanya ada yang bawa konsep sendiri dan kita tinggal eksekusi aja) dan itu pun dengan angka yang disetujui oleh ke-2 belah pihak....nah seharusnya disini kita menjadi "REAL PARTNER" dan duduk semeja as a team dalam membahas hal tersebut...

jadi si client juga gak berhak terlalu menekan EO...
sekali lagi..better be A GOOD PARTNER than be A GOOD KACUNG

=====================


Hasil diskusi : Sampai Mana Kita Harus Mengikuti Client?

Setelah diposting ke 3 milis EO yang saya ikuti, inilah komentar dari rekan seprofesi, para profesional EO yang sudah pastinya mengalami contoh kasus dalam cerita saya, simak pendapat mereka dibawah ini.
Ditulis, dicopy, diedit dan ditampilkan kembali oleh : Yudhi Megananda

1. Posting oleh "anto sutrisman" - antonovost
Wed Dec 3, 2008 5:05 am (PST)
comment ya..
alhamdulilah kami sejauh ini belum pernah mendapatkan client yang seperti itu, yang banyak maunya, tapi dikit uangnya. sejauh yang kami alami, client2 kami adlaah beberapa agency dan perusahaan besar yang mereka sudah terbiasa dengan cara kerja dan bagaimana memberikan brief kepada EO, bahkan mereka juga kebanyakan sudah mengerti berapa biaya ini dan itu nya.. so, kalo ketemu klien yang seperti itu, setelah yang ketiga kali di revisi, kita pantas kalo menanyakan, jadi atau nggak? karena kalo kami terbiasa dengan budget yang di breakdown sehingga client bisa ngeliat biaya terpakai buat apa aja.. itu menghindari client minta ini itu..kayaknya kalo udah 2 kali presentasi kita bisa liat seperti apa karakter client nya, kalo yang model begini mah, kayaknya kami sih tidak akan meneruskan sampai yang ketiga.
Trus juga mereka nge brief nya seperti apa, dan kita manangkap brief nya seperti apa, kita juga perlu menanyakan secara detil pada saat di brief..brief dari client kita catat secara lengkap, sebelum bubar kita jelaskan lagi semua yang diminta oleh client.

itu menghindari salah tangkep brief, apalagi kalo client diawal sudah mau nya ini dan itu tapi mereka juga jelaskan budget sekian (dikit), kayaknya EO yang sudah profesional juga sudah bisa mengira-ngira bisa atau tidak..ya kan
Boleh-boleh aja mengikuti mau nya client, tapi kalo kami lebih senang menjadi GOOD PARTNER dari pada menjadi GOOD KACUNG..

so, take a brief, give your concept & budget, diikuti dengan presentasi yang baik dan jelas, kalo tiba2 cllient mau merubah atau lari dari briefnya ya kita sebagai EO juga diperbolehkan menanyakan sebenarnya maunya yang mana, yang berapa? dimana? dll.. dan kita juga diperbolehkan ber keberatan dengan apa yang kita dapat.. karena apa yang sudah kita buat kan sudah memakan waktu, tenaga dan pikiran dll..
kayaknya bukan masalah kuat gak kuat, tapi mau gak mau, atau bisa gak bisa..kalo kuat sih kuat aja, tapi pekerjaan yang lain masih banyak euy... kalo masalah mau, ya siapa yg tidak mau rejeki, kalo masalah bisa, itu relatif ya, seberat apa brief nya..
kami selalu bilang ke client bahwa event itu tidak mahal, kalo sesuai dengan brief yang kami dapat, dan hasil konsepnya pas, itu namanya Best Money Value.. konsepnya yang diinginkan sesuai dengan besar biaya nya, tidak mahal tapi pas, tidak murah tapi tidak mudah, ada event mahal yang berkesan murahan, ada event murah yang keliatan nya gak murahan... bisa-bisa nya kita mengatur dan menjelaskan kepada client.
BANYAK MAU NYA, DIKIT UANG NYA...gw gak ikutan deh.
ANTO 3pro Jakarta,

postingan berikutnya :Ntar gua copyin dulu yee..

Rabu, Desember 03, 2008

Sampai Mana Kita Harus Mengikuti Client ?

Ini pertanyaan yang membutuhkan jawaban teliti, tidak mengedepankan emosi, namun lebih kepada logika plus efek samping dari jawaban yang diberikan pada kelanjutan relationship dengan client.

Jika anda sebagai AE, mungkin, sebagai bentuk penghargaan dan juga bagian dari client service, mungkin anda akan ikuti terus menerus keinginan client. Tapi, faktanya, ada beberapa keinginan client yang akhirnya menjatuhkan profit bahkan terkesan semena - mena. Contoh, "Eh, gua punya budget 100juta nih, mau buat expo di mall nih 1 minggu penuh, space 8x6, elu bisa bantu ga, pokoknya dengan budget itu udah include booth, showcase, terus SPG dengan kostumnya, sama sabtu minggu, gua mau ada entertainment, ada MC couple yang fresh & goodlooking, band..ehmm nggak usah ngetop2 amat, dancers juga, sama ada games yang melibatkan teknologi di produk gua" Gitu kata client...
Terus...ehm, misalnya sudah dibuat rough budget, lets say biaya produksi 92juta, dengan budget client yang 100 juta itu, artinya ada profit 8juta kan ? Udah cukup segitu profit kita?
,Yaah, kadang kita suka cari alasan, gini nih misalnya, "ya, gpp lah, ini kan project perdana kita sama dia, yang penting ini sukses dulu deh..."
Oke... alasan yang bisa diterima sih, menurut saya, tapi secara logika, kalau yang ini sukses dengan budget dan profit yang minimalis, akankah ada project yang lebih baik dari client yang sama nantinya ?

Ceritanya, quot sudah masuk nih, 100juta fixed, eeh, si client complaint, "Waduh...budget loe, terlalu banyak di man power yang nggak penting nih... man power di take out aja dari quotation-nya..."

Walah, ini yang kerja mau dibayar apa Bapak/Ibu client?

Oke, coba kita ikutin dulu, kita keluarin budget man power dan kita masukkan ke item production yang lain.

kita proposed lagi quotation revised,

Next update dari client : "eh, bos gua maunya selain ada band, ada dancers dan ada model juga, nggak usah yang terkenal modelnya, cuma buat present product aja, Tapi...dengan budget yang sama ya..."

Whats?! He..he..he, kita coba ikutin lagi deh, items dari production cost yang masih bisa dikurangin, kita coba kurangin dan kita ambil untuk memenuhi keinginannya dengan model.

Terus, kita masukin lagi budget dengan angka yang sama tapi dengan penambahan items...

Terus....


Nah, kebayang kan maksud dari tulisan saya kali ini. Dalam hati kecil kita yang bergerak dalam service industry, mengupayakan yang terbaik bagi client adalah sebuah keharusan dan menjadi kebanggaan tersendiri kalau akhirnya client merasa puas. Tapi, dalam kasus semacam ilustrasi diatas, sampai mana kita harus mengupayakan yang terbaik untuk client? sampai kapan kita harus menunggu dan mengikuti keinginannya? Apalagi, kalau client kita, belum tahu banyak mengenai bagaimana proses kerja EO, atau mungkin client adalah bagian purchasing yang penekanannya adalah budget yang efisien tanpa tahu biaya kebutuhan yang harus EO tanggung...

Nah, pertanyaannya untuk kasus semacam ini, sampai mana kita harus mengikuti mereka? apakah ketika kita sudah mengeluarkan semua kemampuan menjelaskan secara logika tidak bisa diterima oleh client? atau cuek aja, kita ikutin aja, profit kecil nggak apa - apalah, asal ada kerjaan ...whoaaa....kerja bakti dong... :)

Cerita lain kegagalan pitching...

Ini cerita tentang betapa kurang beruntungnya saya dan team dalam mengikuti proses pitching. Diadakan oleh PT. HM Sampoerna untuk mencari EO guna menggarap event Sampoerna Hijau Voli Livoli. Ketika tinggal 2 EO yang tersisa, saya dan team terpaksa merevisinya di tengah keramaian Ladies Day di Citos, bahkan nekad sampai diusir secara halus oleh waiter sebuah cafe di depan brew & co...
Hasil revisi tidak perlu dipresentasikan lagi, hanya cukup di email. Karena sudah terbiasa mengconvert file presentasi dan quot dalam Pdf, akhirnya saya terpaksa berulangkali harus mengecilkan resolusinya agar bisa mendapatkan ukuran file yang lebih kecil, namun dengan resolusi gambar yang masih dapat terlihat dan terbaca oleh client.

Singkatnya, kami tidak terpilih, Bandera, EO asal Bandung yang terpilih. Feeling saya sih, kami kalah di budget, karena salah satu eventnya diadakan di kota Bandung, yang artinya Bandera tidak perlu repot mengeluarkan biaya akomodasi dan transportasi sebanyak yang dikeluarkan oleh EO dari Jakarta. Dalam hati sih, " kenapa eventnya nggak di Jakarta ya, biar posisinya jadi kebalik, Bandera perlu akomodasi dan transportasi dari Jakarta, sehingga kami jadi lebih murah sedikit" ha..ha..ha...
Tapi, diluar dari itu, ini picthing yang sangat fair, jadi Selamat untuk Bandera !