Rabu, September 17, 2008

What A Day...

Today, hari ini, 17 September 2008, jam 22.01 baru aja nyampe di Ruko, bar kelar meeting ma client di ujung dunia sana! ( terlalu hiperbola aja ::) nggak jauh sih sebenarnya, cuma berasa jauh karena mungkin lagi puasa. Cikarang, di East Jakarta Industrial Park (a.k.a EJIP) ketemuan dgn beberapa orang dari EPSON. Salah satunya adalah bos-nya yg orang Jepang, bicaranya nggak jelas, kombinasi antara 3 bahasa, English yang ga faseh2 amat, Indonesia yang sama, Jepang yg faseh banget. Meski begitu briefnya cukup jelas dimengerti, tapi, nggak sesuai dengan bayangan aja... Kita pikir, this is a huge project, tapi...alhamdullilah, bisa dikasih rezeki di penghujung bulan Ramadhan nanti. Kecil besar kan cuma masalah waktu, seperti postingan teman2 di milis EO yang bilang, bahwa EO kecil dan besar juga masalah waktu, dan kesempatan untuk jadi besar akan selalu ada. Yudhi Megananda signing OFF, mo istirahat dulu, ketemu Kayla dan bunda-nya yang hari ini janji mau kasih buku Andrew Hoo, katanya hadiah dari sekretarisnya motivational speaker itu...

Selasa, September 16, 2008

EO Lokal kurang dipercaya?


Beberapa milis EO yang saya ikuti di yahoogroups, belakangan, makin membuat indikasi, bahwa EO lokal sering sekali diperlukan untuk membantu menggarap event client EO Jakarta. Indikasi ini terlihat dari beberapa postingan yang menanyakan mengenai EO lokal untuk kota - kota besar selain Jakarta, seperti Medan, Padang, Palembang, Bandung, Jogja, Semarang, Surabaya, Bali dan Makassar. EO lokal dalam hal ini, biasanya berperan sebagai eksekutor atas konsep yang telah dibuat oleh EO yang mendapat pekerjaan langsung dari client-nya, istilahnya di sub-con, singkatan dari Sub-Kontraktor.

Sayangnya, tidak semua EO lokal cukup dikenal baik oleh EO Jakarta, khususnya menyangkut kapabilitas mereka dalam menjalankan tugasnya nanti, secara singkat, EO Jakarta tidak banyak mengetahui mengenai portfolio dari EO lokal yang menawarkan diri untuk menjadi eksekutor. Sebuah pertaruhan bagi EO yang mendapat pekerjaan langsung dari clientnya, dengan mempercayakan begitu saja. Ini masalah tanggung jawab dan citra EO tersebut di hadapan client. Kemarin saja, saya mendapat telpon dari salah seorang teman, yang bekerja di sebuah EO besar di Jakarta, yang menanyakan kapabilitas dari EO lokal di Palembang. Tampaknya kesan meragukan atau kurang percaya pada EO lokal cukup besar. Ada juga rekan dari management artist yang sempat posting di milis EO, rencananya ia akan mengadakan roadshow di beberapa kota besar Indonesia dan melalui postingan itu, ia mengundang EO yang ingin menjadi patner. Tidak sedikit yang menanggapi dengan langsung menyatakan, " Ok, bos! untuk di Bandung bisa menghubungi ..., Wah, kalau di Surabaya, EO kita jagoannya..., dan lain sebagainya. Tapi setelah dijelaskan mekanisme kerjasamanya, EO tersebut mendadak melempem. Emang gimana mekanisme-nya? Sederhana sebenarnya, Management artist tersebut bermaksud akan mengadakan roadshow, meminta ada EO yang menggarap jalannya acara, sekaligus juga diawali ikut membantu dalam pencarian sponsor. It's a gambling anyway, tapi bukankah dalam setiap gambling selalu ada the winner and the looser! mungkin bukan the looser kali ya, karena kalau di kamus saya, nggak ada kata gagal atau kalah, yang ada hanya sukses atau belajar! It's mean dengan berusaha memenuhi requirement dari management artist tadi, kalaupun sudah dicoba dan gagal, banyak pelajaran yang didapat, jadi kenal banyak orang - orang penting yang mewakili beragam brand product dan potensial untuk dijadikan client, jadi tahu mekanisme sponsorship bagi beberapa brand product tadi. Saya pikir, ini masalah yang cukup mendasar bagi EO, ada yang menganggap bahwa kerjaan mencari sponsor untuk membantu management artist tadi adalah pekerjaan yang sulit dan wasting time, ada juga yang menganggap bahwa hal itu sama saja membantu management artist tadi untuk mendapatkan yang mereka inginkan, ada juga yang memang memiliki prinsip untuk menolak pekerjaan yang riskan, if the profit is not good enough just leave it, ada juga yang pengen kerjaan event hanya menggarap event yang sudah pasti saja ( dalam hal ini memposisikan diri sebagai stage management) dan lain sebagainya. Saya nggak bisa menyalahkan rekan-rekan EO tadi, itu sudah prinsip bisnis mereka! Bahkan ada yang dengan sadis, "Say NO to project with profit lower than 30%" What?!

Menyikapi hal ini, khususnya bagian yang pertama (bagian yg kedua, contoh dgn artist management, akan kita bahas nanti) yaitu membantu EO penerima pekerjaan pertama / sub-con dari EO utama, ada beberapa EO lokal yang sudah cukup aware. Mereka berusaha dengan beragam cara untuk menunjukkan kapabilitas mereka dalam penggarapan event. Caranya pun bermacam - macam, ada yang langsung repply membalas permintaan EO Jakarta dengan memberikan secara tertulis pada email yang dikirim di milis dengan memperinci pekerjaan apa saja yang pernah dikerjakan, bahkan ada juga yang membuat website dengan menampilkan deskripsi & photo dari event yang pernah digarap.
Langkah ini patut ditiru oleh EO lokal yang belum melakukannya, bukan sekedar untuk memberikan kepercayaan kepada EO pemberi pekerjaan, namun juga perlahan, mereka mulai membangun brand image, bahwa untuk penyelenggaraan event di satu kota domisili mereka, EO merekalah yang paling ok. Mungkin ada teman-teman EO lokal yang memiliki cara lain, untuk meyakinkan EO pemberi pekerjaan tadi dengan cara yang berbeda? Bisa di share disini.

Photo yang saya upload dihalaman ini, merupakan bagian dari portfolio saya, yg ini kerja bareng dengan Bung Sugi - EO di Jambi, rekanan dari radio Elria Buana - Alvin cs, saat menggarap Yamaha Jupiter MX - Asean Touring di Lapangan Polda Hitam, kota Jambi.
Sementara untuk bagian dimana EO diajak oleh management artist untuk bersama mempersiapkan event dengan mencari sponsor terlebih dahulu, saya bilang, " No comment " dulu, at least for a while. Energi hari ini sudah cukup tercurah untuk memikirkan revisi konsep dari salah satu client yang cukup besar, international brand yang... udah ah.. comment-nya dinantikan ya !

Rabu, September 10, 2008

Peluang Event Setelah Idul Fitri, Mungkin Belum Terlambat!


Ini peluang bagi para EO juga vendor atau supplier industri tersebut. Kalau di bulan Ramadhan ini minim order, terus anda ikut-ikutan lemes dan tertidur di mesjid setelah Sholat Dzuhur, ya, bulan depannya EO anda bisa bubar :)
Ada peluang yang banyak sekali bisa dikerjakan, direncanakan dan dikonsepkan dengan matang untuk menyusur prospek event setelah lebaran usai nanti. Boleh percaya boleh nggak, EO yang ramadhan tahun ini dapat banyak pekerjaan mengorganize event client-nya, bisa jadi juga sudah ditunggu event lainnya usai pelaksanaan Ramadhan ini. Kenapa begitu? Mereka sudah mempersiapkan sedini mungkin datangnya bulan Ramadhan, mereka juga sudah melakukan penjadwalan momentum tertentu yang bisa digarap sebagai pekerjaan mereka. Bisa jadi juga, mereka sudah melakukan mapping selama satu tahun penuh untuk momentum tertentu itu, disamping terus berkutat dengan rutinitas memprospek dan memfollow-up existing client-nya. Nah, jadinya kalau anda yang berprofesi sebagai EO tidak kreatif dalam melihat moment - moment itu, bisa jadi....
Udah tahu dong jawabannya. Belajar dari kesuksesan EO yang lain, mulailah memetakan momentum tertentu yang bisa dijadikan bentuk kreatif event untuk disodorkan konsepnya ke hadapan client.
Kita mulai saja yuu, apa saja yang mungkin berpeluang untuk digarap EO usai Idul Fitri ini,

1. Udah jadi kebiasaan, beberapa hari usai Lebaran, bahkan pada Hari - 2 Lebaran pun, tempat wisata atau rekreasi konvensional, seperti Kebon Binatang, Pantai, Taman Bermain dan sejenisnya, akan dipadati oleh pengunjung. Masih ingat nggak berita tahun lalu, Kebon Binatang Ragunan macet total mulai dari perempatan mangga besar Pasar Minggu, yang jaraknya kira - kira masih 5 kiloan itu? Artinya apa ? Ini peluang! Produk dengan target market yang sama dengan pengunjung tempat wisata itu, merupakan potensial client yang bisa di prospek. Kuncinya ? Pikir sebaik mungkin bentuk kreatif yang bisa dijual di tempat itu, disesuaikan juga dengan target market yang datang. Contohnya? Aduuh, masa perlu di kasih contoh juga sih? Oke deh, Misalnya, apa ya... Rokok, produk baru yang target marketnya kelas C, Aroma, produk ini mengklaim bahwa ia sama Sempurna-nya dengan produk yang dianggap kompetitornya, Sampoerna katanya, padahal secara harga jauh banget. Kelas C, sudah pasti yang datang ke tempat seperti itu, masih suka dengan hiburan kelas rakyat, seperti dangdut, lenong atau hiburan lainnya, bikin konsep yang isinya hiburan rakyat, tapi, ada sesuatu yang unik, coba dijual ke produk Aroma, atau cari produk dengan target market yang sama dengan produk itu.


2. Nah, ini juga sudah jadi tradisi orang Indonesia, namanya Halal Bi Halal, menurut salah satu ahli agama, Islam sendiri sebenarnya tidak mengenal Halal Bi Halal, Indonesia saja lah yang memiliki tradisi ini. Ini sudah tentu peluang untuk para EO, berapa banyak perusahaan di Jakarta? Swasta atau Instansi Pemerintahan, pasti menggelar acara Halal Bi Halal, baik internal maupun external. Coba hubungi lagi client - client potensial anda, ngobrol santai bareng mereka sambil traktir buka puasa oke juga tuh, at the end, tanya, apakah ada rencana untuk buat Halal bi Halal? Kalau iya, boleh dong, kita ajuin konsep & budgetnya. Umumnya 1 - 2 minggu usai idul fitri saat aktifitas perkantoran jalan lagi, halal bi halal biasanya dimulai juga tuh. belum terlambat.

3. Usai lebaran, pada saat orang - orang yang mudik kembali ke Jakarta, itu juga bisa jadi peluang lho untuk EO. Untuk mereka yang jeli saat seperti ini, di terminal, di pelabuhan, di bandara, akan terjadi keramaian yang luar biasa. Gimana kalau kita cari produk yang target marketnya sama dengan orang - orang tersebut. Terus? Apa yang dibuat? Banyak bos, tergantung dari produk client akan meraih tujuan apa, baru kita yang buat konsep kreatifnya. Misalnya, kebetulan salah satu client kita, produk minuman energi misalnya, mereka ingin memaintain brand awareness yang udah tercipta di kalangan ses level C. Event yang kita proposed, sampling sekaligus selling, sekaligus juga kerjasama dengan PEMDA DKI untuk mendata pendatang yang masuk di DKI. Kombinasi antara program & pesan pemerintah DKI dengan pesan client kita, ngerti nggak? Aplikasinya, mungkin bisa seperti ini, kita buat level ukuran 3 x 3 aja, kasih backdrop produk sponsor, lengkapi dengan sound system sederhana, sama 1 plasma TV, kasih 1 mc, beberapa SPG/SPB. Si MC akan bertugas untuk mengucapkan selamat datang kembali kepada warga ibukota, juga warga non ibukota alias pendatang, nah buat pendatang, kasih pesan ke mereka, bahwa di Jakarta itu kejam, hidup di Jakarta penuh perjuangan, si MC juga mengajak pendatang mengisi data diri dan administrasi yang biasanya dicatatkan oleh petugas PEMDA DKI, sambil mereka mengisi data itu, SPG SPB memberikan sampling minuman energi. Untuk memperkuat promosi, branding di sekitar terminal dengan penempatan umbul-umbul akan lebih manis.

Masih banyak lagi peluang usai lebaran, oh iya, nggak lama setelah lebaran, natal dan tahun baru segera menjelang. Itu juga peluang lho, prospek dan follow up client untuk kedua moment tersebut dari sekarang juga nggak salah kok, siapa tahu memang itu rezeki ramadhan yang terlambat datang :)

Selasa, September 02, 2008

Supaya EO nggak sepi order di bulan Ramadhan

Event Organizer atau biasa disingkat EO adalah sebuah bidang usaha jasa yang secara resmi mendapat penunjukan dari client untuk mempersiapkan, mengorganisasikan dan mengeksekusi jalannya event, sehingga dapat berlangsung dengan baik dan membantu client dalam memenuhi tujuan yang diinginkan dengan membuat acara tersebut.

Seiring dengan datangnya bulan suci Ramadhan, tidak sedikit EO yang untuk sementara menganggur karena sepi order. Karena seperti kita ketahui, kebanyakan client dari EO, mengurangi bahkan meniadakan acara, boleh jadi karena anggaran perusahaan dari client EO dialokasikan untuk kepentingan internal perusahaan, seperti kewajiban membayar Tunjangan Hari Raya, mengirimkan bingkisan ke rekanan / client dan lain sebagainya.

Namun, ada juga EO yang pada bulan Ramadhan justru sedang dalam high-season, nah, untuk EO yang sepi order selama bulan Ramadhan ini, di bawah ini adalah kiat – kiat yang mungkin bisa membantu agar bulan Ramadhan ini disamping diisi dengan kegiatan ibadah juga tetap melakukan aktifitas yang bisa menambah keuntungan usaha EO, kiat ini juga berisikan langkah – langkah yang harus disiapkan oleh EO sebelum datangnya bulan Ramadhan, agar momentum Ramadhan dapat dijadikan sebagai bagian dari project yang akhirnya menambah income perusahaan EO anda,

  1. Kalau Ramadhan tahun ini, EO anda sepi order, its ok!

    1. Tetap semangat! Jangan turunkan intensitas pekerjaan memprospek atau mem-follow – up project on progress.

    2. Setelah Ramadhan usai nanti, akan banyak event yang digelar oleh perusahaan yang menjadi client / prospect client anda selama ini.

    3. Pun, akan banyak momentum yang bisa dimanfaatkan untuk membuat creative event yang akhirnya bisa anda jual ke client.

      1. Contoh, setelah Ramadhan usai, ditutup dengan perayaan Idul Fitri, tidak lama berselang akan datang Hari Natal, hampir seluruh mall dan pusat perbelanjaan membuat program perayaan Natal, atau paling minim membuat dekorasi bernuansa Natal. Anda bisa mulai melakukan pendataan terhadap Mall atau pusat perbelanjaan yang sekiranya bisa di prospek. Mungkin belum terlambat, dan tidak salah juga kalau terlambat, paling jelek, ya anda nggak dapat project dari mall tersebut, tapi lihat sisi positifnya bahwa anda bisa berkenalan dengan mereka, dan siapa tahu, ketika Mall tersebut membutuhkan jasa EO, ataupun tenant dari mall membutuhkan jasa EO, EO anda bisa direkomendasikan.

      2. Contoh lain, masih terkait dengan Natal, banyak Lembaga Pemerintahan, Perusahaan BUMN, Perusahaan Swasta Nasional, Yayasan bahkan Lembaga Pendidikan menyelenggarakan Natal bersama. Ini juga bisa anda garap kan ?

      3. Peluang berikutnya adalah momentum Tahun Baru, ide creative apa yang bisa anda jual ke client ? Mungkin sebuah perayaan tahun baru yang besar – besaran di Selat Sunda, menyewa 1 kapal pesiar besar untuk dijadikan venue perayaan tahun baru? ( bentuk creative yang berbeda, bisa diambil dari beberapa angle, salah satunya adalah Venue yang unik ). Atau, luangkan waktu sebentar, anda jalan – jalan ke Singapore atau Hongkong, kira2 aksi entertainment seperti apa yang bisa dijual untuk menjadi point of interest perayaan tahun baru anda, kalau nggak punya cukup uang ke SIN atau HKG, browsing di internet. Ingat nggak, bulan Agustus kemarin ada 13,000 tembakan kembang api dalam event Gebyar Kemerdekaan Musical Fireworks yang diadakan di Gading Serpong, itu kembang api, dibawa dari Singapore.

      4. Kalau EO anda didukung oleh investor yang duitnya banyak, coba cek daftar kunjungan artist mancanegara di situs pollstar.com, cari yang 2 atau 3 hari sebelum perayaan tahun baru mereka perform di area Asia atau setidaknya Asia Tenggara, jadi lebih murah tuh dapat harganya, eeh, lupa, kan tahun baru ya, pasti 2 x lipat juga 

    4. Riset event Ramadhan agar Ramadhan tahun depan, anda bisa punya project.

      1. Nah, ini juga bagian yang nggak kalah penting dari yang diatas. Untuk mensiasati supaya Ramadhan tahun depan anda nggak kehilangan peluang, coba untuk survey ke beberapa tempat dimana acara Ramadhan diadakan, bisa di mall / pusat perbelanjaan, bisa juga dengan datang ke Bazaar Ramadhan, tahun depan anda pun bisa mengadakan bazaar ramadhan dengan konsep dan program yang bisa jadi lebih bagus dari tahun ini. Atau,

      2. Event buka puasa bersama, anda datang ke beberapa acara berbuka puasa bersama yang diadakan oleh banyak perusahaan. Ada yang besar, ada pula yang kecil, anda bisa lihat di beberapa ballroom hotel, ada perusahaan besar yang mengadakan acara buka puasa bersama. Saya ingat, beberapa tahun lalu, saya dapat pekerjaan untuk mengorganisir event Permatabank Town hall meeting, sebenarnya ini adalah acara internal perusahaan yang diadakan untuk mensosialisasikan Visi dan Misi baru dari Permatabank, tapi karena moment-nya bulan Ramadhan, jadinya, ya sekalian buka puasa bersama.

      3. Pekerjaan dengan nominal besar pada Ramadhan adalah mengorganisir acara mudik bareng atau pembukaan Posko mudik. Anda bisa lihat, tahun ini, perusahaan mana saja yang mengadakan mudik bareng, nah, lakukan pendataan, dan usai Ramadhan hubungi perusahaan – perusahaan yang mengadakan acara mudik bareng, untuk mengenalkan EO anda ke mereka, Kalau nggak, anda lihat bagaimana teknis mekanisme dan flow dari mudik yang di organisir oleh EO yang dipercaya mengurus mudik bareng tadi, anda contek, lalu anda modifikasi yang menurut anda lebih bagus. Tahun depan, beberapa bulan sebelum mudik, buat proposal pengajuan mudik bareng, ke perusahaan yang tahun ini mengadakan acara mudik, atau perusahaan yang sekiranya potensial untuk mengadakan acara mudik bareng.

      4. Tahun demi tahun kreativitas EO terus berkembang, yang saya lihat di tahun ini, ada 2 penyelenggaraan konser ramadhan, dilangsungkan malam hari, biasanya dimulai usai sholat Taraweh. Jadi bukan hal yang tabu juga buat event di bulan Ramadhan, asal konsepnya masih berkenaan dengan bulan suci ini.

Nah, kira – kira, itulah beberapa kiat bagi event organizer menghadapi bulan suci Ramadhan ini, semoga bisa memberi masukan agar ke depannya EO anda akan makin maju lagi, dan insya allah bulan Ramadhan tahun depan, EO nggak lagi sepi order  Ada yang mau nambahin ?