Kamis, Mei 08, 2008

Dibutuhkan EO, tapi pitching, gimana ?


Hai, sudah lumayan lama saya nggak nulis di blog ini, meskipun sudah lumayan banyak ide dan pikiran yang ingin dituangkan didalam blog ini, tentu saja yang terkait dengan bidang spesialisasi saya, event organizer.
Kali ini, saya ingin mengajak rekan-rekan EO dan juga non EO untuk berdiskusi yang agak serius soal perusahaan event organizer.
Belakangan, seiring dengan maraknya rangkaian promosi & komunikasi melalui lini bawah / BTL, salah satunya melalui event, maka peran Event Organizer sangat diperlukan. Namun, karena jumlah perusahaan ataupun profesional pada bidang ini yang terus mengalami peningkatan secara kuantitas, ditambah lagi dengan ekspektasi client untuk merancang sebuah event dengan konsep yang outstanding, maka perusahaan / personal yang mewakili client sangat berhati - hati dalam memilih event organizer untuk merealisasikan keinginan perusahaan. Tidak heran, beberapa perusahaan berskala nasional, multinasional dan international yang ingin merancang dan merealisasikan program promosi dan komunikasi melalui event melakukan proses tender atau biasa disebut pitching. Kenapa hal ini dilakukan oleh client dan bagaimana mekanisme-nya ?

1. Bila perusahaan event organizer yang sudah dikenal oleh client, maka client akan mengundangnya untuk menerima brief, hanya saja akan sangat diutamakan EO yang sudah dikenal terutama EO yang pernah bekerjasama dengan mereka. Undangan untuk menerima brief ini biasanya dikirimkan melalui fax, dimana akan dijelaskan maksud dan tujuan client untuk mengadakan event serta jadwal dan tempat berlangsungnya proses brief. Pada fax yang dikirimkan tersebut, biasanya juga tercantum kolom tanda tangan dari Pihak EO untuk rekonfirmasi kehadiran.

2. Bila perusahaan EO sudah dikenal, maka tidak diperlukan lagi membawa materi presentasi company profile atau perkenalan lainnya yang terkait dengan bidang usaha, namun ingat, name card tetap dibawa. Siapa tahu saja, pada saat brief ada beberapa orang dari divisi lain yang belum kita kenal.

3. Biasanya Client akan mengundang 4 - 5 EO untuk duduk bersama mendengarkan penjkelasan dari pihak client mengenai keinginan, maksud dan tujuannya mengadakan event. Tidak jarang pula ada brief client yang cukup detail, mulai dari referensi program acara yang pernah mereka buat, maksud dan tujuan, pilihan pertama untuk artist yang diinginkan, serta tanggal deadline penyerahan materi dan jadwal untuk mempresentasikan konsep yang telah dibuat oleh EO.

4. Pada saat menerima briefing dari client, biasanya mereka membuka diri untuk menerima dan menjawab semua pertanyaan yang diajukan oleh EO. Jangan sungkan untuk bertaya kepada client, karena ada beberapa perusahaan yang memiliki aturan sangat ketat, dimana usai proses briefing, tidak diperkenankan lagi bagi EO untuk menanyakan sesuatu melalui jaringan personal, karena hal tersebut dapat menimbulkan kecurigaan dari Management perusahaan client, bahwa penanggung jawab proses pitching dapat merekomendasikan salah satu EO dengan imbal balik berupa nominal uanng yang cukup besar.

5. Setelah mengajukan pertanyaan, maka Team EO dapat langsung melakukan briefing dan brainstorming di kalangan internal untuk membahas mengenai keseluruhan konsep acara, termasuk pengisi acara yang sesuai, design 3d stage dan dekor. 6. Mekanisme berikutnya, ya tentu saja, EO harus menuangkan hasil briefing dan brainstorming tersebut dalam sebuah konsep acara yang biasanya dikemas dengan powerpoint. EO juga harus segera menyiapkan estimasi quotation terkait dengan pekerjaan tersebut secara detail. Baik proposal concept event dan juga estimasi quotation harus segera dipresentasikan ke hadapan client, yang mana jadwal untuk presentasi sudah diatur oleh perwakilan client. Selanjutnya anda tinggal membuat konsep acara termasuk dengan quotationnya dan siap mempresentasikannya di hadapan calon client.

Perusahaan EO yang seperti apa yang akan diundang dalam proses pitching ?

Lalu, apakah semua undangan untuk mengikuti pitching harus diikuti ?

Nantikan di tulisan saya berikutnya

Tidak ada komentar:

Posting Komentar