Kamis, Mei 15, 2008

Invitation for pitching to EO

Menyambung tulisan saya kemarin mengenai pitching untuk memilih perusahaan event organizer pada event yang diadakan oleh client, banyak juga perdebatan yang terjadi di milis eo yahoogroups. Beberapa komentar bernada miring bagi client yang mengadakan proses pitching namun ternyata hanya formalitas ( yang insya allah tidak ada ). Ada juga yang merasa bahwa dengan proses kreatif yang sudah dilakukan oleh EO tersebut dalam menyiapkan proposal perlu dihargai, setidaknya dalam bentuk pitching fee, saya sendiri juga ikut nimbrung repply email dari salah satu senior EO, bung Kepra dengan EO-nya Saka Infosa. Menurutnya, saat ini Saka Infosa mulai memilih - milih proses pitching mana yang memang harus diikuti dengan serius, atau picthing mana yang diikuti juga demi menghormati client, meskipun sudah ada feeling bahwa picthing ini hanya "becanda." Menurutnya, EO juga bisa sombong. Komentar saya hanya memberikan pertanyaan, bagaimana dengan EO yang kecil ? yang baru dan minim pengalaman ? Apakah bisa sombong juga ?

Lumayan lama tuh perdebatan, sampai - sampai saya nulis ini, disana masih dilangsungkan perdebatan yang lumayan seru. Tapi, ok, sekarang kita fokus saja untuk mengetahui kira - kira perusahaan EO seperti apa yang akan diundang untuk mengikuti picthing? Menurut saya ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan perusahaan yang menjadi client-nya EO untuk memutuskan, akan mengundang siapa dalam proses pitching itu, ini beberapa diantaranya :

a. Perusahaan EO yang diundang adalah yang sudah pernah bekerjasama dengan mereka. Jelas dong, EO yang pernah bekerjasama dengan client, pasti akan diprioritaskan untuk diundang dalam proses pitching. Tapi, EO yang pernah bekerjasama menggarap event dan tentu saja event-nya sukses. Tapi kalau EOnya sendiri nggak menyenangkan dan hasil kerjanya mengecewakan, anda sudah tahu dong jawabannya :)

b. Perusahaan EO yang kedua, yang akan diundang, adalah EO yang pernah mengikuti picthing sebelumnya. Kenapa begitu ? Ada beberapa perusahaan sebagai client EO yang ingin memberikan kesempatan kedua kepada EO ini. Pertimbangannya, mungkin saja pada waktu pitching yang lalu, sebenarnya secara konsep, EO tersebut sudah sangat ok, namun dari sisi kepercayaan client untuk EO tersebut mengeksekusi event-nya masih kurang, bisa jadi karena pengalaman, atau saat ditanya hal - hal yang terkait teknis produksi, EO tersebut tidak memuaskan jawabannya. Siapa tahu saja, sekarang mereka sudah punya pengalaman lebih dan berkaca dari proses pitching tempo lalu.

c. Perusahaan EO yang ketiga, adalah perusahaan yang sama sekali belum bersentuhan dengan client ini dalam sebuah ikatan kerjasama penggarapan event. Namun, karena AE / marketing EO melakukan pendekatan dan proses komunikasi yang intens dengan simpatik, akhirnya diundang juga. Nah, bagian yang ketiga ini, bisa juga perusahaan yang memang sudah cukup terkenal dengan portfolio event yang sangat banyak, dari brand besar, event yang complicated dan lain sebagainya. Atau bisa juga, EO yang direkomendasikan oleh rekan dari client. Contohnya, dalam 1 group perusahaan besar, lets say Indomobil misalnya, mereka punya beragam brand dengan beragam varian. Mulai dari Suzuki -APV, Swift, Karimun, Baleno- tiap brand dipegang oleh 1 brand manager, bisa jadi brand manager APV menggunakan jasa EO A dan merasa puas, lalu ia merekomendasikan kepada brand manager Swift untuk menggunakan jasa EO yang sama

d. Perusahaan EO yang keempat, adalah perusahaan EO yang memiliki hubungan khusus dengan salah satu petinggi di perusahaan client dan direferensikan langsung oleh petinggi tersebut. Well, yang ini sih nggak usah kita bahas ya :)

e. Ada juga beberapa perusahaan sebagai client EO yang secara serius melakukan proses pitching dengan mengundang EO - EO yang sama sekali belum mereka ketahui, atau mungkin juga client tersebut belum pernah mengadakan pitching untuk pemilihan EO. Untuk yang satu ini ada beberapa tipe client yang memang serius mempertimbangkan kualitas dan kepuasan client sebelumnya, maka tidak jarang mereka meminta daftar portfolio event disertai dengan nomor telpon dan kontak person dari client sebelumnya itu. Bahkan, mereka langsung menghubungi client sebelumnya itu dan meminta konfirmasi mengenai tingkat kepuasan client akan jasa EO.

Anda termasuk perusahaan EO yang mana ? Yang manapun, bagian terpenting dari undangan client untuk mengikuti pitching adalah bahwa kita harus menghargai undangan tersebut, tidak usah berpikir negatif bahwa ini adalah pitching "becanda" dan lain sebagainya. Berikan penghargaan setinggi - tingginya kepada client yang mengundang EO anda untuk mengikuti proses pitching itu dengan mengerahkan seluruh konsep kreatif dan usaha terbaiknya. Perkara EO anda menang atau tidak, itu urusan Tuhan. Tiap kali akan mengikuti proses pitching ataupun sedang prospect sebuah pekerjaan, saya selalu mengucapkan dalam hati, "Saya sudah berikan yang terbaik, kalau memang saya menang berarti Tuhan membalas semua kerja keras saya kontan, tapi kalau tidak, saya yakin Tuhan punya rencana lain yang jauh lebih bagus."
Jadi Bismillah, let's go for pitching !

Kamis, Mei 08, 2008

Dibutuhkan EO, tapi pitching, gimana ?


Hai, sudah lumayan lama saya nggak nulis di blog ini, meskipun sudah lumayan banyak ide dan pikiran yang ingin dituangkan didalam blog ini, tentu saja yang terkait dengan bidang spesialisasi saya, event organizer.
Kali ini, saya ingin mengajak rekan-rekan EO dan juga non EO untuk berdiskusi yang agak serius soal perusahaan event organizer.
Belakangan, seiring dengan maraknya rangkaian promosi & komunikasi melalui lini bawah / BTL, salah satunya melalui event, maka peran Event Organizer sangat diperlukan. Namun, karena jumlah perusahaan ataupun profesional pada bidang ini yang terus mengalami peningkatan secara kuantitas, ditambah lagi dengan ekspektasi client untuk merancang sebuah event dengan konsep yang outstanding, maka perusahaan / personal yang mewakili client sangat berhati - hati dalam memilih event organizer untuk merealisasikan keinginan perusahaan. Tidak heran, beberapa perusahaan berskala nasional, multinasional dan international yang ingin merancang dan merealisasikan program promosi dan komunikasi melalui event melakukan proses tender atau biasa disebut pitching. Kenapa hal ini dilakukan oleh client dan bagaimana mekanisme-nya ?

1. Bila perusahaan event organizer yang sudah dikenal oleh client, maka client akan mengundangnya untuk menerima brief, hanya saja akan sangat diutamakan EO yang sudah dikenal terutama EO yang pernah bekerjasama dengan mereka. Undangan untuk menerima brief ini biasanya dikirimkan melalui fax, dimana akan dijelaskan maksud dan tujuan client untuk mengadakan event serta jadwal dan tempat berlangsungnya proses brief. Pada fax yang dikirimkan tersebut, biasanya juga tercantum kolom tanda tangan dari Pihak EO untuk rekonfirmasi kehadiran.

2. Bila perusahaan EO sudah dikenal, maka tidak diperlukan lagi membawa materi presentasi company profile atau perkenalan lainnya yang terkait dengan bidang usaha, namun ingat, name card tetap dibawa. Siapa tahu saja, pada saat brief ada beberapa orang dari divisi lain yang belum kita kenal.

3. Biasanya Client akan mengundang 4 - 5 EO untuk duduk bersama mendengarkan penjkelasan dari pihak client mengenai keinginan, maksud dan tujuannya mengadakan event. Tidak jarang pula ada brief client yang cukup detail, mulai dari referensi program acara yang pernah mereka buat, maksud dan tujuan, pilihan pertama untuk artist yang diinginkan, serta tanggal deadline penyerahan materi dan jadwal untuk mempresentasikan konsep yang telah dibuat oleh EO.

4. Pada saat menerima briefing dari client, biasanya mereka membuka diri untuk menerima dan menjawab semua pertanyaan yang diajukan oleh EO. Jangan sungkan untuk bertaya kepada client, karena ada beberapa perusahaan yang memiliki aturan sangat ketat, dimana usai proses briefing, tidak diperkenankan lagi bagi EO untuk menanyakan sesuatu melalui jaringan personal, karena hal tersebut dapat menimbulkan kecurigaan dari Management perusahaan client, bahwa penanggung jawab proses pitching dapat merekomendasikan salah satu EO dengan imbal balik berupa nominal uanng yang cukup besar.

5. Setelah mengajukan pertanyaan, maka Team EO dapat langsung melakukan briefing dan brainstorming di kalangan internal untuk membahas mengenai keseluruhan konsep acara, termasuk pengisi acara yang sesuai, design 3d stage dan dekor. 6. Mekanisme berikutnya, ya tentu saja, EO harus menuangkan hasil briefing dan brainstorming tersebut dalam sebuah konsep acara yang biasanya dikemas dengan powerpoint. EO juga harus segera menyiapkan estimasi quotation terkait dengan pekerjaan tersebut secara detail. Baik proposal concept event dan juga estimasi quotation harus segera dipresentasikan ke hadapan client, yang mana jadwal untuk presentasi sudah diatur oleh perwakilan client. Selanjutnya anda tinggal membuat konsep acara termasuk dengan quotationnya dan siap mempresentasikannya di hadapan calon client.

Perusahaan EO yang seperti apa yang akan diundang dalam proses pitching ?

Lalu, apakah semua undangan untuk mengikuti pitching harus diikuti ?

Nantikan di tulisan saya berikutnya