Selasa, Januari 29, 2008

2K Adalah ...

Melanjuti tulisan saya tentang Proses 2k
inilah lanjutannya, 2K adalah kepanjangan dari Komunikasi dan Koordinasi. Inilah proses yang paling penting dalam nafas kegiatan event organizer. Mulai dari team internal hingga hubungan external dengan client, juga vendor dan suplier penyedia perlengkapan pendukung.
Proses Komunikasi adalah inti dari setiap kesuksesan hubungan manusia pada umumnya, termasuk juga dalam membina hubungan yang baik dalam team inti EO. Saya pernah mengalami hubungan yang tidak harmonis dengan divisi marketing pada sebuah perusahaan EO tempat saya bekerja tempo lalu, penyebabnya sebenarnya sederhana, proses komunikasi yang tidak berjalan. Dan uniknya lagi, proses komunikasi yang tidak berjalan ini sebenarnya sudah diketahui oleh manager marketing, termasuk juga oleh manager EO sebagai atasan saya langsung, namun mungkin karena kultur Indonesia yang kebanyakan rasa sungkan, segan dan tidak enak, akhirnya masalah ini tidak diselesaikan dan dianggap sebagai bagian dari kultur. Hasilnya ? Staff Marketing dan Profesional EO yang harusnya dapat bekerja sama akhirnya, harus bentrok dan menjadikan output berupa penggarapan acara untuk kepentingan client kadang menjadi tidak memuaskan. Bahkan belakangan, team EO-nya sendiri pun terpecah, karena orang yang diharapkan menjadi pemimpin lebih asyik mencari muka di hadapan management, dengan bersikap seolah - olah tidak memerlukan bantuan anggota team-nya.
Ok, mungkin kesannya curhat ya, tapi bukan lho. Saya hanya ingin memberikan gambaran yang jelas akan pentingnya proses komunikasi yang berjalan tidak baik, bagaimana mungkin jika dalam 1 team yang harus memuaskan orang lain dalam hal ini adalah client tidak terjalin komunikasi yang baik ? apa hasilnya ?

Sementara, Koordinasi menjadi bagian kedua yang penting dalam proses penggarapan sebuah event. Proses ini sebenarnya lebih kepada check & re-check akan persiapan yang harus dilakukan oleh seluruh pendukung acara, mulai dari venue, talent, produksi dan lain - lain. Proses koordinasi yang baik melibatkan seluruh anggota team sehingga satu dengan yang lain saling tahu dan saling mengisi apabila ada kekurangan, termasuk mengingatkan apabila ada sesuatu yang miss. Cara sederhana untuk melakukan proses koordinasi pada saat persiapan adalah : [a] kembali membuat rangkuman item - item apa saja yang diperlukan saat acara, biasanya merupakan hasil copy dari quotation yang sudah diberikan client. [b] Rangkuman item tersebut kemudian dilengkapi dengan detail contact dari vendor/pihak pendukung yang sudah menyatakan setuju untuk membantu acara kita. [c] Rangkuman item tersebut dilengkapi kembali dengan penjelasan lebih terperinci, mengenai spesifikasi, ukuran, warna, lay-out, penempatan dan lain sebagainya. [d] biasanya proses koordinasi yang baik terus menerus dilakukan dengan komunikasi kepada seluruh pihak. [e] Dan untuk mensinkronisasikan seluruh item agar tidak ada yang kurang, seluruh pendukung acara bertemu dalam sebuah technical meeting dan membahas mengenai rangkuman item tersebut. [f] Ditutup dengan penjelasan akhir mengenai jadwal produksi.

Adapun template mengenai rangkuman item, proses koordinasi dan jadwal produksi, bagi rekan - rekan yang ingin belajar, silahkan kirimkan email ke saya, nanti akan saya kirimkan secara gratis.

Sekali lagi, proses 2K adalah nafas dari kegiatan Profesional Event Organizer. Terus berkomunikasi, terus berkoordinasi, check & re-check dan memastikan segalanya sudah sesuai dengan mandatory client, sehingga client merasa cukup puas dengan kerja profesional seperti anda.