Sabtu, Desember 20, 2008

Prepare for the worse...

Mempersiapkan sebuah event, kita harus menyiapkan minimal 2 rencana terburuk apabila..apabila, kalau kata sohib saya, dwi kurniawan yang sekarang gabung sama salah satu operator selular baru, "Mendingan..mendingan, daripada...daripada..." menggambarkan betapa mempersiapkan rencana - rencana cadangan akan jauh lebih baik daripada spontan.
Event pun demikian, adakalanya semua yang sudah direncanakan tidak berjalan sebagaimana mestinya, jadi siapkan rencana cadangan anda...
saya sambung lagi next week untuk topik yang ini ya...

Kamis, Desember 18, 2008

Next Program...

Minggu ini, rasanya nggak terlalu banyak yang dikerjakan selain follow up beberapa client dan revisi sedikit dari konsep family gathering untuk sebuah bank internasional. Setelah membantu Illusion yang sudah bertransformasi menjadi Absolut, untuk event mereka "Panalpina Dealer Gathering" di Backstage Ancol dan juga sebagai show director dari event Smart Launching Tarif Baru, Desember ini, saya kembali dipercaya menjadi show director pada sebuah perayaan ulang tahun yang lumayan besar juga di Gedung Arsip Nasional pada 21 Desember 2008 nanti.
Saya akan terus update di blog, untuk sharing dengan rekan2 semua perihal pekerjaan ini, teknis dan non-teknis, masalah dan complaint dari client, jadi...tunggu terus updated dari saya ya...

Rabu, Desember 17, 2008

Kekalahan di awal inovasi...

Waduh, judulnya sih terkesan berat ya! :) Tapi ini cerita yang lain mengenai betapa bersemangatnya saya untuk sebuah inovasi, ya...setidaknya ini inovasi untuk saya pribadi sebagai creative conceptor, yang meskipun kalau dilihat dari kacamata umum, ini mungkin bukan inovasi, oke, saya mulai cerita...

Bersama X-Set yang dikomandani Mas Parman, baru saja saya mengikuti Pitching untuk Entertainment Indoor Program Sampoerna Hijau Voli Pro Liga 2009. Pada saat proses briefing, seluruh EO bertemu guna mendengarkan secara langsung paparan keinginan brand manager untuk entertainment activites guna mendukung kompetisi voli terbesar dan bergengsi tersebut di tanah air. Di situ, ada 5 EO yang diundang, X-set, Matari, Mahaka, Republic dan Bandera.

Tema besar program SAH Proliga tahun 2009 ini adalah "Masih Gila Voli" yang diterjemahkan dalam bahasa gambar dengan sebuah cerita konyol tentang orang yang secara reflek melakukan digging pada sebuah duren yang "meloncat" dari truck, basicly simple, menganalogikan benda-benda yang bentuknya bulat sebagai bola voli karena tergila2nya tuh! Dari paparan itu sih, sebenarnya sudah kebayang mau buat apa, tapi masih general dan biasa banget! Ini perlu eksplorasi dan braindstorming yang lama, dalam dan harus nyeleneh....

Singkatnya, udah ketemu nih mau bikin apa aja, setelah mikir di kantor nggak nemu, akhirnya kita boyongan rame2, meeting di foodcourtnya Electronic city sambil ngopi dan ngerokok, kita buat detail, opening kegiatannya begini begini begini, closing begini...begini... ketika waktunya untuk menuliskan di powerpoint, koq saya jadi kesulitan memvisualisasikan seluruh aktivitas yang detail dengan kata - kata, wah...udah nggak bisa lagi nih kalau cuma kata - kata dan effect transisi yang biasa dari powerpoint, harus sesuatu yang lebih ... ehmm..apa ya, lebih hidup....

Ok, deadlock.. saya nggak bisa nulis di power point, hanya berikan beberapa intro di halaman power point! saya pergi jalan - jalan ke semanggi plaza, iseng2 ke gramedia, uugh...kalau abis dari gramedia, kepala jadi pusing! terlalu banyak buku yang memancing ide - ide nakal untuk mencoba beragam kegiatan seru! Akhirnya saya jalan ke bawah, berhenti sebentar untuk menyeruput nikmatnya kopi hitam, sambil menerawang melihat pelataran jalan yang saban sore selalu macet.

Adi Subagya, seorang profesional trainer, yang saya kenal saat memberikan pelatihan OHSAS, tiba - tiba hadir di pikiran saya, entahlah dari mana dia datang, saya ingat kami pernah email2an tentang sebuah program workshop yang dia buat mengenai advance presentation tools, bahkan waktu itu dia mau memberikan copyan software dari pelatihan tersebut, intinya, di workshop itu ia memberikan pelatihan untuk membuat presentasi multimedia yang ok banget! dari situ pikiran saya terbuka,

" saya akan buat materi presentasi, dengan gambar2, layaknya story board, diiringi dengan audio berupa music dan effect yang mendukung" Saya ingat juga Kamal, staff di kantor yang pemalu itu pernah bercerita mengenai temannya yang jago bikin komik, 60 gambar ludes dibuat dalam 1 hari, saya telp dia dan mengatur janji untuk bertemu dengan temannya guna membantu saya mewujudkan materi presentasi ini.

Piyu, temannya kamal ini akhirnya membantu saya membuatkan sketsa seperti cerita dalam konsep yang saya buat, saya arahkan dan dibuat olehnya dengan detail, mulai dari saat opening akan ada multimedia dan seterusnya, opening mascot keluar dengan properti pesawat terbang, dan seterusnya, pokoknya, cuma ngeliat gambarnya aja, udah kebayang apa yang akan terjadi di tempat pelaksanaan acara nanti. Udah, akhirnya saya input semua gambar ke dalam slide power point, audio baik musik dan sound effect saya pilihkan, animasi dibuat, preview berulang, coba latihan presentasi di depan team dan overall semuanya ok.

Tiba waktu presentasi... mengutip kata - kata penyemangat dari Napoleon, "What your mind can conceive, you can achieve!" saya benar - benar terbakar saat presentasi! saya ceritakan sedetail mungkin seluruh prosesi yang terjadi, saya bangun suasana seolah mereka dalam GOR tempat acara berlangsung, sesekali saya berusaha jadi MC yang memandu acara, kadang, saya mewakili sosok mascot, kadang saya jadi penonton, pada bengong tuh orang - orang! Mas Parman yang hari itu kelihatan ngantuk berat, nggak berubah juga sih, tetap ngantuk juga tapi kelihatan concern, dibantu Joko yang tek-tok menimpali apa yang saya ungkapkan, jadilah presentasi itu sebagai presentasi terbaik yang pernah saya lakukan... Bagi saya pribadi konsep presentasi dengan story board dan dukungan multimedia serta paparan kegiatan, adalah inovasi yang akan saya terus kembangkan nantinya. Oke, end of presentation, any question ?

Beberapa pertanyaan diajukan, beberapa dijawab dengan cukup baik oleh Joko, juga oleh saya. Next we talking about budget...
Tiba pada pertanyaan budget, well, anggaran yang kita berikan memang cukup jauh dari limit anggaran yang sudah mereka sebutkan, tapi tidak ada sedikitpun pertanyaan tentang itu. Baiklah bapak / ibu, terimakasih atas kesempatannya dan bla..bla..bla..

Kita pulang dan menunggu hasilnya.... H2C nih....
nanti disambung lagi ya.... saya kerja dulu, hari ini sedang mempersiapkan untuk 21 Desember 2008 di Gedung Arsip, hari yang santai sih sebenarnya, cuma ya gitu deh, ketemu client yang ibu - ibu dan agak perfeksionis, jadi harus extra attention.. oke...

Kamis, Desember 04, 2008

Hasil diskusi 2: Sampai Mana Kita Harus Mengikuti Client?

Ini lanjutan dari beberapa rekan EO yang merespons mengenai postingan saya sebelumnya, sangat inspiring dan meyakinkan kita semua yang berprofesi sebagai EO untuk berdiri sama tinggi dan duduk sama rendah dengan client, karena EO dan client adalah patner, simak apa kata mereka...

Re: sampai mana lu kuat ngikutin client ?
Posted by: "Muhamad Devi Riswandi" mdrbdg
Wed Dec 3, 2008 5:40 am (PST)
sampe kita bisa tetep berkreasi dan tetep untung.
kita bebas milih kok.
ada yang ngejer jumlah client.
ada yang ngejer jumlah event.
ada yang ngejer omset.

ada eo yang ngejer semua,

bahkan ada eo yang nggak ngejer semua, alias folow flow aja.

Muhamad Devi Riswandi
Jadikom
==================

Postingan berikutnya :

Balasan: [EO-network] sampai mana lu kuat ngikutin client ?
Posted by: "Adhi Ardian"
Wed Dec 3, 2008 6:56 am (PST)
Wah wah wah...
better be A GOOD PARTNER than be A GOOD KACUNG yah...hehehe

karena kita disini sifatnya kan symbiosis atau saling membutuhkan ...Client butuh kita untuk meng - handle "Brand Activation" atau "Brand Promotion" atau "GATHERING" atau apapun lah itu..dan itu memang kebutuhan Client kan untuk meningkatkan nilai jual product mereka...dan kita yang "BERGERAK dan BEKERJA" secara profesional untuk mewujudkan keinginan mereka dan Client membayar kita secara profesional untuk itu dengan atau tanpa konsep dari kita (biasanya ada yang bawa konsep sendiri dan kita tinggal eksekusi aja) dan itu pun dengan angka yang disetujui oleh ke-2 belah pihak....nah seharusnya disini kita menjadi "REAL PARTNER" dan duduk semeja as a team dalam membahas hal tersebut...

jadi si client juga gak berhak terlalu menekan EO...
sekali lagi..better be A GOOD PARTNER than be A GOOD KACUNG

=====================


Hasil diskusi : Sampai Mana Kita Harus Mengikuti Client?

Setelah diposting ke 3 milis EO yang saya ikuti, inilah komentar dari rekan seprofesi, para profesional EO yang sudah pastinya mengalami contoh kasus dalam cerita saya, simak pendapat mereka dibawah ini.
Ditulis, dicopy, diedit dan ditampilkan kembali oleh : Yudhi Megananda

1. Posting oleh "anto sutrisman" - antonovost
Wed Dec 3, 2008 5:05 am (PST)
comment ya..
alhamdulilah kami sejauh ini belum pernah mendapatkan client yang seperti itu, yang banyak maunya, tapi dikit uangnya. sejauh yang kami alami, client2 kami adlaah beberapa agency dan perusahaan besar yang mereka sudah terbiasa dengan cara kerja dan bagaimana memberikan brief kepada EO, bahkan mereka juga kebanyakan sudah mengerti berapa biaya ini dan itu nya.. so, kalo ketemu klien yang seperti itu, setelah yang ketiga kali di revisi, kita pantas kalo menanyakan, jadi atau nggak? karena kalo kami terbiasa dengan budget yang di breakdown sehingga client bisa ngeliat biaya terpakai buat apa aja.. itu menghindari client minta ini itu..kayaknya kalo udah 2 kali presentasi kita bisa liat seperti apa karakter client nya, kalo yang model begini mah, kayaknya kami sih tidak akan meneruskan sampai yang ketiga.
Trus juga mereka nge brief nya seperti apa, dan kita manangkap brief nya seperti apa, kita juga perlu menanyakan secara detil pada saat di brief..brief dari client kita catat secara lengkap, sebelum bubar kita jelaskan lagi semua yang diminta oleh client.

itu menghindari salah tangkep brief, apalagi kalo client diawal sudah mau nya ini dan itu tapi mereka juga jelaskan budget sekian (dikit), kayaknya EO yang sudah profesional juga sudah bisa mengira-ngira bisa atau tidak..ya kan
Boleh-boleh aja mengikuti mau nya client, tapi kalo kami lebih senang menjadi GOOD PARTNER dari pada menjadi GOOD KACUNG..

so, take a brief, give your concept & budget, diikuti dengan presentasi yang baik dan jelas, kalo tiba2 cllient mau merubah atau lari dari briefnya ya kita sebagai EO juga diperbolehkan menanyakan sebenarnya maunya yang mana, yang berapa? dimana? dll.. dan kita juga diperbolehkan ber keberatan dengan apa yang kita dapat.. karena apa yang sudah kita buat kan sudah memakan waktu, tenaga dan pikiran dll..
kayaknya bukan masalah kuat gak kuat, tapi mau gak mau, atau bisa gak bisa..kalo kuat sih kuat aja, tapi pekerjaan yang lain masih banyak euy... kalo masalah mau, ya siapa yg tidak mau rejeki, kalo masalah bisa, itu relatif ya, seberat apa brief nya..
kami selalu bilang ke client bahwa event itu tidak mahal, kalo sesuai dengan brief yang kami dapat, dan hasil konsepnya pas, itu namanya Best Money Value.. konsepnya yang diinginkan sesuai dengan besar biaya nya, tidak mahal tapi pas, tidak murah tapi tidak mudah, ada event mahal yang berkesan murahan, ada event murah yang keliatan nya gak murahan... bisa-bisa nya kita mengatur dan menjelaskan kepada client.
BANYAK MAU NYA, DIKIT UANG NYA...gw gak ikutan deh.
ANTO 3pro Jakarta,

postingan berikutnya :Ntar gua copyin dulu yee..

Rabu, Desember 03, 2008

Sampai Mana Kita Harus Mengikuti Client ?

Ini pertanyaan yang membutuhkan jawaban teliti, tidak mengedepankan emosi, namun lebih kepada logika plus efek samping dari jawaban yang diberikan pada kelanjutan relationship dengan client.

Jika anda sebagai AE, mungkin, sebagai bentuk penghargaan dan juga bagian dari client service, mungkin anda akan ikuti terus menerus keinginan client. Tapi, faktanya, ada beberapa keinginan client yang akhirnya menjatuhkan profit bahkan terkesan semena - mena. Contoh, "Eh, gua punya budget 100juta nih, mau buat expo di mall nih 1 minggu penuh, space 8x6, elu bisa bantu ga, pokoknya dengan budget itu udah include booth, showcase, terus SPG dengan kostumnya, sama sabtu minggu, gua mau ada entertainment, ada MC couple yang fresh & goodlooking, band..ehmm nggak usah ngetop2 amat, dancers juga, sama ada games yang melibatkan teknologi di produk gua" Gitu kata client...
Terus...ehm, misalnya sudah dibuat rough budget, lets say biaya produksi 92juta, dengan budget client yang 100 juta itu, artinya ada profit 8juta kan ? Udah cukup segitu profit kita?
,Yaah, kadang kita suka cari alasan, gini nih misalnya, "ya, gpp lah, ini kan project perdana kita sama dia, yang penting ini sukses dulu deh..."
Oke... alasan yang bisa diterima sih, menurut saya, tapi secara logika, kalau yang ini sukses dengan budget dan profit yang minimalis, akankah ada project yang lebih baik dari client yang sama nantinya ?

Ceritanya, quot sudah masuk nih, 100juta fixed, eeh, si client complaint, "Waduh...budget loe, terlalu banyak di man power yang nggak penting nih... man power di take out aja dari quotation-nya..."

Walah, ini yang kerja mau dibayar apa Bapak/Ibu client?

Oke, coba kita ikutin dulu, kita keluarin budget man power dan kita masukkan ke item production yang lain.

kita proposed lagi quotation revised,

Next update dari client : "eh, bos gua maunya selain ada band, ada dancers dan ada model juga, nggak usah yang terkenal modelnya, cuma buat present product aja, Tapi...dengan budget yang sama ya..."

Whats?! He..he..he, kita coba ikutin lagi deh, items dari production cost yang masih bisa dikurangin, kita coba kurangin dan kita ambil untuk memenuhi keinginannya dengan model.

Terus, kita masukin lagi budget dengan angka yang sama tapi dengan penambahan items...

Terus....


Nah, kebayang kan maksud dari tulisan saya kali ini. Dalam hati kecil kita yang bergerak dalam service industry, mengupayakan yang terbaik bagi client adalah sebuah keharusan dan menjadi kebanggaan tersendiri kalau akhirnya client merasa puas. Tapi, dalam kasus semacam ilustrasi diatas, sampai mana kita harus mengupayakan yang terbaik untuk client? sampai kapan kita harus menunggu dan mengikuti keinginannya? Apalagi, kalau client kita, belum tahu banyak mengenai bagaimana proses kerja EO, atau mungkin client adalah bagian purchasing yang penekanannya adalah budget yang efisien tanpa tahu biaya kebutuhan yang harus EO tanggung...

Nah, pertanyaannya untuk kasus semacam ini, sampai mana kita harus mengikuti mereka? apakah ketika kita sudah mengeluarkan semua kemampuan menjelaskan secara logika tidak bisa diterima oleh client? atau cuek aja, kita ikutin aja, profit kecil nggak apa - apalah, asal ada kerjaan ...whoaaa....kerja bakti dong... :)

Cerita lain kegagalan pitching...

Ini cerita tentang betapa kurang beruntungnya saya dan team dalam mengikuti proses pitching. Diadakan oleh PT. HM Sampoerna untuk mencari EO guna menggarap event Sampoerna Hijau Voli Livoli. Ketika tinggal 2 EO yang tersisa, saya dan team terpaksa merevisinya di tengah keramaian Ladies Day di Citos, bahkan nekad sampai diusir secara halus oleh waiter sebuah cafe di depan brew & co...
Hasil revisi tidak perlu dipresentasikan lagi, hanya cukup di email. Karena sudah terbiasa mengconvert file presentasi dan quot dalam Pdf, akhirnya saya terpaksa berulangkali harus mengecilkan resolusinya agar bisa mendapatkan ukuran file yang lebih kecil, namun dengan resolusi gambar yang masih dapat terlihat dan terbaca oleh client.

Singkatnya, kami tidak terpilih, Bandera, EO asal Bandung yang terpilih. Feeling saya sih, kami kalah di budget, karena salah satu eventnya diadakan di kota Bandung, yang artinya Bandera tidak perlu repot mengeluarkan biaya akomodasi dan transportasi sebanyak yang dikeluarkan oleh EO dari Jakarta. Dalam hati sih, " kenapa eventnya nggak di Jakarta ya, biar posisinya jadi kebalik, Bandera perlu akomodasi dan transportasi dari Jakarta, sehingga kami jadi lebih murah sedikit" ha..ha..ha...
Tapi, diluar dari itu, ini picthing yang sangat fair, jadi Selamat untuk Bandera !

Rabu, November 26, 2008

Desember – January 2008 : HIGH SEASON ORANG EO ?

High season, ternyata bukan istilah yang digunakan hanya oleh komunitas bisnis tour & travel saja, hampir semua bisnis, memiliki high season, yaitu season dimana order penjualan mencapai rekor tertingginya, karena ada high, pasti juga ada low season, pengertiannya ya sebaliknya.

November – Desember – Januari, hmmm, ini barangkali high season untuk bisnis EO. Kenapa? Coba lihat kalender keagamaan dan ritual tahunan yang sudah jadi tradisi di Indonesia bahkan di dunia sekalipun. Ditambah, ada juga ritual tahunan dari beberapa corporate ( yang ini, saya lihat, hampir memiliki pola yang sama dari beberapa corporate ), misalnya, akhir tahun ditutup dengan kegiatan Employee Gathering, ada juga rapat umum pemegang saham, rapat tahunan evaluasi & rencana program kerja perusahaan, dan lain sebagainya. Ritual tahunan yang sudah jadi tradisi, Christmas, New Year Celebration dll.

Jadi, siapkah EO anda dengan amunisi yang cukup? Setidaknya untuk memikirkan bentuk kreatif dari event yang akan dibuat, dan tentu saja, amunisi yang kedua dan yang penting adalah ”DANA.” Sorry bos, ini bukan Dana Iswara lho  Ini soal permodalan, sudah siap menghadapi High Season ini dengan modal yang cukup ? Apalagi ada beberapa corporate yang menggunakan termin agak ”ajaib” 10% DP – 90% Pelunasan, bahkan ada juga yang enggan kasih down payment, ngatur cashflow-nya agak ribet aja bos...
Kalau belum siap ? Hmmm, agak sulit tuh, apalagi dengan kondisi perekonomian belakangan ini yang makin sulit, banyak investor yang merasa ragu dan skeptis, untuk berinvestasi pada project event. Padahal ini waktunya high season lho ! Kalau anda sudah terlalu lama pada beberapa bulan di tahun 2008 ini merasakan nggak enaknya low season, harusnya anda sudah siap menyambut datangnya high season karena kondisi cashflow anda datar saja pada low season dan investment on project juga kecil, harusnya anda sudah menyiapkan cadangan dana untuk menghadapi huge project on this high season. Atau mungkin karena terlalu egois menyiapkan berbagai perangkat, merapikan management di dalam, menambah beberapa orang, sehingga tidak mempedulikan cashflow alias pengelolaan cashflow yang berantakan, atau mungkin karena ada pembayaran client yang tertunda? Hmm, its too bad! Ini waktunya kita meraih profit sebanyak mungkin di high season, Desember...apalagi tahun baru nih!

Alhamdullilah, di akhir November ini, sudah ada 3 project yang konfirm di Desember dan 2 to be advised ( sedang otw menuju final revised ). Dua lini bisnis yang saat ini saya jalankan, yaitu profesi EO dan small corporate bernama Exist, yang menangani kebutuhan photo, video dan multimedia berarti juga sudah confirm dapat pekerjaan.
Memang sih, kaitannya dengan pendanaan (karena it’s a huge project!) masih dibantu pihak ketiga, tapi ini murni bisnis, saya senang – dia juga senang! Yach...Win – win solution lah.
Jadi, high season ini, alhamdullilah momentum-nya bisa terjaga dengan baik, dan semoga terus begitu ya... oh iya momentum juga EO lho  salam kenal deh buat teman2 di Momentum!

Rabu, November 19, 2008

Tidak ada kata Gagal....

ada banyak cerita kegagalan saya setelah mempresentasikan sebuah konsep event. Tapi kegagalan, menurut TDW, adalah proses belajar, incantion yang selalu saya dengungkan adalah "Tidak ada kata gagal, yang ada hanya sukses atau Belajar!"

Ini salah satunya,
Beberapa kegagalan dalam proses pitching project, bermacam penyebabnya, misalnya adanya penolakan dari client atas ide dasar konsep - konsep tidak sesuai, activity yang merupakan implementasi tema tidak sesuai, kurang eksplorasi pada product knowledge, target market & their profile, pengulangan dari ide yang sudah pernah dijalankan, modifikasi dari event yang pernah ada dan lain sebagainya, bisa juga atas pertimbangan budget.

Ada juga kesalahan yang disebabkan karena client, brief client yang tidak detail, sepotong - potong dan tidak fokus, harapan client bahwa saya sebagai EO adalah konsultan yang dapat membantu secara sukarela tanpa biaya dan lain sebagainya. Saya menemukan kasus yang terakhir ini belum lama, singkatnya ada sebuah organisasi nirlaba yang mengundang saya melalui seorang teman, memberikan brief, minta untuk dibuatkan konsep sampai survey lokasi, but at the end, karena organisasi nirlaba, mereka berharap semua yang dikerjakan, adalah sumbangan sukarela, dan imbalannya, saya dan team diangkat menjadi bagian dari komunitas "The Have yang suka aktivitas charity," It not bad, anyway..." tapi...

Bukankah setiap profesi dan usaha berharap adanya income melalui profit yang dihasilkan dari penjualan produknya? Kecuali, NGO yang sudah menerima pembiayaan dari government. bukankah hal itu wajar? tapi, charity juga bukankah itu adalah hal yang wajar? masalah sebenarnya, ada perbedaan persepsi antara si client tadi dengan saya, bukankah si client tadi tahu, bahwa saya adalah marketer dari produk jasa yang berharap produknya dibeli?

Tapi sudahlah, mari kita berhenti berdebat tentang siapa yang salah! Bukan cari kesalahan, tapi menurut saya, ini adalah proses kegagalan yang dalam mind-set saya sudah berubah menjadi "Belajar" Jadi, belakangan ini saya banyak belajar.

Pelajaran yang lebih seru, terjadi belum lama ini, di PT. HM Sampoerna, head office mereka di Pasific Place menjadi tempat bagi saya untuk bertemu dan mempresentasikan konsep yang kami ajukan. Everything is fine, konsep combining antara xtreme sport, voli dan gimmick yang massive, sangat menarik, singkatnya terpilih 2 EO dari 5 EO yang diundang untuk masuk ke proses berikutnya. Revised budget, revised concept & content sedikit, send it by email. Gimana hasilnya ?
Tunggu aja di postingan saya berikutnya.

btw, dalam waktu dekat, akan segera release buku yang membahas mengenai "how-to"-nya membangun bisnis eo, ditulis oleh saya sendiri, Yudhi Megananda dan dibantu oleh sahabat saya, Johannes Arifin, tunggu aja ya...

Oh iya, saya masih punya utang untuk posting "hasil pitching" tadi ya...ingetin saya lho...

Jumat, November 07, 2008

The Week of Presentation

Tidak kurang 8 presentasi dalam 5 hari kerja di minggu ini, ough! minggu yang melelahkan. Kesemuanya memang belum mengindikasikan project, tapi, inilah bagian dari proses kerja EO. Jadi, jangan membayangkan kerjaan eo sebatas organizing event, tanpa proses panjang sebelumnya.

Bicara soal presentasi, mungkin untuk anda yang berkecimpung dalam dunia EO sudah paham mengenai hal tersebut. Tapi, saya juga ingin share dengan rekan2 non eo yang tertarik mendalami profesi ini. Berikut adalah beberapa jenis presentasi yang sering dilakukan oleh EO ;
Presentasi Perkenalan,
Sesuai namanya, ini adalah saat dimana EO memperkenalkan diri dengan mempresentasikan company profile serta show & event references-nya. Kenapa perlu presentasi perkenalan, bukankah melalui telephone dan mengirimkan compro format cetak untuk kemudian ditinggal ke client juga sudah cukup? hmmm, EO adalah usaha dalam bidang jasa pelayanan, pendekatan secara personal dan direct akan lebih berkesan, dan kesan tersebut akan terbawa ketika perusahaan client berencana untuk mengadakan event, sehingga kemungkinan anda untuk diundang akan jauh lebih besar. Apalagi, kalau anda dapat memaintain relationship dengan client dan menjadikan mereka sebagai teman.
Sesekali ajak lunch bareng, atau hangout bareng sesuai dengan hobbynya. Saya ingat, rekan marketing, Mas Bambang, yang kerap melakukan hal itu, ini success story dia menurut saya, pernah satu kali, ia mendapat client sebuah group leasing otomotif yang cukup besar, awalnya ia hanya kenal di 1 divisi saja, namun karena proses pendekatannya lebih dari hubungan client, ia juga kenal dengan kepala divisi yang lain, kepala cabang dan beberapa karyawan lain pada posisi yang strategis. 2-3 tahun kemudian, banyak diantara kepala divisi, kepala cabang dan karyawan tersebut yang pindah kerja ke tempat lain, ajaib! Mereka menghubungi mas Bambang untuk minta digarap eventnya. Perpindahan orang-orang tersebut ke perusahaan yang memiliki line business sama dengan perusahaan sebelumnya, menjadikan program marketing yang dijalankan tidak jauh berbeda. Bambang sudah sedemikian rupa membangun citra diri kepada orang-orang tersebut, bawa eo identik denan dirinya.
Minggu ini berapa presentasi perkenalan saya? hmmm, hampir tidak ada, karena sedang sibuk untuk presentasi konsep acara, beberapa diantaranya menunjukkan progress positif.
Presentasi Konsep,
Ini saat EO untuk mempresentasikan idenya dalam menggarap event, ide yang dipresentasikan biasanya merupakan implementasi dari brief yang sebelumnya sudah diberikan oleh client. Dalam proses presentasi, inila saat anda untuk meyakinkan client bawa konsep yang anda buat merupakan masterpiece bagi mereka, disamping inline dengan objective yang diharapkan oleh client. Akan lebih berkesan lagi, apabila konsep yang anda ajukan memiliki value added, misalnya, anda adalah pioneer-nya, atau konsep belum pernah diajukan bahkan belum pernah ditampilkan. Syukur – syukur anda juga didukung dengan kemampuan teknis produksi, sehingga saat mereka bertanya teknis misalnya ukuran panggung, ukuran venue, lighting yan cocok untuk keperluan acara ini apa, atau lain sebagainya.
Saya paling menantikan saat ini! Anda tahu, bila mempresentasikan konsep yang saya buat, saya berusaha membuat mereka yakin, nada bicara saya mendadak lantang, mata saya berbinar- binar, kadang tangan saya sambil menunjuk, bakan saya memposisikan diri juga sebagai host di acara tersebut.
Saya berusaha untuk membuat getaran dalam diri client untuk ikut masuk dalam emosi di acara itu, saya berusaha menggambarkan dengan detail, apa yang akan terjadi di panggung saat opening, apakah funfare + voice over saja, atau ada opening act, lalu, bagaimana saat proses launching produk, dari arah mana lighting akan menembakkan caayanya, apakah ada musik yang mewah, dinamis yang menemani prosesi. Kadang, karena terlalu antusias, saya sampai berkeringat di ruangan AC.
Saya ingin menggambarkan kepada anda, bahwa inilah saat dimana anda harus mencurahkan segenap usaha dan kemampuan terbaik anda, untuk menjelaskan, mendeskripsikan, memperlihatkan dan membawa emosi client pada konsep acara yang anda buat.
Biarkan mereka masuk dalam acara anda, menjadi bagian dari audiens yang terperangah menyaksikan acara, baru duduk tapi tanpa terasa acara sudah usai dan pulang dengan setumpuk kesan yang tak terlupakan.

Rabu, Oktober 22, 2008

Dari Mana Datangnya Ide ?

What Your Mind Can Conceive,
You Can Achieve!
Kalimat dari Napoleon yang pernah saya baca dari salah satu buku motivasi buah karya Motivator dan Success Coach no. 1 di Indonesia ini, selalu menjadi landasan pada pola berpikir saya. Begitu dasyhat-nya kekuatan pikiran! Apalagi dalam bisnis menjual ide, pikiran adalah aset utamanya, bukan setumpuk uang atau kantor berfasilitas terkini. Begitu pula dalam Event Organizer, meski secara harfiah berarti mengorganisasikan acara, namun, barang dagangan utamanya, sebenarnya adalah ide, yang tertuang dalam sebuah konsep event hingga akhirnya berhasil dieksekusi dengan baik.
Celakanya, ide tidak lahir begitu saja, meski kadang merupakan pembaharuan dari yang pernah ada, ia perlu dirangsang dengan pemikiran yang simultan, hingga terpendam dan kemudian muncul tiba - tiba. Pemikiran pada satu topik yang terus menerus diulang, mengakibatkan otak bekerja secara otomatis untuk mencari jawabannya. Makin sering dirangsang, maka makin banyak ide yang dapat keluar. Ia juga tidak dapat dipaksakan, meski kini banyak creative concept sebuah event yang dibuat terburu - buru karena deadline yang mepet.

Dulu, saya sering sekali memaksa otak untuk memikirkan konsep event yang akan dibuat dalam waktu singkat, meskipun kadang, ia bekerja tidak maksimal, apa mau dikata, deadline kadang tidak bisa ditunda.

Saat mencari inspirasi, biasanya saya mencari referensi, atau kadang duduk berlama - lama di halte, pinggir jalan, melihat lalu lalang kendaraan. Tapi, setelah membaca buku Manajemen Waktu oleh Alan Laiken, kalau sudah buntu, saya tidur, lho? Iya! ternyata tidur pun otak kita bekerja untuk memikirkan hal yang kita endapkan sebelum tidur. 4 - 5 jam tidur, membuat otak kira secara simultan bekerja untuk mencari jawaban atas masalah yang sedang kita pikirkan.

Saya ingat waktu harus membuat konsep event peluncuran produk kesehatan, brief client (1) Peluncuran produk baru dengan aktivitas Roadshow mall to mall, (2) Memprovokasi target market untuk merubah pola hidup agar lebih sehat, (3) Talent scouting untuk icon produk tersebut.
Secara umum, brief yang diberikan, terlihat cukup mudah, tapi, mencari tema dan impementasinya yang sesuai dengan tujuan diadakannya event, susah! Entahlah, karena memang load kerjaan sedang full kalau itu, atau memang sedang tidak mood. Seharian di kantor hanya memikirkan dan berusaha mencari inspirasi untuk hal tersebut, tak cukup juga, sampai saya membawanya pulang. Di rumah, saya nyalakan laptop, main game, membuat schedule, tidak lama, saya putuskan untuk tidur karena mata sudah tidak bisa lagi diajak kompromi.

Ajaib! Pagi - pagi, usai sholat subuh, mendadak ada yang menggerakkan saya untuk menyalakan laptop, membuka notepad dan menulis basic idea dari konsep tersebut. Semuanya berjalan otomatis! Seolah saya ini mesin yang sedang digerakkan oleh remote control, lancar sekali!
Ini karena efek tidur yang cukup, membuat otak bekerja maksimal, bahkan saat kita sedang istirahat. Plus, ini juga anugerah dari Yang Maha Kuasa!
Kejadian seperti ini bukan sekali dua kali saya alami, meskipun kadang saat diharapkan usai bangun tidur, tidak datang juga.

Inspirasi yang melahirkan ide pun, kadang datang secara tiba - tiba dalam aktivitas lain. Yang paling sering, saat pagi hari di kamar mandi, wah, kalau yang ini, sudah puluhan kali diimplementasikan dalam konsep event dan kebanyakan berhasil dipresentasikan dan diterima dengan baik oleh client.
Yang lain, biasanya datang saat sedang berkendara, iseng - iseng di power point mengetikkan satu kata, shift + F7 untuk mencari sinonim, buka file presentasi yang sudah dibuat, ngobrol dengan anak - anak, diskusi dengan anggota milis, baca koran, tabloid, majalah, buku, atau lihat TV cable, film, bahkan lihat acara gosip atau sinetron! Sebuat program pemetaan pikiran seperti Midnjet, Mindmap, Mind Manager, atau yang lainnya, juga cukup membantu menggali inspirasi.
Tapi, kalau semua ini ternyata nggak berhasil juga, berarti memang kita harus rehat, membiarkan kepala kosong tanpa memikirkan hal yang sedang kita fokuskan, melakukan sesuatu yang menjadi kesenangan kita, atau balik lagi ke kamar, nyalain AC dan tidur! :)

Berpikir adalah proses yang luar biasa indah, meskipun kita tidak dapat melihat langsung, namun proses ini adalah sebuah sistematis yang telah disusun sedemikian rupa oleh Tuhan, menjadikan kita berbeda dengan makhluk lainnya. Sayangnya, tidak semua orang memanfaatkan dengan maksimal pikirannya dengan membiarkan otak bekerja pada rutinitas pemikiran sederhana.

Dan karena pikiran melahirkan ide - ide briliant,
Dan karena ide biasanya kurang ajar,
dengan datang dan pergi tanpa permisi,
saya kini sudah melakukan, dan saya sarankan juga untuk anda, untuk punya buku saku dilengkapi dengan pena kecil untuk mencatat semua ide yang datang, karena anda tidak pernah tahu kapan diperlukan, tapi yang pasti, dengan memiliki buku “Hot Idea” seperti itu, anda punya banyak alternatif ketika harus menciptakan sesuatu. (ymn)

Jumat, Oktober 17, 2008

Pitching Setan!

Bukan karena baru saja kalah pitching, saya posting dengan judul yang tidak sopan, berkesan marah, bahkan memaki. Bukan!

Ini adalah ungkapan yang dipakai untuk mewakili pitching yang kita ikuti, kemudian kita kalah, namun dengan alasan yang tidak jelas, dibuat - buat, bahkan juga karena pitching ini murni sebuah joke yang sengaja diciptakan client sebagai bagian dari formalitas, karena sebenarnya EO jagoannya sudah sejak awal di set sebagai pemenang.

Saya agak shock juga, ketika saya dapati dalam file kerja di external hard-disk, tercatat hampir 60 konsep yang pernah dibuat sepanjang tahun 2007, 30% persennya merupakan proses pitching. Saya review sekilas, beberapa kekalahan, memang diantaranya karena pitching setan, ada EO yang memang dibawa oleh big bos perusahaan client, ada juga yang sebenarnya sudah main mata langsung dengan client, ada pitching kali kedua yang kita ikuti dan kita kalah, lalu eo yang dipilih ternyata ya EO yang menggarap project sebelumnya. Mungkin berprasangka buruk pada client karena kekalahan dalam proses pitching adalah bagian dari bentuk pembelaan diri, wajar sih orang Indonesia, mencari kambing hitam! Tapi, (tuh kan, lagi - lagi saya membela diri) ada beberapa kecurigaan yang memang didasarkan pada indikasi tertentu, misalnya, kala itu saya ikut pitching di sebuah perusahaan otomotif besar, ketika usai proses brief yang diikuti oleh 5 EO sudah selesai, ada satu EO yang tinggal di ruangan tersebut tanpa kita tahu apa yang terjadi disana. Bahkan ada juga yang secara kebetulan usai proses brief, bertemu dengan client di tempat lain, ini terjadi kala itu, pitching untuk event sebuah bank besar, ada 5 EO yang diundang, waktu itu, setelah turun dari lift dan menunggu kendaraan datang, saya ada urusan sedikit di gedung yang sama, kira - kira setengah jam saya masih di tempat itu, ada sebuah coffe corner di perkantoran itu, dan saat saya selesai, eh, si client lagi ngobrol bedua - duaan dengan salah satu EO. Wah, langsung bad feeling nih, efeknya jadi kurang semangat untuk ngerjainnya.

Saya jadi ingat ucapannya bung Kepra dari Saka Infosa, kala itu kita ketemuan untuk terima brief dari salah satu perusahaan asuransi besar, sambil nunggu kita ngobrol ngalur ngidul, ujungnya bicara mengenai pitching, dia bilang, "meskipun kita tahu pitching tertentu adalah fiktif, namun sebagai bentuk penghargaan kita kepada client, kita akan tetap datang dan memberikan konsep, meskipun effortnya jelas berbeda dengan pitching yang fair."
"Dari mana tahunya kalau itu pitching fiktif?" tanya saya.
"Feeling dan pengalaman!"

Effort yang kita berikan untuk pitching baik fair ataupun fiktif, menurut saya dan juga teman - teman pasti setuju, sebenarnya sudah sangat besar dan itu sudah merupakan bagian dari proses kerja kita, artinya, kita sudah bekerja, mengeluarkan segenap pikiran, ide, tenaga dan juga uang tentunya untuk operasional!
Tapi apa bentuk penghargaan atas usaha itu?
Pitching Fee?
Wah, saya nggak terlalu yakin itu bisa diaplikasikan dalam waktu dekat ini. Kalau saja EO punya asosiasi yang solid, satu suara dan berkomitmen untuk bersama mengaplikasikannya di hadapan client, mungkin bisa!
Pertimbangan berikutnya, apakah client mau mengeluarkannya?
Bagaimana kalau client tidak akan mengundang EO yang mengenakan pitching fee?
Nah, karena EO sudah punya asosiasi dan sudah berkomitmen untuk mengenakan pitching fee, pertanyaannya kita kembalikan lagi ke client, siapa yang mau diundang?
Kalau ada pitching fee, client pasti akan selektif memilih EO yang diundang untuk proses pitching, pasalnya, mereka nggak mau dong buang uang percuma untuk EO yang kalah, namun konsep yang diajukan-pun plain, nggak ada sense of suprising-nya sama sekali.

Kita berhenti saja membicarakan pitching fee, karena masih di awang - awang. Tanpa adanya itu-pun saya yakin masih banyak EO yang mau bersusah payah membuat konsep event yang menarik, mendesain stage yang kadang harus outsource, merelakan begadang untuk mengejar deadline, tapi ya tolong di hargai! Bentuk penghargaannya sederhana saja kok,
1. Pitching yang fair (Jika sebenarnya sudah ada EO jagoan, lebih baik konsultasi saja dengan EO tersebut, biar mereka yang mengatur peserta pitching lainnya).
2. Ucapan terimakasih kepada EO yang kalah, baik secara formal ataupun informal. (misalnya seperti yang dilakukan Toyota, dengan mengirimkan fax ucapan terimakasih karena sudah memberikan yang terbaik, semoga di waktu yang akan datang kita dapat bekerja sama. Atau yang dilakukan Isuzu dan FIF, dengan bicara melalui phone, bahkan memberikan masukan ke EO apa kekurangannya)

Bagi EO, kalah dan menang dalam proses pitching itu hal yang biasa, tapi, menjadi tidak biasa dan sangat mengecewakan apabila kalah ternyata pitching yang diadakan hanyalah sebuah lelucon konyol, atau tidak adanya bentuk penghargaan, padahal, sekedar ucapan terima kasih dan berbasa basi semoga di lain waktu bisa kerja sama, bagi saya, itu saja, sebenarnya, sudah lebih dari cukup.

Kamis, Oktober 16, 2008

Karena Oknum juga sih...


Ngomongin soal EO di kota luar Jakarta, nggak ada habisnya. Under estimate pada mereka sebagai vonis dari rekan EO di Jakarta yang mungkin pernah di kecewakan oleh sebagian oknum yang tidak bertanggung jawab rasanya tidak perlu berlarut - larut. Toh masih banyak orang yang dapat dipercaya dan diandalkan, ketimbang kita menyimpan sakit hati karena dikecewakan. Pada postingan milis EO saat diskusi mengenai "EO lokal kurang dipercaya" banyak yang bernada positif, memberikan support pada mereka, juga menyatakan rasa optimis bahwa EO baik kecil atau besar, lokal ataupun di Jakarta, semuanya sama - sama berangkat untuk menjadi besar dan yang penting dipercaya client. Sayangnya, di akhir diskusi, ada rekan EO di Jakarta posting info tentang kekecewaannya pada 1 orang, oknum yang tidak bertanggung jawab, ini dia postingannya : =================================================

Dari: paul wairata
Kepada: event-organizer- ind@yahoogroups. com
Cc: ari_wisnu@yahoo. com; hherryithem@ yahoo.com; jazz_2349@yahoo. com; paul_wairata@ yahoo.com

Terkirim: Selasa, 23 September, 2008 11:55:21

Topik: [event-organizer- ind] Mohon berhati hati terhadap orang ini


Dear guys,
Mohon maaf atas berita yang kurang begitu enak, berita ini dibuat atas dasar kejujuran tanpa bermaksud memojokkan salah satu pihak dan hanya untuk memberikan info yang sebenar-benarnya bagi teman-teman agency yang lain agar tidak terjerumus, Mohon berhati hati terhadap orang yang photonya saya attach,
Nama : Denny
HP : 08153700050 / 081210456530 Pemilik EO ( nggak jelas EO apa, karena tersangka dipakai sebagai personal / Coordinator )
Alamat basecamp : Jl Serayu gg Serayu VI no 20, Labuhbaru Pekanbaru Riau

Kota : Pekanbaru

kronologis : Agency saya mengadakan event gebrak pasar dengan salah satu produk susu cair pada tangga 23-25 juni 2008 event berlokasi di beberapa kota besar termasuk kota Pekanbaru dan event dilaksanakan di pasar Dupa, pasar Arengka & pasar Kodim,serta beberapa Modern trade ( Hypermart dll ) mengunakan jasa dari EO lokal yang dimiliki oleh denny ( denny dipakai secara personal tapi tersangka menyediakan SPG, mengurus perijinan dll ).
perbuatan melawan hukum :
1. Penggelapan uang
- Perijinan ke dinas pasar ( lokasi event ) - Basecamp di kota berikut ( Palembang ) - Transport pengiriman barang dari Pekanbaru ke Palembang
2. penggelapan barang hadiah : - TV Sanyo 21" 1 pcs - HP Nokia 7 pcs - Gimmick tidak terhitung Perbuatan tidak menyenangkan & menyalahi kontrak kerja : 1. Saat event karena tersangka juga mengerjakan event pameran mobil di saat yang bersamaan, karena tidak mempunyai team yang solid mengakibatkan event saya ditinggal tanpa seorang koordinator maupun team leader hanya SPG.
NB : Tersangka mengakui perbuatannya dan berjanji akan ganti rugi, karena sampai hari ini 23 September 2008 tidak ada niat baik, maka kronologis diatas dibuat.
Best regards Paul DF Wairata
=====================================================
Nah, ini kan namanya oknum, sudah sepatutnya orang yang seperti ini, diketahui secara luas oleh rekan2 EO lainnya, agar tidak ada lagi pihak - pihak lain yang menjadi korbannya, karena ibarat daun kelor, dunia ini sempit, apalagi EO, apalagi -lagi- dengan kemudahan akses informasi yang makin terbuka, lebih baik, ditutup saja pintu karier-nya dari dunia EO, ketimbang merusak nama EO di daerah yang bersangkutan. Memang, setiap orang punya khilaf, tapi, apakah khilaf ini bisa dijamin tidak akan terus berkelanjutan. Atau anda berpendapat memberinya peluang? Kasus lainnya juga terjadi belum lama ini, masih di bulan Ramadhan. Seorang teman, rekan EO di Jakarta, menceritakan mengenai pelaksanaan event-nya pada salah satu kota di Sumatera, dimana ia menghandle event dengan menghadapi organisasi massa yang beringas dan diancam dengan parang. Apaan itu? perilaku yang akhirnya merugikan nama EO di kota tersebut. Kenapa itu bisa terjadi, secara pastinya kronologis kejadiannya pun tidak begitu jelas, namun yang saya tangkap, rekan EO di Jakarta menghubungi EO di kota Sumatera tersebut untuk mengirimkan penawaran dari beberapa item produksi, nah, setelah dipastikan bahwa EO di Jakarta ini akan mendapatkan project tersebut, terjadilah tawar menawar, mungkin karena harganya nggak masuk, akhirnya dipilihlah rekanan EO lain pada kota yang berbeda. Merasa tidak terima, EO di kota Sumatera tersebut, meminta ganti rugi biaya operasional karena penawaran yang mereka buat tidak jadi dipakai. Halllo..pernah ikut pitching nggak sih pak, di Jakarta, untuk ikut dalam sebuah pitching EO benar - benar mengeluarkan energi, kreatif dan biaya supaya bisa dipilih dan kalau nggak kepilih, ya kita nggak dibayar pak! Usul untuk buat pitching fee pun saya rasa untuk EO masih belum bisa diaplikasikan, kecuali kalau rekan EO bisa bersatu, bikin asosiasi yang kuat dan satu suara!

Selasa, Oktober 14, 2008

Tidak ada EO Lokal!


Tulisan ini merupakan rangkuman dari postingan saya sebelumnya, tentang kurang dipercayanya EO lokal oleh EO dari Jakarta, atau EO pusat, atau EO yang mendapat project untuk pertama kali kemudian di-sub-kan. Semua tanggapan bernada positif, optimis dan cukup bergairah untuk sekedar menyatakan bahwa EO lokal akhirnya berfungsi sebagai kontraktor / vendor / penanggung jawab produksi / bahkan ada juga yang menyebut EO lokal hanya berperan sebagai supplier saja. Peran EO lokal yang menjadi kepanjangan tangan EO Jakarta, memang banyak yang berfungsi sebagai kontraktor saja. Tidak bisa dipungkiri, hal tersebut memang merupakan akibat dari betapa perkasanya sentralisasi Jakarta sebagai pusat dari semua kegiatan, termasuk strategi promosi dari product yang menjadi client eo, semuanya digarap di Jakarta, daerah hanya menjadi bagian dari tempat dimana strategi tersebut diimplementasikan.

Padahal tidak semua EO lokal hanya menjadi kepanjangan tangan EO Jakarta lho. Percaya nggak, ada EO di Surabaya, yang tahun lalu mencanangkan omset project-nya mencapai 2M selama setahun, dan itu tercapai! Bahkan, rekan EO yang gemar menyantap makanan Jepang ini, menggandakan targetnya di tahun 2008, total 4M, di penghujung tahun ini, tinggal 400juta saja yang harus ia cari untuk menggenapi targetnya.
Tahu nggak apa yang dia lakukan? Sebelum masuk ke periode tahun 2007, tepatnya di akhir 2006, ia menghubungi beberapa marketing/promotion manager area, karena tingkat kedekatan hubungan dengan client dan maintenance yang baik, ngobrol ngalur ngidul dengan client dilakukan yang ujung - ujungnya, minta dikasih kesempatan untuk melihat marketing plan 1 tahun ke depan, jika diberikan, itu dijadikan panduan baginya untuk menjadwalkan event, lalu, bentuk creativenya, dia yang buat. Sederhananya, ia menawarkan konsep promosi produk client, selama 1 tahun penuh. Konsepnya benar - benar baru dan bukan pengulangan dari aktivitas yang sudah pernah dibuat client. Ini dilakukan bukan hanya ke 1 client, tapi ke beberapa client. Sama seperti konsep investasi, jangan pernah meletakkan telor dalam 1 keranjang yang sama :) Setidaknya 30 s/d 50% dari target yang dicanangkan berhasil diraih dari pengajuan konsep 1 tahun ini.

Konsep 1 tahun ini, memang banyak revisinya, terutama, bila client cukup cerdas menganalisasi tingkat keberhasilan event dalam menunjang penjualan produknya. Sisa 50% nya lagi, dia cari dari lemparan job dari EO di Jakarta, yang kebetulan memang sudah menjadi teman lama, selain itu, ia juga nekad berkolaborasi dengan beberapa radio, untuk mencari tahu artist kelas A atau B yang sedang promo dan ditukarlah sejenak peran EO-nya menjadi promotor konser kecil - kecilan.
Jadi, kalau anda masih berpikir bahwa EO lokal hanya kepanjangan tangan dari EO di Jakarta, Hmmm..rasanya salah banget. Nggak semuanya menunggu project dari EO Jakarta.
Saya berani jamin, tidak semua EO di Jakarta bisa mencapai target 2M pada omset project-nya per-tahun, padahal nominal 2M setahun itu menurut saya, termasuk kecil. Sekarang, event gathering berformat gala dinner di ballroom hotel Jakarta saja, rata - rata client harus merogoh kocek berkisar 300 - 500 Juta, artinya, kalau dapat 4 x selama 1 tahun, kan sudah pasti target terpenuhi.
Jadi, jangan under estimate dulu dengan EO lokal, apalagi memberi label sekedar kontraktor bahkan supplier pada mereka.
Saya sendiri, merasa agak risih dengan istilah EO lokal, toh, EO di Jakarta pun masih banyak yang berkutat dengan event di area mereka sendiri, bukankah itu juga lokal namanya ? Gimana kalau kita sebut rekan EO di daerah, sebagai EO di kota mereka, jadi, EO di Bali, EO di Surabaya, ketimbang penggunaan kata "lokal" yang terkesan menurunkan kasta mereka.

Jumat, Oktober 10, 2008

Sharing Experience Artist Management di Pensi

Sehubungan dengan penulisan buku tentang entertainment, khususnya penyelenggaraan event yang baik, dan ini merupakan buku saya yang kedua. Saya mengundang rekan - rekan artist management untuk berbagi pengalaman berurusan dengan panitia pensi atau penyelenggaraan pensi pada umumnya. Buku kedua saya ini akan membahas mengenai Pensi dan pengorganisasiannya agar dapat menjadi panduan bagi para siswa/i SMP dan SMU juga mahasiswa/i untuk menggarap eventnya.
Pengalaman artist management seperti Sudah dikontrak dengan penyelenggara pensi namun pembayaran pelunasannya yang tertunda, atau berhasil manggung namun treatment dari panitia yang kurang baik, mungkin berhasil manggung namun akhirnya rusuh dan lain sebagainya, akan menjadi pengalaman yang baik bagi adik2 panitia pensi.
Untuk berbagi pengalaman, silahkan kirimkan tulisannya ke saya di email ymegananda@yahoo.com, atau bila berkenan untuk bercerita langsung, silahkan telp saya di 021-92162086. Sharing pengalaman dari artist management ini akan sangat membantu memberi masukan bagi panitia pensi. Terima Kasih.

Rabu, September 17, 2008

What A Day...

Today, hari ini, 17 September 2008, jam 22.01 baru aja nyampe di Ruko, bar kelar meeting ma client di ujung dunia sana! ( terlalu hiperbola aja ::) nggak jauh sih sebenarnya, cuma berasa jauh karena mungkin lagi puasa. Cikarang, di East Jakarta Industrial Park (a.k.a EJIP) ketemuan dgn beberapa orang dari EPSON. Salah satunya adalah bos-nya yg orang Jepang, bicaranya nggak jelas, kombinasi antara 3 bahasa, English yang ga faseh2 amat, Indonesia yang sama, Jepang yg faseh banget. Meski begitu briefnya cukup jelas dimengerti, tapi, nggak sesuai dengan bayangan aja... Kita pikir, this is a huge project, tapi...alhamdullilah, bisa dikasih rezeki di penghujung bulan Ramadhan nanti. Kecil besar kan cuma masalah waktu, seperti postingan teman2 di milis EO yang bilang, bahwa EO kecil dan besar juga masalah waktu, dan kesempatan untuk jadi besar akan selalu ada. Yudhi Megananda signing OFF, mo istirahat dulu, ketemu Kayla dan bunda-nya yang hari ini janji mau kasih buku Andrew Hoo, katanya hadiah dari sekretarisnya motivational speaker itu...

Selasa, September 16, 2008

EO Lokal kurang dipercaya?


Beberapa milis EO yang saya ikuti di yahoogroups, belakangan, makin membuat indikasi, bahwa EO lokal sering sekali diperlukan untuk membantu menggarap event client EO Jakarta. Indikasi ini terlihat dari beberapa postingan yang menanyakan mengenai EO lokal untuk kota - kota besar selain Jakarta, seperti Medan, Padang, Palembang, Bandung, Jogja, Semarang, Surabaya, Bali dan Makassar. EO lokal dalam hal ini, biasanya berperan sebagai eksekutor atas konsep yang telah dibuat oleh EO yang mendapat pekerjaan langsung dari client-nya, istilahnya di sub-con, singkatan dari Sub-Kontraktor.

Sayangnya, tidak semua EO lokal cukup dikenal baik oleh EO Jakarta, khususnya menyangkut kapabilitas mereka dalam menjalankan tugasnya nanti, secara singkat, EO Jakarta tidak banyak mengetahui mengenai portfolio dari EO lokal yang menawarkan diri untuk menjadi eksekutor. Sebuah pertaruhan bagi EO yang mendapat pekerjaan langsung dari clientnya, dengan mempercayakan begitu saja. Ini masalah tanggung jawab dan citra EO tersebut di hadapan client. Kemarin saja, saya mendapat telpon dari salah seorang teman, yang bekerja di sebuah EO besar di Jakarta, yang menanyakan kapabilitas dari EO lokal di Palembang. Tampaknya kesan meragukan atau kurang percaya pada EO lokal cukup besar. Ada juga rekan dari management artist yang sempat posting di milis EO, rencananya ia akan mengadakan roadshow di beberapa kota besar Indonesia dan melalui postingan itu, ia mengundang EO yang ingin menjadi patner. Tidak sedikit yang menanggapi dengan langsung menyatakan, " Ok, bos! untuk di Bandung bisa menghubungi ..., Wah, kalau di Surabaya, EO kita jagoannya..., dan lain sebagainya. Tapi setelah dijelaskan mekanisme kerjasamanya, EO tersebut mendadak melempem. Emang gimana mekanisme-nya? Sederhana sebenarnya, Management artist tersebut bermaksud akan mengadakan roadshow, meminta ada EO yang menggarap jalannya acara, sekaligus juga diawali ikut membantu dalam pencarian sponsor. It's a gambling anyway, tapi bukankah dalam setiap gambling selalu ada the winner and the looser! mungkin bukan the looser kali ya, karena kalau di kamus saya, nggak ada kata gagal atau kalah, yang ada hanya sukses atau belajar! It's mean dengan berusaha memenuhi requirement dari management artist tadi, kalaupun sudah dicoba dan gagal, banyak pelajaran yang didapat, jadi kenal banyak orang - orang penting yang mewakili beragam brand product dan potensial untuk dijadikan client, jadi tahu mekanisme sponsorship bagi beberapa brand product tadi. Saya pikir, ini masalah yang cukup mendasar bagi EO, ada yang menganggap bahwa kerjaan mencari sponsor untuk membantu management artist tadi adalah pekerjaan yang sulit dan wasting time, ada juga yang menganggap bahwa hal itu sama saja membantu management artist tadi untuk mendapatkan yang mereka inginkan, ada juga yang memang memiliki prinsip untuk menolak pekerjaan yang riskan, if the profit is not good enough just leave it, ada juga yang pengen kerjaan event hanya menggarap event yang sudah pasti saja ( dalam hal ini memposisikan diri sebagai stage management) dan lain sebagainya. Saya nggak bisa menyalahkan rekan-rekan EO tadi, itu sudah prinsip bisnis mereka! Bahkan ada yang dengan sadis, "Say NO to project with profit lower than 30%" What?!

Menyikapi hal ini, khususnya bagian yang pertama (bagian yg kedua, contoh dgn artist management, akan kita bahas nanti) yaitu membantu EO penerima pekerjaan pertama / sub-con dari EO utama, ada beberapa EO lokal yang sudah cukup aware. Mereka berusaha dengan beragam cara untuk menunjukkan kapabilitas mereka dalam penggarapan event. Caranya pun bermacam - macam, ada yang langsung repply membalas permintaan EO Jakarta dengan memberikan secara tertulis pada email yang dikirim di milis dengan memperinci pekerjaan apa saja yang pernah dikerjakan, bahkan ada juga yang membuat website dengan menampilkan deskripsi & photo dari event yang pernah digarap.
Langkah ini patut ditiru oleh EO lokal yang belum melakukannya, bukan sekedar untuk memberikan kepercayaan kepada EO pemberi pekerjaan, namun juga perlahan, mereka mulai membangun brand image, bahwa untuk penyelenggaraan event di satu kota domisili mereka, EO merekalah yang paling ok. Mungkin ada teman-teman EO lokal yang memiliki cara lain, untuk meyakinkan EO pemberi pekerjaan tadi dengan cara yang berbeda? Bisa di share disini.

Photo yang saya upload dihalaman ini, merupakan bagian dari portfolio saya, yg ini kerja bareng dengan Bung Sugi - EO di Jambi, rekanan dari radio Elria Buana - Alvin cs, saat menggarap Yamaha Jupiter MX - Asean Touring di Lapangan Polda Hitam, kota Jambi.
Sementara untuk bagian dimana EO diajak oleh management artist untuk bersama mempersiapkan event dengan mencari sponsor terlebih dahulu, saya bilang, " No comment " dulu, at least for a while. Energi hari ini sudah cukup tercurah untuk memikirkan revisi konsep dari salah satu client yang cukup besar, international brand yang... udah ah.. comment-nya dinantikan ya !

Rabu, September 10, 2008

Peluang Event Setelah Idul Fitri, Mungkin Belum Terlambat!


Ini peluang bagi para EO juga vendor atau supplier industri tersebut. Kalau di bulan Ramadhan ini minim order, terus anda ikut-ikutan lemes dan tertidur di mesjid setelah Sholat Dzuhur, ya, bulan depannya EO anda bisa bubar :)
Ada peluang yang banyak sekali bisa dikerjakan, direncanakan dan dikonsepkan dengan matang untuk menyusur prospek event setelah lebaran usai nanti. Boleh percaya boleh nggak, EO yang ramadhan tahun ini dapat banyak pekerjaan mengorganize event client-nya, bisa jadi juga sudah ditunggu event lainnya usai pelaksanaan Ramadhan ini. Kenapa begitu? Mereka sudah mempersiapkan sedini mungkin datangnya bulan Ramadhan, mereka juga sudah melakukan penjadwalan momentum tertentu yang bisa digarap sebagai pekerjaan mereka. Bisa jadi juga, mereka sudah melakukan mapping selama satu tahun penuh untuk momentum tertentu itu, disamping terus berkutat dengan rutinitas memprospek dan memfollow-up existing client-nya. Nah, jadinya kalau anda yang berprofesi sebagai EO tidak kreatif dalam melihat moment - moment itu, bisa jadi....
Udah tahu dong jawabannya. Belajar dari kesuksesan EO yang lain, mulailah memetakan momentum tertentu yang bisa dijadikan bentuk kreatif event untuk disodorkan konsepnya ke hadapan client.
Kita mulai saja yuu, apa saja yang mungkin berpeluang untuk digarap EO usai Idul Fitri ini,

1. Udah jadi kebiasaan, beberapa hari usai Lebaran, bahkan pada Hari - 2 Lebaran pun, tempat wisata atau rekreasi konvensional, seperti Kebon Binatang, Pantai, Taman Bermain dan sejenisnya, akan dipadati oleh pengunjung. Masih ingat nggak berita tahun lalu, Kebon Binatang Ragunan macet total mulai dari perempatan mangga besar Pasar Minggu, yang jaraknya kira - kira masih 5 kiloan itu? Artinya apa ? Ini peluang! Produk dengan target market yang sama dengan pengunjung tempat wisata itu, merupakan potensial client yang bisa di prospek. Kuncinya ? Pikir sebaik mungkin bentuk kreatif yang bisa dijual di tempat itu, disesuaikan juga dengan target market yang datang. Contohnya? Aduuh, masa perlu di kasih contoh juga sih? Oke deh, Misalnya, apa ya... Rokok, produk baru yang target marketnya kelas C, Aroma, produk ini mengklaim bahwa ia sama Sempurna-nya dengan produk yang dianggap kompetitornya, Sampoerna katanya, padahal secara harga jauh banget. Kelas C, sudah pasti yang datang ke tempat seperti itu, masih suka dengan hiburan kelas rakyat, seperti dangdut, lenong atau hiburan lainnya, bikin konsep yang isinya hiburan rakyat, tapi, ada sesuatu yang unik, coba dijual ke produk Aroma, atau cari produk dengan target market yang sama dengan produk itu.


2. Nah, ini juga sudah jadi tradisi orang Indonesia, namanya Halal Bi Halal, menurut salah satu ahli agama, Islam sendiri sebenarnya tidak mengenal Halal Bi Halal, Indonesia saja lah yang memiliki tradisi ini. Ini sudah tentu peluang untuk para EO, berapa banyak perusahaan di Jakarta? Swasta atau Instansi Pemerintahan, pasti menggelar acara Halal Bi Halal, baik internal maupun external. Coba hubungi lagi client - client potensial anda, ngobrol santai bareng mereka sambil traktir buka puasa oke juga tuh, at the end, tanya, apakah ada rencana untuk buat Halal bi Halal? Kalau iya, boleh dong, kita ajuin konsep & budgetnya. Umumnya 1 - 2 minggu usai idul fitri saat aktifitas perkantoran jalan lagi, halal bi halal biasanya dimulai juga tuh. belum terlambat.

3. Usai lebaran, pada saat orang - orang yang mudik kembali ke Jakarta, itu juga bisa jadi peluang lho untuk EO. Untuk mereka yang jeli saat seperti ini, di terminal, di pelabuhan, di bandara, akan terjadi keramaian yang luar biasa. Gimana kalau kita cari produk yang target marketnya sama dengan orang - orang tersebut. Terus? Apa yang dibuat? Banyak bos, tergantung dari produk client akan meraih tujuan apa, baru kita yang buat konsep kreatifnya. Misalnya, kebetulan salah satu client kita, produk minuman energi misalnya, mereka ingin memaintain brand awareness yang udah tercipta di kalangan ses level C. Event yang kita proposed, sampling sekaligus selling, sekaligus juga kerjasama dengan PEMDA DKI untuk mendata pendatang yang masuk di DKI. Kombinasi antara program & pesan pemerintah DKI dengan pesan client kita, ngerti nggak? Aplikasinya, mungkin bisa seperti ini, kita buat level ukuran 3 x 3 aja, kasih backdrop produk sponsor, lengkapi dengan sound system sederhana, sama 1 plasma TV, kasih 1 mc, beberapa SPG/SPB. Si MC akan bertugas untuk mengucapkan selamat datang kembali kepada warga ibukota, juga warga non ibukota alias pendatang, nah buat pendatang, kasih pesan ke mereka, bahwa di Jakarta itu kejam, hidup di Jakarta penuh perjuangan, si MC juga mengajak pendatang mengisi data diri dan administrasi yang biasanya dicatatkan oleh petugas PEMDA DKI, sambil mereka mengisi data itu, SPG SPB memberikan sampling minuman energi. Untuk memperkuat promosi, branding di sekitar terminal dengan penempatan umbul-umbul akan lebih manis.

Masih banyak lagi peluang usai lebaran, oh iya, nggak lama setelah lebaran, natal dan tahun baru segera menjelang. Itu juga peluang lho, prospek dan follow up client untuk kedua moment tersebut dari sekarang juga nggak salah kok, siapa tahu memang itu rezeki ramadhan yang terlambat datang :)

Selasa, September 02, 2008

Supaya EO nggak sepi order di bulan Ramadhan

Event Organizer atau biasa disingkat EO adalah sebuah bidang usaha jasa yang secara resmi mendapat penunjukan dari client untuk mempersiapkan, mengorganisasikan dan mengeksekusi jalannya event, sehingga dapat berlangsung dengan baik dan membantu client dalam memenuhi tujuan yang diinginkan dengan membuat acara tersebut.

Seiring dengan datangnya bulan suci Ramadhan, tidak sedikit EO yang untuk sementara menganggur karena sepi order. Karena seperti kita ketahui, kebanyakan client dari EO, mengurangi bahkan meniadakan acara, boleh jadi karena anggaran perusahaan dari client EO dialokasikan untuk kepentingan internal perusahaan, seperti kewajiban membayar Tunjangan Hari Raya, mengirimkan bingkisan ke rekanan / client dan lain sebagainya.

Namun, ada juga EO yang pada bulan Ramadhan justru sedang dalam high-season, nah, untuk EO yang sepi order selama bulan Ramadhan ini, di bawah ini adalah kiat – kiat yang mungkin bisa membantu agar bulan Ramadhan ini disamping diisi dengan kegiatan ibadah juga tetap melakukan aktifitas yang bisa menambah keuntungan usaha EO, kiat ini juga berisikan langkah – langkah yang harus disiapkan oleh EO sebelum datangnya bulan Ramadhan, agar momentum Ramadhan dapat dijadikan sebagai bagian dari project yang akhirnya menambah income perusahaan EO anda,

  1. Kalau Ramadhan tahun ini, EO anda sepi order, its ok!

    1. Tetap semangat! Jangan turunkan intensitas pekerjaan memprospek atau mem-follow – up project on progress.

    2. Setelah Ramadhan usai nanti, akan banyak event yang digelar oleh perusahaan yang menjadi client / prospect client anda selama ini.

    3. Pun, akan banyak momentum yang bisa dimanfaatkan untuk membuat creative event yang akhirnya bisa anda jual ke client.

      1. Contoh, setelah Ramadhan usai, ditutup dengan perayaan Idul Fitri, tidak lama berselang akan datang Hari Natal, hampir seluruh mall dan pusat perbelanjaan membuat program perayaan Natal, atau paling minim membuat dekorasi bernuansa Natal. Anda bisa mulai melakukan pendataan terhadap Mall atau pusat perbelanjaan yang sekiranya bisa di prospek. Mungkin belum terlambat, dan tidak salah juga kalau terlambat, paling jelek, ya anda nggak dapat project dari mall tersebut, tapi lihat sisi positifnya bahwa anda bisa berkenalan dengan mereka, dan siapa tahu, ketika Mall tersebut membutuhkan jasa EO, ataupun tenant dari mall membutuhkan jasa EO, EO anda bisa direkomendasikan.

      2. Contoh lain, masih terkait dengan Natal, banyak Lembaga Pemerintahan, Perusahaan BUMN, Perusahaan Swasta Nasional, Yayasan bahkan Lembaga Pendidikan menyelenggarakan Natal bersama. Ini juga bisa anda garap kan ?

      3. Peluang berikutnya adalah momentum Tahun Baru, ide creative apa yang bisa anda jual ke client ? Mungkin sebuah perayaan tahun baru yang besar – besaran di Selat Sunda, menyewa 1 kapal pesiar besar untuk dijadikan venue perayaan tahun baru? ( bentuk creative yang berbeda, bisa diambil dari beberapa angle, salah satunya adalah Venue yang unik ). Atau, luangkan waktu sebentar, anda jalan – jalan ke Singapore atau Hongkong, kira2 aksi entertainment seperti apa yang bisa dijual untuk menjadi point of interest perayaan tahun baru anda, kalau nggak punya cukup uang ke SIN atau HKG, browsing di internet. Ingat nggak, bulan Agustus kemarin ada 13,000 tembakan kembang api dalam event Gebyar Kemerdekaan Musical Fireworks yang diadakan di Gading Serpong, itu kembang api, dibawa dari Singapore.

      4. Kalau EO anda didukung oleh investor yang duitnya banyak, coba cek daftar kunjungan artist mancanegara di situs pollstar.com, cari yang 2 atau 3 hari sebelum perayaan tahun baru mereka perform di area Asia atau setidaknya Asia Tenggara, jadi lebih murah tuh dapat harganya, eeh, lupa, kan tahun baru ya, pasti 2 x lipat juga 

    4. Riset event Ramadhan agar Ramadhan tahun depan, anda bisa punya project.

      1. Nah, ini juga bagian yang nggak kalah penting dari yang diatas. Untuk mensiasati supaya Ramadhan tahun depan anda nggak kehilangan peluang, coba untuk survey ke beberapa tempat dimana acara Ramadhan diadakan, bisa di mall / pusat perbelanjaan, bisa juga dengan datang ke Bazaar Ramadhan, tahun depan anda pun bisa mengadakan bazaar ramadhan dengan konsep dan program yang bisa jadi lebih bagus dari tahun ini. Atau,

      2. Event buka puasa bersama, anda datang ke beberapa acara berbuka puasa bersama yang diadakan oleh banyak perusahaan. Ada yang besar, ada pula yang kecil, anda bisa lihat di beberapa ballroom hotel, ada perusahaan besar yang mengadakan acara buka puasa bersama. Saya ingat, beberapa tahun lalu, saya dapat pekerjaan untuk mengorganisir event Permatabank Town hall meeting, sebenarnya ini adalah acara internal perusahaan yang diadakan untuk mensosialisasikan Visi dan Misi baru dari Permatabank, tapi karena moment-nya bulan Ramadhan, jadinya, ya sekalian buka puasa bersama.

      3. Pekerjaan dengan nominal besar pada Ramadhan adalah mengorganisir acara mudik bareng atau pembukaan Posko mudik. Anda bisa lihat, tahun ini, perusahaan mana saja yang mengadakan mudik bareng, nah, lakukan pendataan, dan usai Ramadhan hubungi perusahaan – perusahaan yang mengadakan acara mudik bareng, untuk mengenalkan EO anda ke mereka, Kalau nggak, anda lihat bagaimana teknis mekanisme dan flow dari mudik yang di organisir oleh EO yang dipercaya mengurus mudik bareng tadi, anda contek, lalu anda modifikasi yang menurut anda lebih bagus. Tahun depan, beberapa bulan sebelum mudik, buat proposal pengajuan mudik bareng, ke perusahaan yang tahun ini mengadakan acara mudik, atau perusahaan yang sekiranya potensial untuk mengadakan acara mudik bareng.

      4. Tahun demi tahun kreativitas EO terus berkembang, yang saya lihat di tahun ini, ada 2 penyelenggaraan konser ramadhan, dilangsungkan malam hari, biasanya dimulai usai sholat Taraweh. Jadi bukan hal yang tabu juga buat event di bulan Ramadhan, asal konsepnya masih berkenaan dengan bulan suci ini.

Nah, kira – kira, itulah beberapa kiat bagi event organizer menghadapi bulan suci Ramadhan ini, semoga bisa memberi masukan agar ke depannya EO anda akan makin maju lagi, dan insya allah bulan Ramadhan tahun depan, EO nggak lagi sepi order  Ada yang mau nambahin ?



Jumat, Agustus 29, 2008

Concept For Sale itu adalah ...



Inilah concept for sale yang luar biasa menurut saya, meski mereka masih berstatus sebagai pelajar, namun, tingkat intelektual, kreatif, semangat dan kerjasama untuk mewujudkan konsep yang mereka jual dalam sebuah perhelatan besar, patut diacungi jempol. Concept for Sale itu adalah P E N S I.
Segitu dulu ach, lagi mo nyiapin revisi untuk client besar nih :)

Rabu, Agustus 20, 2008

Concept for Sale ?



Concept For Sale ? Ehm, terdengar menarik. Ketika seorang creative, khususnya dalam bidang event, memiliki ide yang dapat diaplikasikan pada beberapa produk yang beredar di pasaran, apakah bisa dijual ?
Mengenai menjual ide atau konsep, pada beberapa bidang usaha khususnya jasa entertainment, hal ini memang biasa dilakukan.

Sebuah konser promotor adalah contoh nyata, emang pemilik brand2 besar kepikiran untuk mengundang Alicia Keys dalam sebuah konser? Mungkin, tapi effort-nya tidak ada karena mereka memang lebih concern untuk penjualan dibandingkan melakukan sebuah hal yang bukan dalam core bisnis mereka. Peluang bisnis ini dimanfaatkan oleh konser promotor dengan membuat sebuah konsep konser artist mancanegara tunggal, ide bukan ? karena mereka memutuskan harus mengundang siapa, tempatnya dimana dan lain - lain.

Artist management-pun sekarang nggak mau ketinggalan, saat upaya promosi yang dilakukan perusahaan rekaman dinilai tidak lagi memadai untuk mendongkrak mereka menjadi bagian dari band papan atas Indonesia, maka concept for sale adalah jawabannya. Artist management memadukan kepiawaian mereka dalam bidang ini dengan membuat suguhan event yang disesuaikan dengan target market dan juga prospectus sponsor. Ini pernah saya lakukan bersama Nungki - BAR ( dulu management-nya Ungu ) dan Pedro ( dulu management The Groove, Cherio dll ). Kami menggandeng Fruitea untuk menggelar roadshow sederhana ke beberapa SMU di pinggiran Jakarta yang kebetulan merencanakan untuk menggelar pensi. Semua biaya untuk group band dan perlengkapannya ditanggung oleh sponsor. Anak - anak SMU cuma menyediakan tempat dan panggung. Well, meskipun nggak sukses secara finansial, sesuai dengan tujuannya, untuk menjadikan band yang dinaungi lebih eksis dan memperkenalkan album barunya, acara ini bisa dibilang sukses.

Ada lagi yang nggak punya modal apa - apa, termasuk materi dan experience malah, nekat menjual konsep ke sponsor, dan ketika di ok-kan, secara teknis nggak menguasai..wah..celaka ya ? Menurut saya, Concept for Sale bagi pembuatnya juga harus ditunjang dengan kemampuan untuk mengeksekusi atau setidaknya mengontrol eksekusi event, karena concept yang baik adalah concept yang mampu direalisasikan mendekati rencana awalnya, begitupula dengan orangnya.
Ada lagi concept for sale yang lebih seru ?! Ntar ya...

Sabtu, Juli 05, 2008

MOod ...

Uhhh, cape! belakangan berurusan dengan client personal apalagi dari India, membuat kerja ekstra. Tapi its ok lah. Baru aja kelar meeting, tiba - tiba seorang teman di sebuah perusahaan eo yg cukup kondang (katanya sih kondang di jakarta :D) telp dan setelah berbasa - basi akhirnya mulailah curhat mengenai orang creative di kantornya, katanya mood-nya lagi jelek dan ada beberapa project ke depan yang berpotensi tidak dapat dikerjakan karena sang creative yang sedang bad mood. Ujung2nya dia minta tolong saya untuk handle beberapa project on-progress, yang menurutnya sudah 50% fixed.
Creative yang dimaksud, saya kenal, sayang banget kalau bad mood yang dialaminya terlalu lama, apalagi untuk orang smart seperti dia. Meskipun terkesan sebagai orang yang "big mouth" overall saya kagum dengan kepintarannya, termasuk pembuatan konsep dan bersilat lidah :D
Mood yang jelek memang kadang bisa jadi gangguan, apalagi buat orang creative eo dan kebetulan lagi eonya punya banyak job dgn deadline yang tight, uuuh...bisa - bisa tuh orang ga pulang-pulang dan ga sempet keramas :D Sebuah variasi bisa jadi obat yang bagus, for a whole day, lupain aja kerjaan, jalan - jalan ke tempat yang kita pengeen banget, terus forget all about your idea on your project, lupain bahwa deadline banyak...cari inspirasi sih mungkin bisa juga...
atau, kalau dulu biasanya aku ninggalin kerjaan, berdiri di pinggir jalan dan memperhatikan lalu lalang kendaraan.
Bad mood wajar kan? tapi kalau kelamaan juga jadi ga wajar bukan ?

Kamis, Mei 15, 2008

Invitation for pitching to EO

Menyambung tulisan saya kemarin mengenai pitching untuk memilih perusahaan event organizer pada event yang diadakan oleh client, banyak juga perdebatan yang terjadi di milis eo yahoogroups. Beberapa komentar bernada miring bagi client yang mengadakan proses pitching namun ternyata hanya formalitas ( yang insya allah tidak ada ). Ada juga yang merasa bahwa dengan proses kreatif yang sudah dilakukan oleh EO tersebut dalam menyiapkan proposal perlu dihargai, setidaknya dalam bentuk pitching fee, saya sendiri juga ikut nimbrung repply email dari salah satu senior EO, bung Kepra dengan EO-nya Saka Infosa. Menurutnya, saat ini Saka Infosa mulai memilih - milih proses pitching mana yang memang harus diikuti dengan serius, atau picthing mana yang diikuti juga demi menghormati client, meskipun sudah ada feeling bahwa picthing ini hanya "becanda." Menurutnya, EO juga bisa sombong. Komentar saya hanya memberikan pertanyaan, bagaimana dengan EO yang kecil ? yang baru dan minim pengalaman ? Apakah bisa sombong juga ?

Lumayan lama tuh perdebatan, sampai - sampai saya nulis ini, disana masih dilangsungkan perdebatan yang lumayan seru. Tapi, ok, sekarang kita fokus saja untuk mengetahui kira - kira perusahaan EO seperti apa yang akan diundang untuk mengikuti picthing? Menurut saya ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan perusahaan yang menjadi client-nya EO untuk memutuskan, akan mengundang siapa dalam proses pitching itu, ini beberapa diantaranya :

a. Perusahaan EO yang diundang adalah yang sudah pernah bekerjasama dengan mereka. Jelas dong, EO yang pernah bekerjasama dengan client, pasti akan diprioritaskan untuk diundang dalam proses pitching. Tapi, EO yang pernah bekerjasama menggarap event dan tentu saja event-nya sukses. Tapi kalau EOnya sendiri nggak menyenangkan dan hasil kerjanya mengecewakan, anda sudah tahu dong jawabannya :)

b. Perusahaan EO yang kedua, yang akan diundang, adalah EO yang pernah mengikuti picthing sebelumnya. Kenapa begitu ? Ada beberapa perusahaan sebagai client EO yang ingin memberikan kesempatan kedua kepada EO ini. Pertimbangannya, mungkin saja pada waktu pitching yang lalu, sebenarnya secara konsep, EO tersebut sudah sangat ok, namun dari sisi kepercayaan client untuk EO tersebut mengeksekusi event-nya masih kurang, bisa jadi karena pengalaman, atau saat ditanya hal - hal yang terkait teknis produksi, EO tersebut tidak memuaskan jawabannya. Siapa tahu saja, sekarang mereka sudah punya pengalaman lebih dan berkaca dari proses pitching tempo lalu.

c. Perusahaan EO yang ketiga, adalah perusahaan yang sama sekali belum bersentuhan dengan client ini dalam sebuah ikatan kerjasama penggarapan event. Namun, karena AE / marketing EO melakukan pendekatan dan proses komunikasi yang intens dengan simpatik, akhirnya diundang juga. Nah, bagian yang ketiga ini, bisa juga perusahaan yang memang sudah cukup terkenal dengan portfolio event yang sangat banyak, dari brand besar, event yang complicated dan lain sebagainya. Atau bisa juga, EO yang direkomendasikan oleh rekan dari client. Contohnya, dalam 1 group perusahaan besar, lets say Indomobil misalnya, mereka punya beragam brand dengan beragam varian. Mulai dari Suzuki -APV, Swift, Karimun, Baleno- tiap brand dipegang oleh 1 brand manager, bisa jadi brand manager APV menggunakan jasa EO A dan merasa puas, lalu ia merekomendasikan kepada brand manager Swift untuk menggunakan jasa EO yang sama

d. Perusahaan EO yang keempat, adalah perusahaan EO yang memiliki hubungan khusus dengan salah satu petinggi di perusahaan client dan direferensikan langsung oleh petinggi tersebut. Well, yang ini sih nggak usah kita bahas ya :)

e. Ada juga beberapa perusahaan sebagai client EO yang secara serius melakukan proses pitching dengan mengundang EO - EO yang sama sekali belum mereka ketahui, atau mungkin juga client tersebut belum pernah mengadakan pitching untuk pemilihan EO. Untuk yang satu ini ada beberapa tipe client yang memang serius mempertimbangkan kualitas dan kepuasan client sebelumnya, maka tidak jarang mereka meminta daftar portfolio event disertai dengan nomor telpon dan kontak person dari client sebelumnya itu. Bahkan, mereka langsung menghubungi client sebelumnya itu dan meminta konfirmasi mengenai tingkat kepuasan client akan jasa EO.

Anda termasuk perusahaan EO yang mana ? Yang manapun, bagian terpenting dari undangan client untuk mengikuti pitching adalah bahwa kita harus menghargai undangan tersebut, tidak usah berpikir negatif bahwa ini adalah pitching "becanda" dan lain sebagainya. Berikan penghargaan setinggi - tingginya kepada client yang mengundang EO anda untuk mengikuti proses pitching itu dengan mengerahkan seluruh konsep kreatif dan usaha terbaiknya. Perkara EO anda menang atau tidak, itu urusan Tuhan. Tiap kali akan mengikuti proses pitching ataupun sedang prospect sebuah pekerjaan, saya selalu mengucapkan dalam hati, "Saya sudah berikan yang terbaik, kalau memang saya menang berarti Tuhan membalas semua kerja keras saya kontan, tapi kalau tidak, saya yakin Tuhan punya rencana lain yang jauh lebih bagus."
Jadi Bismillah, let's go for pitching !

Kamis, Mei 08, 2008

Dibutuhkan EO, tapi pitching, gimana ?


Hai, sudah lumayan lama saya nggak nulis di blog ini, meskipun sudah lumayan banyak ide dan pikiran yang ingin dituangkan didalam blog ini, tentu saja yang terkait dengan bidang spesialisasi saya, event organizer.
Kali ini, saya ingin mengajak rekan-rekan EO dan juga non EO untuk berdiskusi yang agak serius soal perusahaan event organizer.
Belakangan, seiring dengan maraknya rangkaian promosi & komunikasi melalui lini bawah / BTL, salah satunya melalui event, maka peran Event Organizer sangat diperlukan. Namun, karena jumlah perusahaan ataupun profesional pada bidang ini yang terus mengalami peningkatan secara kuantitas, ditambah lagi dengan ekspektasi client untuk merancang sebuah event dengan konsep yang outstanding, maka perusahaan / personal yang mewakili client sangat berhati - hati dalam memilih event organizer untuk merealisasikan keinginan perusahaan. Tidak heran, beberapa perusahaan berskala nasional, multinasional dan international yang ingin merancang dan merealisasikan program promosi dan komunikasi melalui event melakukan proses tender atau biasa disebut pitching. Kenapa hal ini dilakukan oleh client dan bagaimana mekanisme-nya ?

1. Bila perusahaan event organizer yang sudah dikenal oleh client, maka client akan mengundangnya untuk menerima brief, hanya saja akan sangat diutamakan EO yang sudah dikenal terutama EO yang pernah bekerjasama dengan mereka. Undangan untuk menerima brief ini biasanya dikirimkan melalui fax, dimana akan dijelaskan maksud dan tujuan client untuk mengadakan event serta jadwal dan tempat berlangsungnya proses brief. Pada fax yang dikirimkan tersebut, biasanya juga tercantum kolom tanda tangan dari Pihak EO untuk rekonfirmasi kehadiran.

2. Bila perusahaan EO sudah dikenal, maka tidak diperlukan lagi membawa materi presentasi company profile atau perkenalan lainnya yang terkait dengan bidang usaha, namun ingat, name card tetap dibawa. Siapa tahu saja, pada saat brief ada beberapa orang dari divisi lain yang belum kita kenal.

3. Biasanya Client akan mengundang 4 - 5 EO untuk duduk bersama mendengarkan penjkelasan dari pihak client mengenai keinginan, maksud dan tujuannya mengadakan event. Tidak jarang pula ada brief client yang cukup detail, mulai dari referensi program acara yang pernah mereka buat, maksud dan tujuan, pilihan pertama untuk artist yang diinginkan, serta tanggal deadline penyerahan materi dan jadwal untuk mempresentasikan konsep yang telah dibuat oleh EO.

4. Pada saat menerima briefing dari client, biasanya mereka membuka diri untuk menerima dan menjawab semua pertanyaan yang diajukan oleh EO. Jangan sungkan untuk bertaya kepada client, karena ada beberapa perusahaan yang memiliki aturan sangat ketat, dimana usai proses briefing, tidak diperkenankan lagi bagi EO untuk menanyakan sesuatu melalui jaringan personal, karena hal tersebut dapat menimbulkan kecurigaan dari Management perusahaan client, bahwa penanggung jawab proses pitching dapat merekomendasikan salah satu EO dengan imbal balik berupa nominal uanng yang cukup besar.

5. Setelah mengajukan pertanyaan, maka Team EO dapat langsung melakukan briefing dan brainstorming di kalangan internal untuk membahas mengenai keseluruhan konsep acara, termasuk pengisi acara yang sesuai, design 3d stage dan dekor. 6. Mekanisme berikutnya, ya tentu saja, EO harus menuangkan hasil briefing dan brainstorming tersebut dalam sebuah konsep acara yang biasanya dikemas dengan powerpoint. EO juga harus segera menyiapkan estimasi quotation terkait dengan pekerjaan tersebut secara detail. Baik proposal concept event dan juga estimasi quotation harus segera dipresentasikan ke hadapan client, yang mana jadwal untuk presentasi sudah diatur oleh perwakilan client. Selanjutnya anda tinggal membuat konsep acara termasuk dengan quotationnya dan siap mempresentasikannya di hadapan calon client.

Perusahaan EO yang seperti apa yang akan diundang dalam proses pitching ?

Lalu, apakah semua undangan untuk mengikuti pitching harus diikuti ?

Nantikan di tulisan saya berikutnya

Minggu, Maret 02, 2008

Copy Paste dalam membuat konsep, haram ?

Sudah lama saya tidak menulis di blog ini, maklum, akhir bulan Januari 2008 kemarin, saya sedang membangun sebuah bisnis yang masih erat juga kaitannya dengan event organizer. Tulisan kali ini, membahas mengenai kebiasaan "buruk" tapi juga "baik" yang biasanya dilakukan oleh creative eo pada umumnya.

Saya kaget, seorang teman, creative eo, berasal dari sebuah perusahaan event organizer yang cukup ternama, orangnya pandai bicara, presentasinya sangat detail, eksekusi di lapangan juga lumayan, dan ketika brainstorming dengan dia mengenai konsep yang dibuat, terkesan cukup ok. Tapi ternyata, konsep yang dia buat, adalah hasil copy - paste dari pekerjaan concept creative event yang pernah dibuat di perusahaan sebelumnya. Cukup "baik" atas dasar efektifitas dan efisiensi kerja bagi creative tersebut, namun, cukup memalukan ketika presentasi di hadapan client, nama corporate sebelumnya / nama client pada proposal yang di copy-nya ternyata masih ada, nah lho...Siapa yang malu kalau begitu ya ?
Ada juga seorang teman, creative eo juga, yang buat bikin konsep dengan alasan untuk menenangkan dirinya dari kejaran marketing, konyolnya lagi, dulu, setelah terima brief dari marketing, tiba - tiba ia menghampiri saya, mengajak saya brainstorming dan akhirnya, seluruh ide saya dituangkan dalam proposal, sehingga sang creative tadi hanya menjadi typewriter a.k.a juru ketik. :D
Sebenarnya, dalam membuat konsep event, apakah boleh copy paste dari yang pernah kita buat sendiri ? menurut teman - teman gimana ?