Minggu, Desember 09, 2007

Team EO Yang Baik ?

Gimana sih sebenarnya team EO yang baik ? terdiri dari bagian apa saja ? well, menjawab beberapa pertanyaan di email pribadi saya, rasanya, ini relatif mudah, namun tergantung dari keperluan dan juga tingkat load project yang akan digarap atau sedang digarap.
Contoh saja, EO tempat saya bekerja dulu, di bilangan tebet, mereka membagi beberapa person dengan beberapa jabatan dan jobdesk sebagaimana tersebut dibawah ini.
1. Creative, tugas utamanya adalah menterjemahkan brief yang diterima dari client dalam sebuah konsep acara, biasanya sih ada juga yang menyebutkan tugas creative adalah membuat proposal event.
2. Produksi, tugas utamanya adalah menterjemahkan keinginan dan konsep yang sudah dibuat oleh creative dalam sebuah breakdown needs yang lebih detail, dan ia juga yang memastikan apakah ide creative dari konseptor dapat diwujudkan.
3. Talent, tugas utamanya adalah memberikan alternatif dan menghubungi calon - artist dan talent / pengisi acara yang sekiranya sesuai dengan konsep acara yang dibuat oleh konseptor.
4. Marketing, sesuai namanya, tugas utamanya adalah menjual produk EO, mulai dari proses perkenalan, menerima brief dari client, membantu kebutuhan kreatif dalam pembuatan konsep acara dan juga memberikan treatment dan service terbaik kepada client sesuai dengan keperluaan acara.
Itu EO saya yang tahun2004 lalu,
namun belakangan, saya melihat dengan proses kompetisi yang makin ketat di kalangan EO dan tujuan mereka juga positif, diantaranya agar flow kerja dan service yang diberikan kepada client makin baik, maka pembagian fungsi dan tugas tiap personal di EO menjadi melebar.
Melebar seperti apa ?
nantikan tulisan saya berikutnya ya,
maklum saja, manusia butuh istirahat dan kebetulan ini hari minggu,
waktunya saya untuk istirahat sebentar saja... :)
saya teruskan di berikutnya.

Senin, Oktober 29, 2007

Terima kasih u/ Dukungannya di program Marina


Terima kasih saya ucapkan kepada rekan2, khususnya dari media online, media cetak dan elektronik, serta rekan EO yang telah membantu mempublikasikan rangkaian acara Marina Smart Girl Camp.

Sekilas mengenai program ini, adalah sebuah kompetisi penulisan tentang 4 orang sahabat yang memiliki kegiatan positif. Mereka diminta untuk menceritakan kegiatan positifnya serta manfaatnya untuk diri mereka sendiri dan juga lingkungan sekitar.

Tak disangka dengan proses promosi yang sebenarnya minim ( poster, flyering, flyering melalui database program tahun lalu, serta print-ad di beberapa media cetak remaja) akhirnya pengiriman tulisan untuk program ini ditutup pada tanggal 22 Oktober yang lalu, serta menghasilkan lebih dari 500 pendaftar, artinya ? karena 1 pendaftar terdiri dari 4 sahabat yang real, maka, total pendaftar mencapai 2000 orang.
Selanjutnya, sebagai hadiah utama pada program ini, maka Marina memilih 15 tulisan terbaik dan penulis utama bersama sahabatnya akan diajak untuk ikut dalam program Camp selama 3 hari. Dimana dalam camp itu, mereka akan mendapatkan banyak pengalaman seru yang sifatnya edukatif, guna mempertajam pengetahuan mereka disamping tentu saja memperkuat persahabatan diantaranya, agar mereka dapat menghasilkan "sesuatu" untuk mereka sendiri dan lingkungannya.

Rencananya, program ini akan berlangsung dari tanggal 23 - 25 November 2007, mengambil tempat di Cansebu, sebuah area khusus outbound di daerah Ciawi, Puncak. Sebelum rangkaian program puncak ini, bersama tim Marina akan memilih 15 pendaftar yang berhak atas hadiah utama ini. Selanjutnya, akan dilakukan proses promosi dengan mendatangi 15 sekolah finalis dimana disana kita akan datang untuk menginformasikan pemenang per sekolah dan juga aktivitas promosi seperti sampling dan selling, dicombine dengan gimmick.

Nantikan cerita selanjutnya...
salam,
Yudhi Megananda
Profesional Event Organizer

Jumat, Oktober 26, 2007

Fisik ok, pikiran dan emosi ikutan.


Wow, sudah cukup lama saya nggak nulis di blog ini. Load kerjaan lagi edan. Meskipun belum dibarengi dengan hasil yang edan juga :) tapi bukankan kerjaan yang edan bagian dari proses belajar, gimana kita menghandle pikiran dan emosi, khususnya sih emosi. Maklum saja, kadang pikiran sudah begitu ok dalam membayangkan creative concept, tapi emosi yang tidak terjaga, akhirnya membuat creative concept yang sudah dikerjakan akhirnya berantakan karena nggak bisa mempresentasikan dengan baik di depan client.

Keduanya sebenarnya terkait erat dengan masalah kondisi fisik. Istirahat yang kurang, mengakibatkan fisik gak prima, ujung - ujungnya, pola pikir dan emosi kita pun kadang jadi nggak terkontrol. Pengalaman nih, dulu pernah buat creative concept untuk sebuah perusahaan TV langganan, briefnya sebenarnya sudah detail dan secara concept apa yang kita akan kita buat sebenarnya sudah bisa dibayangkan, tinggal nambah treatment, gimmick dan yang paling banyak bicara mengenai teknis dan mekanisme saat pelaksanaan. Sayangnya, karena terlalu lama searching untuk treatment & gimmick, akhirnya sampai begadang buat concept dan menghasilkan penggambaran yang detail, tapi membosankan. Total ada 40 halaman yang menceritakan mengenai rangkaian acara, miskin visualisasi, kaya akan cerita, ternyata, pola cerita dengan menggunakan struktur yang rapi dari awal proses persiapan, promo & activity pre-event sampai flow para peserta program, itu belum cukup juga.

Salahnya sebenarnya sederhana, client boring juga harus baca materi presentasi dalam bentuk kalimat per kalimat sampai 40 halaman. Padahal, waktu begadang ngerjain ini, konsentrasi benar - benar terfokus. Gimana kalau jadi 10 halaman aja ? Setelah pembahasan mengenai latar belakang diadakannya acara, maksud dan tujuan, target market dan lain sebagainya, cuma perlu 1 halaman untuk menjelaskan masalah treatment, gimmick dan mekanisme serta flow program. Proposal creative concept itu cuma perlu 10 halaman yang nggak detail pada bagian pembahasan mekanisme dan flow program. Selebihnya tinggal kita presentasikan dengan bahasa oral, yang ujungnya akan membuat client yakin bahwa kita adalah event organizer yang benar - benar menguasai teknis di lapangan.

Jadi ada gunanya nggak kita begadang ngerjain itu sampai 40 halaman ? Ternyata nggak. Karena saat presentasi kondisi fisik yang menurun mengakibatkan kerja otak jadi lemot juga, sehingga concept creative itu kalah dalam proses tender.

Intinya, kondisi fisik harus prima dalam mengerjakan creative concept sebuah event, sehingga pikiran dan emosi juga akan mengikuti bekerja dengan baik. Ditambah, pengerjaan sebuah proposal event harus baik dalam proses cerita yang terstruktur tapi harus singkat juga, ditambah dengan penguasaan teknis di lapangan.

Sabtu, September 08, 2007

EO = Proses 2k

2K, kata ini pertama kali saya dengar dari Alex Assegaf, seorang teman yang juga supplier perangkat komunikasi HT. Kala itu, ia ngomel - ngomel karena saya yang order HT untuk sebuah acara di pertengahan Maret 2007, tak kunjung menhubungi dia untuk rekonfirm termasuk memberikan kejelasan data mengenai detail HT akan dikirimkan kemana.
Setelah saya resapi lebih lanjut, ternyata 2K adalah sebuah proses yang mendasari pekerjaan EO, juga pekerjaan lainnya. Yang kadang, terlalu disepelekan oleh banyak orang, namun permasalahan sering terjadi karena kurangnya proses 2K.

Apalagi sebuah event yang memiliki banyak konektifitas dengan beragam orang berbeda karakter, mulai dari client, vendor venue, supplier equipment dan pihak - pihak outsourcing yang kita hire. Tentu saja proses 2K yang baik akan menjadikan rangkaian acara berjalan dengan baik. Tapi, tetap saja proses 2K yang baik pun apabila tidak dikoordinir oleh komandan yang mumpuni, maka belum tentu juga rangkaian acara dapat berjalan dengan baik.

Apa itu 2K ?

Sabtu, Agustus 25, 2007

Definisi EO ?


Hai, apa kabarnya?!
Semoga anda baik dan merasa bahwa setiap hari anda selalu beruntung karena banyak sekali nikmat yang diberikan olehNya.
Kembali, sebagai profesional event organizer, maka saya, coba membantu untuk menjelaskan mengenai profesi tersebut. Sebelum bicara lebih jauh lagi, anda harus tahu dulu, definisi umum dari event organizer, karena banyak orang yang mengklaim usahanya event organizer, tapi ketika ditanya apa pengertian event organizer, mereka hanya menjelaskan bahwa mereka adalah pengatur acara, memang benar, tapi dalam dunia bisnis, promosi dan penjualan di era modern, pengertian EO secara definisi lebih dari sekedar pengatur acara.
Tuntutan produk yang beredar di pasaran, agar produk mereka dapat terjual dalam jumlah yang massive dengan batasan periode waktu tertentu, membuat mereka harus melakukannya dengan konsep - konsep yang unik dan menarik. Contoh sederhananya, mungkin bisa kita lihat dari beberapa produk, yang paling kelihatan produk rokok, karena regulasi pemerintah yang membatasi mereka untuk tidak berpromosi dengan cara terbuka, area dan waktu yang terbatas. Produk seperti Star Mild, mengemas dalam sebuah acara yang identik dengan target market mereka yaitu anak muda, dalam hal ini sering kita lihat mereka mengemas acara promosi dalam bentuk konser musik yang diberi tema - tema tertentu. Atau produk lainnya yang juga melakukan hal yang sama, namun kebanyakan maksud dan tujuan mereka dalam membuat acara adalah bagian dari promosi, peningkatan brand image & awareness yang akhirnya meningkatkan penjualan.

Tema - tema tersebut ada beberapa yang digarap langsung oleh bagian marketing & promosi mereka, tapi tidak sedikit yang merupakan pengajuan dari event organizer. Artinya ? Jika EO hanya merupakan pengatur acara, kenapa mereka sudah memulai jauh sebelum acara itu dilaksanakan dengan membuat konsep tadi ?

Jadi, menurut saya, pengertian EO tidaklah hanya sebagai pengatur acara, tapi lebih dari itu....
Dalam hal ini, saya coba membuat definisi EO yang mungkin dapat mewakili profesi ini,
Pengertian EO adalah :
Usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.

Sabtu, Agustus 18, 2007

Salam pembuka !


Salam pembuka sekaligus salam kenal, saya yudhi megananda, profesional event organizer.
Banyak yang sudah tahu tentang profesi ini tentunya, sekarang profesi ini menjamur tidak hanya di kota - kota besar saja, namun mulai merambah di kota kecil, seiring dengan tuntutan perusahaan produsen produk yang mengedarkan produknya di pasar untuk terus mempromosikan produk mereka.
Untuk belajar menjadi profesional EO, memang tidak ada jalur pendidikan resminya, namun belakangan sudah mulai banyak short course dan workshop yang membahas profesi ini, dan satu bagian yang penting untuk dapat belajar menjadi profesional EO adalah learning by doing... photo di sebelah, adalah photo saat konser Modjo tahun 2002 - yang populer dengan lagu "lady" saat itu saya menjadi bagian korespondensi + seksi sibuk, tapi seiring dengan pengalaman ikut berbagai macam event termasuk bergabung dengan beberapa perusahaan EO, akhirnya saya dapat belajar berbagai hal..

Insya allah melalui blog ini, saya akan membagi pengalaman kepada mereka yang tertarik pada bidang ini..saya siapkan segera materinya untuk segera diposting dalam waktu dekat.

Teman - teman yang juga berprofesi sebagai profesional EO tentu saja dapat memperkaya dengan kritik dan saran akan sharing saya mengenai profesi ini..
semoga kita dapat saling belajar menjadi yang terbaik..